Octopus Accountancy - Handleiding

Beheer Relaties

Beheer Relaties

Previous topic Next topic  

Beheer Relaties

Previous topic Next topic  

Al de informatie over klanten en leveranciers bevinden zich in Octopus  in 'Beheer, Relaties genoemd'.  
Een relatie kan immers zowel klant als leverancier zijn. Op die manier vermijden we het dubbel inbrengen en beheren van contactinformatie.

In Octopus kan klant- of leveranciersinformatie ook geïmporteerd worden op basis van een extern bestand.
Meer informatie daarover kan u hier vinden.

 

Een overzicht van de relaties wordt opgeroepen via het menu 'Beheer, Relaties'

BehRel01

1. Nieuwe relatie toevoegen

2. Bestaande relatie aanpassen

3. Aangebrachte wijzigingen opslaan

4. Relatie verwijderen. Dit is enkel mogelijk indien voor deze relatie geen boekhoudkundige stukken werden ingebracht.

5. Overzichtslijst (of detail indien getoond) afdrukken

6. Relaties importeren (zie hier)

7. Relaties exporteren naar PDF, Excel of CSV formaat

8, 9. Actieve / Niet actieve relaties filteren. Zie ook hier

10. Zoeken. Zie ook hier.

11. Controle klanten geregistreerd op Peppol. Zie hier voor meer info.

 

Inbrengen van nieuwe relaties kan ook via de werkbalkknop  'Nieuw' KnopNieuweRek

 

In onderstaand voorbeeld hebben we via de knop 'Bewerken'  (of met sneltoets CTRL E) de details van de reeds ingebrachte relatie 'Inaras' geopend'

Inaras is leverancier van uw  toepassing 'Octopus Boekhoudsoftware'.

BehRel02

1. Algemene velden

2. Extra contactvelden

3. Boekhoudkundige gegevens

4. Overige detail gegegevens

5. Koppeling Companyweb klanten

6. Directe opvraging lijsten  "Historieken en Openstaande verrichtingen'

7. Instellingen voor automatisch boeken van aankopen van deze leverancier. Enkel opties aangevinkt bij 'Beheer, Dossiers' worden hier weergegeven. Zie ook hier

 

Naast de naam staat het door Octopus toegekende nummer van deze relatie.
Dit nummer heeft men nooit nodig aangezien men bij selecties voldoende heeft aan een aantal tekens van naam, adres of BTW nummer om een relatie terug te vinden.

Indien men het vinkje 'Actief' verwijdert dan zal deze relatie niet meer getoond worden in de keuzelijsten van de boekingsschermen. Deze relatie kan dan niet meer gebruikt worden voor boekingen (of facturen).

Klik hier voor details over het weergeven van Actieve / Niet Actieve relatiesWeergeven Actieve /  Niet Actieve relaties

Wijzigen van de naam en het BTW nummer van een relatie

Indien men van een bestaande relatie zowel de naam als het BTW nummer wil wijzigen zal er een melding verschijnen waarop men die wijziging dient te bevestigen.
 

Klik hier voor details van de algemene veldenDetailinformatie Algemene velden

Detailinformatie relaties - Fiche (boekhoudkundige informatie)

 

Op het tabblad  'Fiche' van de relaties bevinden zich een aantal boekhoudkundig belangrijke gegevens.

Een aantal ervan zijn noodzakelijk in te geven (btw-plichtigheid, …)

Het nauwkeurig invullen van de velden zal ons het latere boeken van aan- en verkoop facturen sterk vereenvoudigen.

Zo kan aan een relatie (Klant en/of Leverancier) automatisch een rekeningnummer uit het rekeningstelsel gekoppeld worden dat op zijn beurt weer gekoppeld is aan de correcte btw-code.
Bij de boeking van een factuur zullen deze gegevens automatisch worden overgenomen bij het selecteren van de relatie.
De voorgestelde gegevens kunnen bij de boeking wel worden aangepast.

In het voorbeeld is "Inaras NV" de vaste leverancier voor het gebruik van Octopus. Daarom hebben we hier al de automatische koppeling als leverancier met rekening 611900 (Huurlasten software) ingegeven.

De betekenis van elk veld op het tabblad ‘Fiche’ is hieronder nauwkeurig omschreven.

Bij het inbrengen van een nieuwe relatie met de naam of het btw-nummer van een reeds bestaande relatie krijgt men hiervan melding. De nieuwe relatie kan toch worden ingebracht. Dit wordt ook aangegeven met een rode gevarendriehoek naast het BTW-nummer.
behrel11

Controle van een Europees btw-nummer kan men doen via het aanklikken van het vinkje naast het btw-nummer (via VIES databank)
Belgische btw-nummers kunnen ook opgezocht worden via Intervat. Bekijk hier de werkwijze.
 

Klik hier voor details van de specifieke veldenDetailinformatie velden 'Fiche - Boekhoudkundige velden'

 

Detailinformatie relaties - Adres

Hier vult u de adresgegevens van de relatie in.

Klik hier voor details van de specifieke veldenDetailinformatie Adres velden

Detailinformatie relatie - Levering

Indien u gebruik maakt van de optionele facturatie module kan u hier een te gebruiken leveringsadres ingeven.

Maakt u gebruik van het Peppol netwerk voor het aanleveren van documenten naar uw klanten en het leveringsadres daarvan verschillend is van het facturatie adres dan kan u het afwijkende adres hier invullen.

Lees hier meer over de integratie van Peppol in Octopus en het gebruik van Octopus als Accespoint voor het verzenden van documenten naar klanten of het ontvangen van documenten van leveranciers.

Detailinformatie relaties - Memo veld

Op het 'Memo' gedeelte van de details van een relatie kan men extra vrije tekst ingeven.

Detailinformatie relaties - Zoekvelden

Op de kaart ‘Zoekvelden’ heeft men nog een aantal vrij te gebruiken velden ter beschikking.

Deze worden ook getoond in het overzicht van de relaties. Er kan bijgevolg op worden gesorteerd en gezocht.

De inhoud van deze velden kan desgewenst worden weergegeven op facturen en dergelijke (zie handleiding facturatie module).

Detailinformatie relaties - Gebruikersvelden

Indien men via het menu 'Beheer, Velden' eigen gebruikersvelden voor relaties heeft aangemaakt dan zal er een extra tabblad beschikbaar zijn met deze gebruikersvelden.

Het aanmaken en de toepassing van gebruikersvelden staat uitvoerig beschreven in de handleiding facturatie module.

 

Detailinformatie relaties - Sepa Mandaat

Enkel van toepassing (en zichtbaar) bij gebruik van de optionele Bank module.

Indien voor deze klant betaling via domiciliëring dient verwerkt te worden dan moeten deze velden ingevuld worden.

Klik hier voor details van de specifieke veldenDetailinformatie Sepa Mandaat

 

Relaties - Koppeling Companyweb.be

Indien u ook klant bij bij Companyweb kan u vanuit het relatiebeheer in Octopus automatisch bedrijfsinformatie van uw relaties opvragen uit Companyweb.

Klik hier voor details Werking van de koppeling met Companyweb