Octopus Accountancy - Handleiding

Importeren relaties

Importeren relaties

Previous topic Next topic  

Importeren relaties

Previous topic Next topic  

Export vanuit ander pakket.

Indien men vanuit een ander pakket een bestand kan aanmaken als zogenaamd .CSV formaat (comma separated value) dan kan dit bestand ingelezen worden in Octopus.

De meeste pakketen hebben een functie om klanten en leveranciersgegevens te exporteren naar vb. een Excel-bestand. Vanuit Excel kan men het aangemaakte bestand opslaan als .csv file.

Import in Octopus.

In Octopus kan men vanuit ‘Beheer, Relaties’ een import uitvoeren van een .csv bestand.

Waarschijnlijk zijn er een aantal aanpassingen aan het geëxporteerde bestand nodig.

In onderstaande tabel wordt weergegeven welke velden in Octopus kunnen geïmporteerd worden en wat de eventuele beperkingen zijn.

 

Naam

Omschrijving

Beperking – voorwaarde

Naam

Naam klant of leverancier

Max. 30 tekens

Straat en nummer

Adresinformatie

Max. 30 tekens

Postcode

Postcode

Vrij (geen controle)

Gemeente

Plaatsnaam

Vrij (geen controle)

Land

Landcode

Code zoals ingebracht in ‘Beheer, Landcodes’. Vb. BE

Contactpersoon

Naam contactpersoon

Vrij in te geven

Vennootschapsvorm

Code vennootschapsvorm

Nummer vennootschapsvorm (zie hier)

BTW plichtigheid

Soort BTW-plichtige

Nummer BTW-plichtigheid (zie hier)

BTW nummer

BTW-nummer

Belgische BTW-nummers dienen opgegeven onder de vorm BEnnnn.nnn.nnn (vb. BE0417.058.122); Voor buitenlandse BTW-nummers is er geen controle (vrije ingave).

Bank rekening nummer

Banknummer

 

Is klant

Relatie is klant

Waarde ‘ja’, of ‘1’.

Is leverancier

Relatie is leverancier

Waarde ‘ja’, of ‘1’.

Boekingsrekening als
klant

Standaard rekening voor boekingen als klant

Moet een bestaand rekeningnummer zijn zoals voorkomend in ‘Beheer, rekeningen’

Boekingsrekening als
leverancier

Standaard rekening voor boekingen als leverancier

Moet een bestaand rekeningnummer zijn zoals voorkomend in ‘Beheer, rekeningen’

Munt

Muntcode

Zoals voorkomend in ‘Beheer, Muntcodes’
Vb. EUR

e-mail

e-mail adres

Vrije ingave

Telefooon

Telefoonnummer

Vrije ingave

Fax

Faxnummer

Vrije ingave

URL

URL (website adres)

Vrije ingave

Extern relatienummer

Identificatie uit andere toepassing

Vrije ingave (numeriek)

 

Eigenlijke import.

Eens het export-bestand aangepast (en opgeslagen als .csv!) kan de eigenlijke import geactiveerd worden.

Via het menu ‘Beheer, relaties’ roepen we een lijst op van de relaties.

Men kan een import uitvoeren zelfs al zijn er al relaties in Octopus ingebracht.

Voor reeds eerder ingebrachte relaties zullen eventueel nieuwe importgegevens aangevuld worden en nieuwe relaties (wel aanwezig in het bestand maar niet in Octopus) worden toegevoegd.

 

BehRel06

1. Selecteer 'Importeren'

2. Geef de locatie op van het te importeren CSV bestand

3. Klik op 'volgende'

 

In een volgende stap krijgt men een lijst met al de aanwezige kolommen in het te importeren bestand.
Voor ieder van de getoonde velden dient men aan te geven wat de overeenstemmende waarde is in het Octopus relatiebeheer.

 

BehRel07

1. Open de keuzelijst

2. Selecteer het overeenstemmend veld. Herhaal deze stap voor al de te importeren velden.

Via de keuzelijst kan men kolommen die niet moeten geimporteerd worden aanduiden als 'onbekend veld'

 

in de volgende stap wordt de import uitgevoerd

 

BehRel08

 

Na enige tijd krijgt men de bevestiging dat het importeren voltooid is.

Eventuele foutmeldingen bij de import zullen worden getoond.

De gegevens kunnen nu binnen Octopus worden bewerkt. Zie ook hier.

 

BehRel09

 

hmtoggle_plus1Voorbeeld te importeren bestand

Onderstaand een voorbeeld van een  .csv bestand, geschikt voor import van relaties in Octopus.

 

Company

Supl

Client

Adress

Zip

Place

Tel

VAT

Contact

Computer 3000

ja

 

Essenestraat 15

1740

Ternat

02/583.83.11

BE0434.613.052

Buggenhout Peggy

VECES International

ja

 

Damstraat 218

9080

Moerbeke

09/346.98.35

BE0427.086.347

Cleerincq

VAN VAERT & HOOF

ja

ja

St. Christianastraat 34/b1

9200

Dendermonde

052/22.01.75

BE0446.566.323

Heyvaert Jacques

Waterbedeling vzw

 

ja

Korte Geemstraat 40

9220

Hamme

052/48.10.38

BE0476.293.259

Van Kerckhove Jan

OMNI & SPORT NV

 

ja

Alice Nahonlei 2

2900

Schoten

03/658.26.38

BE0456.305.816

Meersman Suzy

EUROP NV

ja

 

Leuvensesteenweg 11

1932

Sint-Stevens-Woluwe

02/722.95.11

BE0404.754.472

Van Beveren Chris

Training NV

ja

 

Leuvensesteenweg 325

1932

Zaventem

02/720.90.90

BE0404.791.094

Maesen Petra

CORNEEL gebr. NV

 

ja

Eurolaan 7

9140

Temse

03/771.58.91

BE0404.560.472

Van Put Marc

Copulect N.V.

 

ja

Groenveldstraat 34769

3001

Leuven

016/22.99.57

BE0236.916.956

Soufreau Veerle

Interactie BVBA

 

ja

Amerikalei 91

2000

Antwerpen

03/237.01.85

BE0473.272.205

Delfosse Dirk

OMNI & SPORT NV

 

ja

Alice Nahonlei 2

2900

Schoten

03/658.26.38

BE0402.031.346

Beyens Marc

Comprint bvba

ja

ja

Sparrenhofstraat 1

9250

Waasmunster

052/46.16.41

BE0418.159.080

Verbruggen Jan

Bank NV

 

ja

Kardinaal Mercierpl. 6

9100

Sint-Niklaas

03/780.04.11

BE0462.525.791

Verschueren Pieter

Brusselse Huisartsen

 

ja

Vanderlindenstraat 46

1210

Brussel

02/216.79.44

BE0403.170.701

Van Stappen Denise

C.T.B.L. vzw

 

ja

Vanderlinden straat 46

1210

Schaarbeek

02/215.07.15

BE0418.058.122

Dunon Mariane

ABC NV

 

ja

Lievenslaan 27

2950

Kapellen

03/664.55.11

BE401.339.280

Somers Jan

VATOREC N.V.

 

ja

Nieuwe steenweg 106

9140

Temse

052/46.23.55

 

Verwilst Denise

FIDUL bvba

 

ja

Zwaarveld 42 D

9221

Hamme

052/47.82.42

 

Somers Jan

TREAD bvba

 

ja

Fazantenlaan 22

2290

Vorselaar

014/50.09.51

 

Van de Vel Roger

VATOREC N.V.

ja

 

Nieuwe steenweg 106

9140

Temse

052/46.23.55

 

Goossens Herman

C.T.B.L. vzw

ja

 

Vanderlinden straat 46

1210

Schaarbeek

02/215.07.15

 

Mertens E.

 

 

hmtoggle_plus1Codes vennootschapsvorm

Code

Omschrijving

0

Natuurlijke persoon

1

Naamloze Vennootschap

2

Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid

3

Coöperatieve Vennootschap met Onbeperkte en Hoofdelijke Aansprakelijkheid

5

Gewone Commanditaire Vennootschap

6

Commanditaire Vennootschap op Aandelen

7

Vennootschap Onder Firma

8

Vereniging Zonder Winstoogmerk

9

Besloten Vennootschap

10

Aktiengesellschaft

11

Gesellschaft mit beschränkter Haftung

12

Kommanditgesellschaft

13

Kommanditgesellschaft auf Aktien

14

Offene Handelsgesellschaft

15

Public companies limited by shares or by guarantee

16

Private companies limited by shares or by guarantee

17

Limited Partnership

18

Unlimited Company

19

Incorporated Company

 

hmtoggle_plus1Codes BTW-plichtigheid

Code

Omschrijving

0

Onbekend

1

Belgische BTW-plichtige

4

Intracommunautaire BTW-plichtige

6

BTW-plichtige buiten EU

7

Particulier Belgie

8

Particulier EU

9

Particulier niet EU