Beheer Relaties

Al de informatie over klanten en leveranciers worden in Octopus 'relaties' genoemd.
Een relatie kan immers zowel klant als leverancier zijn. Op die manier voorkom je het dubbel inbrengen en beheren van contactinformatie.

In Octopus kan je klant- of leveranciersinformatie ook importeren op basis van een extern bestand. Meer informatie daarover kan u hier vinden.

Een overzicht van de relaties wordt opgeroepen via het menu 'Beheer, Relaties'.

1. Nieuwe relatie toevoegen
2. Bestaande relatie aanpassen
3. Aangebrachte wijzigingen opslaan
4. Relatie verwijderen. Dit is enkel mogelijk indien voor deze relatie geen boekhoudkundige stukken werden ingebracht.
5. Overzichtslijst (of detail indien getoond) afdrukken
6. Relaties importeren (zie hier voor meer informatie)
7. Relaties exporteren naar PDF, Excel of CSV formaat
8, 9. Actieve / Niet actieve relaties filteren. Zie ook hier
10. Zoeken. Zie ook hier
11. Controle klanten geregistreerd op Peppol. Zie hier voor meer info.

Inbrengen van nieuwe relaties kan ook via de werkbalkknop 'Nieuw' .

In onderstaand worden via de knop 'Bewerken' (of met sneltoets CTRL E) de details van de reeds ingebrachte relatie 'Inaras' getoond'.
Inaras is leverancier van uw toepassing 'Octopus Boekhoudsoftware'.

1. Algemene velden
2. Extra contactvelden
3. Boekhoudkundige gegevens
4. Overige detail gegegevens
5. Koppeling Companyweb klanten
6. Directe opvraging lijsten "Historieken en Openstaande verrichtingen'

7. Instellingen voor automatisch boeken van aankopen van deze leverancier. Enkel opties aangevinkt bij 'Beheer, Dossiers' worden hier weergegeven. Zie ook hier

Naast de naam staat het door Octopus toegekende nummer van deze relatie.
Dit nummer heeft men niet nodig aangezien men bij selecties voldoende heeft aan een aantal tekens van naam, adres of BTW nummer om een relatie terug te vinden.

Indien men het vinkje 'Actief' verwijdert dan zal deze relatie niet meer getoond worden in de keuzelijsten van de boekingsschermen. Deze relatie kan dan niet meer gebruikt worden voor boekingen (of facturen).

Weergeven Actieve / Niet Actieve relaties

Wijzigen van de naam en het BTW nummer van een relatie

Indien je van een bestaande relatie zowel de naam als het BTW nummer wil wijzigen zal er een melding verschijnen waarop men die wijziging dient te bevestigen.

Detailinformatie relaties - Fiche (boekhoudkundige informatie)

Op het tabblad 'Fiche' van de relaties bevinden zich een aantal boekhoudkundig belangrijke gegevens.
Een aantal ervan zijn noodzakelijk in te geven (btw-plichtigheid, …).
Het nauwkeurig invullen van de velden zal het latere boeken van aan- en verkoopfacturen sterk vereenvoudigen.

Zo kan aan een relatie (Klant en/of Leverancier) automatisch een rekeningnummer uit het rekeningstelsel gekoppeld worden dat op zijn beurt weer gekoppeld is aan de correcte btw-code.Bij de boeking van een factuur zullen deze gegevens automatisch worden overgenomen bij het selecteren van de relatie.
De voorgestelde gegevens kunnen bij de boeking wel worden aangepast.

•In het voorbeeld is "Inaras NV" de vaste leverancier voor het gebruik van Octopus. Daarom is hier al de automatische koppeling als leverancier met rekening 611900 (Huurlasten software) ingegeven.

De betekenis van elk veld op het tabblad ‘Fiche’ is hieronder nauwkeurig omschreven.

Bij het inbrengen van een nieuwe relatie met de naam of het btw-nummer van een reeds bestaande relatie krijgt je hiervan melding. De nieuwe relatie kan toch worden ingebracht. Dit wordt ook aangegeven met een rode gevarendriehoek naast het BTW-nummer.

Controle van een Europees btw-nummer kan je uitvoeren via het aanklikken van het vinkje naast het btw-nummer (via VIES databank).
Belgische btw-nummers kunnen ook opgezocht worden via Intervat. Bekijk hier de werkwijze.

BTW plichtigheid	Kies met de zoeklijst de betreffende btw-plichtigheid.
BTW nummer / Ondernemingsnummer	Geef het btw-nummer in. Belgische btw-nummers worden gecontroleerd op juistheid. Bij het ingeven van een btw-nummer kan men met de knop ‘Verifieer het btw-nummer’ (rechts van het veld) de geldigheid van het btw-nummer nagaan via de VIES databank (Systeem voor de uitwisseling van btw-informatie). De controle werkt ook voor Europese btw-nummers. Bij Belgische bedrijven kunnen de getoonde gegevens (naam, adres) direct worden overgenomen. •Let op: Vermits deze informatie aangeboden wordt door een externe partij wijst Octopus iedere verantwoordelijk af betreffende de beschikbaarheid of geldigheid van de aangeboden gegevens. •Indien in het veld 'BTW-plichtigheid' gekozen is voor 'Particulier België' dan zal in plaats van het btw-nummer het veld 'Nationaal nummer' worden weergegeven'
Bankrekeningnummer	Het bankrekeningnummer voor de relatie. Voor Belgisch banknummers is er controle op juistheid. Verplicht in te vullen indien voor deze relatie betalingen met de Banking-module worden uitgevoerd. Met de knop ‘Converteer naar IBAN rekening NR’ rechts van het veld kan je voor dit rekeningnummer automatisch de BIC code en het Iban rekeningnummer laten invullen (enkel voor Belgische rekeningnummers).
BIC code	BIC code voor deze relatie. Indien je de optionele bank module gebruikt is het raadzaam deze informatie in te geven.
Iban Rekening Nr	Iban rekening nummerr voor deze relatie. Indien je de optionele bank module gebruikt is het raadzaam deze informatie in te geven.
Munt	Maak met de zoeklijst uw keuze uit de voorziene muntcodes. Standaard staat EUR reeds ingegeven. Deze muntcode zal als standaard gebruikt worden bij boekingen voor deze relatie. Voor beheer muntcodes zie hier.
Automatisch boeking als klant	Geef hier het rekeningnummer uit het rekeningstelsel op dat voor deze klant (meestal) van toepassing is. Bij boekingen voor deze klant zal dit rekeningnummer standaard voorgesteld worden. Voor beheer rekeningnummers zie hier.
Automatische boeking als leverancier	Geef hier het rekeningnummer uit het rekeningstelsel dat voor deze leverancier (meestal) van toepassing is. Bij boekingen voor deze leverancier zal dit rekeningnummer standaard voorgesteld worden.
Keuze Klant / Leverancier	Kruis aan of het een klant en/of leverancier betreft. Bij aanmaken van een nieuwe relatie is geen keuze aangeduid.
Toekennen korting contant	Kruis aan of voor deze klant bij het aanmaken van een factuur de korting contant dient aangegeven te worden (zie handleiding facturatie module).
Standaard betaalwijze	Selecteer eventueel een standaard betaalwijze bij het ingeven van boekingen.
Automatisch boeken van documenten	Geef aan of voor deze relatie (leverancier) documenten aangeboden via de portaal website, het Peppol netwerk, OCR verwerking of mail automatisch mogen geboekt worden. Enkel instellingen aangegeven op dossier niveau (zie Beheer, Dossiers) zullen hier worden weergegeven.
Extern Relatie Nr (ander pakket)	Enkel van toepassing als Octopus gebruikt wordt in combinatie met een extern pakket (vb. voor aanmaak facturen). Hier dient het uniek nr. voor deze klant/leverancier uit het ander pakket ingegeven te worden.
Mijn klantennummer bij deze leverancier	Vrij in te geven veld.
Vervaldag factuur	Enkel in te geven indien je de optionele facturatie module gebruikt. Geef hier het aantal dagen voor berekening vervaldatum.
Dagen	Enkel in te geven indien je de optionele facturatie module gebruikt. Kies hier of de berekening vervaldatum moet gebeuren na de factuurdatum of na het einde van de maand.
Taal factuur	Enkel van toepassing indien de operationele facturatie module gebruikt wordt. Bepaal hier in welke taal de factuur/leveringsbon/rappel voor deze klant dient opgemaakt te worden.
Verzendingswijze documenten	Enkel van toepassing indien de operationele facturatie module gebruikt wordt. Dit is de standaard manier om naar deze relatie documenten (facturen, rappels) te verzenden. Dit kan behalve via mail ook naar het Peppol netwerk.
Beroep	Eventueel in te geven indien voor deze relatie, waarbij BTW-plichtigheid ingesteld is als 'Particulier België', een ereloonfiche dient opgemaakt te worden. Zie ook 'Toelichting ereloonfiches 281.50'

Detailinformatie relaties - Adres

Hier vul je de adresgegevens van de relatie in.

Detailinformatie relatie - Levering

Indien je gebruik maakt van de optionele facturatie module kan je hier een te gebruiken leveringsadres ingeven.
Maak je gebruik van het Peppol netwerk voor het aanleveren van documenten naar je klanten en het leveringsadres daarvan verschillend is van het facturatie adres dan kan je het afwijkende adres hier invullen.

Lees hier meer over de integratie van Peppol in Octopus en het gebruik van Octopus als Accespoint voor het verzenden van documenten naar klanten of het ontvangen van documenten van leveranciers.

Detailinformatie relaties - Memo veld

Op het 'Memo' gedeelte van de details van een relatie kan men extra vrije tekst ingeven.

Detailinformatie relaties - Zoekvelden

Op de kaart ‘Zoekvelden’ heb je nog een aantal vrij te gebruiken velden ter beschikking.
Deze worden ook getoond in het overzicht van de relaties. Er kan bijgevolg op worden gesorteerd en gezocht.
De inhoud van deze velden kan desgewenst worden weergegeven op facturen en dergelijke (zie handleiding facturatie module).

Detailinformatie relaties - Gebruikersvelden

Indien je via het menu 'Beheer, Velden' eigen gebruikersvelden voor relaties hebt aangemaakt dan zal er een extra tabblad beschikbaar zijn met deze gebruikersvelden.
Het aanmaken en de toepassing van gebruikersvelden staat uitvoerig beschreven in de handleiding van de facturatie module.

Detailinformatie relaties - Sepa Mandaat

Enkel van toepassing (en zichtbaar) bij gebruik van de optionele Bank module.
Indien voor deze klant betaling via domiciliëring dient verwerkt te worden dan moeten deze velden ingevuld worden.

Relaties - Koppeling Companyweb.be

Indien je ook klant bent bij Companyweb kan je vanuit het relatiebeheer in Octopus automatisch bedrijfsinformatie van je relaties opvragen uit Companyweb.