Beheer Relaties

Al de informatie over klanten en leveranciers worden relaties genoemd. Een relatie kan immers zowel klant als leverancier zijn. Op die manier vermijden we het dubbel inbrengen en beheren van contactinformatie.

•	In Octopus kan klant- of leveranciersinformatie ook geïmporteerd worden op basis van een extern bestand. Meer informatie daarover kan u hier vinden.

Een overzicht van de relaties wordt opgeroepen via het menu 'Beheer, Relaties'

BehRel01

1. Nieuwe relatie toevoegen

2. Bestaande relatie aanpassen

3. Aangebrachte wijzigingen opslaan

4. Relatie verwijderen. Dit is enkel mogelijk indien voor deze relatie geen boekhoudkundige stukken werden ingebracht.

5. Overzichtslijst (of detail indien getoond) afdrukken

6. Relaties importeren (zie hier)

7. Relaties exporteren naar PDF, Excel of CSV formaat

8, 9. Actieve / Niet actieve relaties filteren. Zie ook hier

10. Zoeken. Zie ook hier.

11. Controle klanten geregistreerd op Peppol. Zie hier voor meer info.

Inbrengen van nieuwe relaties kan ook via de werkbalkknop 'Nieuw'

In onderstaand voorbeeld hebben we via de knop 'Bewerken' (of met sneltoets CTRL E) de details van de reeds ingebrachte relatie 'Inaras' geopend'

Inaras is leverancier van uw toepassing 'Octopus Boekhoudsoftware'.

BehRel02

1. Algemene velden

2. Extra contactvelden

3. Boekhoudkundige gegevens

4. Overige detail gegegevens

5. Koppeling Companyweb klanten

6. Directe opvraging lijsten "Historieken en Openstaande verrichtingen'

Naast de naam staat het door Octopus toegekende nummer van deze relatie.
Dit nummer heeft men nooit nodig aangezien men bij selecties voldoende heeft aan een aantal tekens van naam, adres of BTW nummer om een relatie terug te vinden.

•	Indien men het vinkje 'Actief' verwijdert dan zal deze relatie niet meer getoond worden in de keuzelijsten van de boekingsschermen. Deze relatie kan dan niet meer gebruikt worden voor boekingen (of facturen).

Dikwijls worden in een boekhouding relaties (klanten of leveranciers) maar eenmalig gebruikt of vanaf een bepaald moment niet meer gebruikt.

Een ingebrachte relatie die in de boekhouding gebruikt is bij boekingen kan men (en mag men) niet meer verwijderen.

Wil men voorkomen dat die relatie bij volgende boekingen nog zou geselecteerd worden dan kan men het vinkje bij 'Actief' verwijderen.

Niet-actieve relaties zullen niet meer getoond worden in de keuzelijsten van de boekingsschermen. Een niet-actieve relatie kan dan niet meer gebruikt worden voor boekingen of aanmaken van verkoopfacturen.

Met de werkbalk knoppen kan men filters plaatsen op Actief (1) of Niet actief (2).

BehRel03

Beide filters kunnen in combinatie met elkaar gebruikt worden.

▪

Als u de melding krijgt dat de relatie reeds bestaat en toch ziet u die niet in de overzichtslijst van de relaties dan is die vermoedelijk gemarkeerd als 'Niet Actief'.
Klik dan op de knop 'Niet Actief'. Op die manier komen ook de niet-actieve relaties op het scherm tevoorschijn.
U kan dan de betreffende relatie opnieuw als 'Actief' markeren

Naam	De naam van de vennootschap of indien het om een natuurlijke persoon gaat de volledige naam.
Voornaam	Het tweede veld is voorzien voor extra naam of adresinformatie.
Vennootschapsvorm	Zoeklijst waar de betreffende vennootschapsvorm kan gekozen worden.
Contactpersoon	Naam van de contactpersoon voor deze relatie
Contactmiddel	Via de knop 'Nieuw' kunnen extra contactmiddelen worden toegevoegd (telefoon, GSM, fax, E-mail, URL)

Detailinformatie relaties - Fiche (boekhoudkundige informatie)

Op het tabblad 'Fiche' van de relaties bevinden zich een aantal boekhoudkundig belangrijke gegevens.

Een aantal ervan zijn noodzakelijk in te geven (btw-plichtigheid, …)

Het nauwkeurig invullen van de velden zal ons het latere boeken van aan- en verkoop facturen sterk vereenvoudigen.

Zo kan aan een relatie (Klant en/of Leverancier) automatisch een rekeningnummer uit het rekeningstelsel gekoppeld worden dat op zijn beurt weer gekoppeld is aan de correcte btw-code.
Bij de boeking van een factuur zullen deze gegevens automatisch worden overgenomen bij het selecteren van de relatie.
De voorgestelde gegevens kunnen bij de boeking wel worden aangepast.

•	In het voorbeeld is "Inaras NV" de vaste leverancier voor het gebruik van Octopus. Daarom hebben we hier al de automatische koppeling als leverancier met rekening 611900 (Huurlasten software) ingegeven.

•	De betekenis van elk veld op het tabblad ‘Fiche’ is hieronder nauwkeurig omschreven.

•	Bij het inbrengen van een nieuwe relatie met de naam of het btw-nummer van een reeds bestaande relatie krijgt men hiervan melding. De nieuwe relatie kan toch worden ingebracht. Dit wordt ook aangegeven met een rode gevarendriehoek naast het BTW-nummer.

•	Controle van een Europees btw-nummer kan men doen via het aanklikken van het vinkje naast het btw-nummer (via VIES databank) Belgische btw-nummers kunnen ook opgezocht worden via Intervat. Bekijk hier de werkwijze.

BTW plichtigheid

Kies met de zoeklijst de betreffende btw-plichtigheid.

BTW nummer / Ondernemingsnummer

Geef het btw-nummer in.

Belgische btw-nummers worden gecontroleerd op juistheid.

Bij het ingeven van een btw-nummer kan men met de knop ‘Verifieer het btw-nummer’ (rechts van het veld) de geldigheid van het btw-nummer nagaan via de VIES databank (Systeem voor de uitwisseling van btw-informatie).

De controle werkt ook voor Europese btw-nummers.

Bij Belgische bedrijven kunnen de getoonde gegevens (naam, adres) direct worden overgenomen.

•	Let op: Vermits deze informatie aangeboden wordt door een externe partij wijst Octopus iedere verantwoordelijk af betreffende de beschikbaarheid of geldigheid van de aangeboden gegevens.

•	Indien in het veld 'BTW-plichtigheid' gekozen is voor 'Particulier België' dan zal in plaats van het btw-nummer het veld 'Nationaal nummer' worden weergegeven'

Bankrekeningnummer

Het bankrekeningnummer voor de relatie.

Voor Belgisch banknummers is er controle op juistheid.
Verplicht in te vullen indien voor deze relatie betalingen met de Banking-module worden uitgevoerd.

Met de knop ‘Converteer naar IBAN rekening NR’ rechts van het veld kan men voor dit rekeningnummer automatisch de BIC code en het Iban rekeningnummer laten invullen (enkel voor Belgische rekeningnummers).

BIC code

BIC code voor deze relatie. Indien u de optionele banking module gebruikt is het raadzaam deze informatie in te geven.

Iban Rekening Nr

Iban rekening nr voor deze relatie. Indien u de optionele banking module gebruikt is het raadzaam deze informatie in te geven.

Munt

Maak met de zoeklijst uw keuze uit de voorziene muntcodes. Standaard staat EUR reeds ingegeven.

Deze muntcode zal als standaard gebruikt worden bij boekingen voor deze relatie. Voor beheer muntcodes zie pagina .

Automatisch boeking als klant

Geef hier het rekeningnummer uit het rekeningstelsel op dat voor deze klant (meestal) van toepassing is. Bij boekingen voor deze klant zal dit rekeningnummer standaard voorgesteld worden.

Voor beheer rekeningnummers zie hier.

Automatische boeking als leverancier

Geef hier het rekeningnummer uit het rekeningstelsel dat voor deze leverancier (meestal) van toepassing is. Bij boekingen voor deze leverancier zal dit rekeningnummer standaard voorgesteld worden.

Keuze Klant / Leverancier

Kruis aan of het een klant en/of leverancier betreft. Bij aanmaken van een nieuwe relatie is geen keuze aangeduid.

Toekennen korting contant

Kruis aan of voor deze klant bij het aanmaken van een factuur de korting contant dient aangegeven te worden (zie handleiding facturatie module)

Extern Relatie Nr (ander pakket)

Enkel van toepassing als Octopus gebruikt wordt in combinatie met een extern pakket (vb. voor aanmaak facturen).
Hier dient het uniek nr. voor deze klant/leverancier uit het ander pakket ingegeven te worden.

Mijn klantennummer bij deze leverancier

Vrij in te geven veld

Vervaldag factuur

Enkel in te geven indien u de optionele facturatie module gebruikt.
Geef hier het aantal dagen voor berekening vervaldatum.

Dagen

Enkel in te geven indien u de optionele facturatie module gebruikt.
Kies hier of de berekening vervaldatum moet gebeuren na de factuurdatum of na het einde van de maand.

Taal factuur

Enkel van toepassing indien de operationele facturatie module gebruikt wordt.
Bepaal hier in welke taal de factuur/leveringsbon/rappel voor deze klant dient opgemaakt te worden. Voor aanvullende informatie raadpleeg de handleiding facturatie module.

Verzendingswijze documenten

Enkel van toepassing indien de operationele facturatie module gebruikt wordt. De standaard manier om naar deze relatie documenten (facturen, rappels) te verzenden.
Dit kan behalve via mail ook naar het Peppol netwerk.

Beroep

Eventueel in te geven indien voor deze relatie, waarbij BTW-plichtigheid ingesteld is als 'Particulier België', een ereloonfiche dient opgemaakt te worden. Zie ook 'Toelichting ereloonfiches 281.50'

Detailinformatie relaties - Adres

Hier vult u de adresgegevens van de relatie in.

Straat en nummer	Vrij in te geven Straatnaam en huisnummer.
Postcode	Vrij in te geven postcode. Indien een Belgische postcode wordt ingegeven zal automatisch de woonplaats in het betreffende veld worden ingevuld.
Woonplaats	Vrij in te geven woonplaats. Eventueel automatisch ingevuld door het ingeven van een correcte Belgische postcode in het veld 'Postcode'.
Land	Landcode. Automatisch als BE ingevuld voor Belgische postcodes. Via het menu 'Beheer, Landcodes' kan men zelf landcodes toevoegen.

Detailinformatie relatie - Levering

Indien u gebruik maakt van de optionele facturatie module kan u hier een te gebruiken leveringsadres ingeven.

Maakt u gebruik van het Peppol netwerk voor het aanleveren van documenten naar uw klanten en het leveringsadres daarvan verschillend is van het facturatie adres dan kan u het afwijkende adres hier invullen.

Lees hier meer over de integratie van Peppol in Octopus en het gebruik van Octopus als Accespoint voor het verzenden van documenten naar klanten of het ontvangen van documenten van leveranciers.

Detailinformatie relaties - Memo veld

Op het 'Memo' gedeelte van de details van een relatie kan men extra vrije tekst ingeven.

Detailinformatie relaties - Zoekvelden

Op de kaart ‘Zoekvelden’ heeft men nog een aantal vrij te gebruiken velden ter beschikking.

Deze worden ook getoond in het overzicht van de relaties. Er kan bijgevolg op worden gesorteerd en gezocht.

De inhoud van deze velden kan desgewenst worden weergegeven op facturen en dergelijke (zie handleiding facturatie module).

Detailinformatie relaties - Gebruikersvelden

Indien men via het menu 'Beheer, Velden' eigen gebruikersvelden voor relaties heeft aangemaakt dan zal er een extra tabblad beschikbaar zijn met deze gebruikersvelden.

Het aanmaken en de toepassing van gebruikersvelden staat uitvoerig beschreven in de handleiding facturatie module.

Detailinformatie relaties - Sepa Mandaat

Enkel van toepassing (en zichtbaar) bij gebruik van de optionele Bank module.

Indien voor deze klant betaling via domiciliëring dient verwerkt te worden dan moeten deze velden ingevuld worden.

Gebruik sepa domiciliëringsmandaat	Gebruik domiciliëring voor deze klant
Actief	Mandaat actief of niet
Mandaattype	Core: Bedrijf-Particulier B2B: Bedrijf-Bedrijf
Reference	Unieke referentie van de schuldeiser (uzelf) voor dit mandaat
Betalingstype	Eenmalige of terugkerende domiciliëring
Volgorde	Enkel in te stellen indien dit mandaat reeds eerder actief was in een andere systeem (vorig facturatie pakket e.d.)
Datum machtiging	Datum van ondertekening mandaat

Relaties - Koppeling Companyweb.be

Indien u ook klant bij bij Companyweb kan u vanuit het relatiebeheer in Octopus automatisch bedrijfsinformatie van uw relaties opvragen uit Companyweb.

Het volstaat u eenmalig aan te melden vanuit octopus met uw Companyweb login.

BehRel04

1. Opvragen handelsinformatie

2. Login Companyweb

Eens aangemeld bij Companyweb kan je rechtstreeks vanuit Octopus de beschikbare bedrijfsinformatie opvragen. Het volstaat dat u bedrijfsnaam of BTW-nummer hebt ingegeven.

Om een overzicht te krijgen van de beschikbare informatie dient u bij de relaties wel in edit-mode te werken (aanklikken knop ‘Bewerken’) en te klikken op de knop ‘Companyweb’.

U krijgt een 'barometer', een algemeen overzicht van de relatie te zien.

BehRel05

Doorklikken op de knop 'Rapport' geeft in een afzonderlijk browservenster een zeer gedetailleerd rapport van de relatie.

Doorklikken op de knop 'Details' geeft toegang tot informatie over bedrijfsleiding, jaarrekeningen, statuut wijzigingen e.d.