Octopus Accountancy - Handleiding

Automatisch boeken aankoopfacturen

Automatisch boeken aankoopfacturen

Previous topic Next topic  

Automatisch boeken aankoopfacturen

Previous topic Next topic  

Octopus laat toe om op een geavanceerde manier aankoopfacturen automatisch te  verwerken.
De documenten kunnen aangeleverd worden vanuit verschillende oorsprong:

documenten aangeleverd via de Octopus Portaal website en daar gevalideerd

inkomende Peppol documenten

OCR documenten

Documenten doorgestuurd via mail, drag & drop in DMS

Klik hier voor meer informatie over bovenstaande type documenten

Voorafgaande instellingen

Via menu 'Beheer, Dossiers' dien je op tabblad 'Automatisch boeken' aan te geven welke documenten automatisch kunnen geboekt worden, afhankelijk van de wijze waarop ze aangeboden worden. Zie hier hoe dit in te stellen.

Wijzig indien nodig via 'Beheer, Relaties' of voor een specifieke relatie (leverancier) documenten wel of niet automatisch dienen geboekt te worden.
De waarden ingesteld via 'Beheer, Dossiers' worden automatisch geactiveerd voor alle relaties. Ze kunnen dus per relatie worden uitgeschakeld.

Verwerking Automatisch boeken van een factuur

Uitgevoerde controles teneinde een document (factuur) automatisch te verwerken:

Bij een correcte verwerking wordt de status van de boeking op 'te controleren' gezet.
Te controleren boekingen kunnen in het boekingsscherm en via bepaalde lijsten afzonderlijk opgevraagd worden.

hmtoggle_plus1Wat is een 'te controleren' boeking?

Belangrijk:

Bij het opvragen van de lijst 'BTW-aangifte' zal er een melding weergegeven worden indien er nog 'te controleren' boekingen aanwezig zijn.

Opvragen van niet gecontroleerde boekingen in lijsten

In een aantal lijsten is er een extra filtermogelijkheid 'Filter op niet gecontroleerde boekingen'.
De niet geverifieerde boekingen zullen in de lijst met een oranje kleur weergegeven worden.

Onderstaand is een voorbeeld van een lijst Aankoopdagboek zonder details.

ABvbAutoBooking2

1. Selecteer eventueel de niet gecontroleerde boekingen
2. Een niet gecontroleerde boeking wordt in een oranje kleur weergegeven

In volgende lijsten worden de niet gecontroleerde boekingen in een oranje kleur weergegeven:

Dagboek Aankoop

Opzoeken documenten

Controle dubbele boekingen

Historiek Leverancier

Historiek rekeningen

Openstaande leveranciers

Opvragen van niet gecontroleerde boekingen in het aankoop boekingsscherm

Bij het opvragen van aankoopboekingen kan je met ABvbAutoBookingVerificationButton bladeren door enkel niet gecontroleerde boekingen of alle boekingen.

ABvbAutoBooking3

1. Aanduiding bij een te controleren boeking
2. gebruik deze knop om enkel de niet gecontroleerde boekingen of alle boekingen weer te geven
3. gebruik de navigatieknoppen om een volgende of vorige niet-gecontroleerde boeking te zien

De boeking krijgt de status 'gecontroleerd' bij het klikken  op de knop 'Uitvoeren F12' of met de toets 'F12'.

Werkt de knop bij jou niet?

Dan zijn er vast nog geen automatisch boekingen gemaakt.
Zie hier voor de voorafgaande instellingen.