Octopus Accountancy - Handleiding

Documenten in Import Viewer plaatsen

Documenten in Import Viewer plaatsen

Previous topic Next topic  

Documenten in Import Viewer plaatsen

Previous topic Next topic  

De eenvoudigste manier om documenten te koppelen binnen Octopus is ze eerst beschikbaar te stellen in de Document Import Viewer.

 

Er zijn verschillende manieren om documenten beschikbaar te stellen  in de Import Viewer:

Door het gebruik van de Click & Book app, verkrijgbaar in de Apple store en Google Play store
Documenten verzenden naar het  unieke mailbox adres van het dossier
Documenten slepen naar de Import Viewer in  het geopende dossier in Octopus
Documenten verzonden via het Peppol netwerk komen automatisch in een specifieke locatie 'Inkomende Peppol documenten

 

Toelichting voor het verzenden van documenten naar de Import Viewer en het gebruik van submappen.

Documenten kunnen in Octopus direct doorgestuurd worden naar het  unieke mailbox adres van het dossier. Ze komen dan terecht in de Document Import Viewer.

Een voorbeeld van zo een uniek adres is: uid-008352-24@import.octopus.be, waarbij '008352-24' uniek is voor het bijhorende dossier.

Indien u documenten wil doorsturen naar submappen in de import Viewer dan kan dit door die mapnaam op te nemen in het mailbox-adres.

Om met bovenstaand mailbox adres een document (of documenten) door te sturen naar de map 'INVOICES' plaatst men de mapnaam - in hoofdletters - als aanvulling op het mailbox adres, gescheiden door een koppelteken: uid-008352-24-INVOICES@import.octopus.be

Voor een map 'QT1' in de submap 'INVOICES' wordt het mailboxadres dan: uid-008352-24-INVOICES-QT1@import.octopus.be

De submappen op die manier gebruikt bij het verzenden van de mail worden in octopus DMS direct aangemaakt en dienen dus niet vooraf worden aangemaakt.

De submappen zijn niet beschikbaar voor het verwerken via OCR herkenning

DMSsubmap

1. Open de import viewer

2. Open het bestandsbeheer om de submappen te zien

3. Ga indien nodig naar een bovenliggende map

4. Dubbelklik op een map om de inhoud te tonen in de Import viewer

 

 

In onderstaand voorbeeld worden documenten vanuit een map op de werkpost via drag & drop klaar gezet worden voor verwerking in Octopus in de Document Import Viewer.

Het gaat hier om een eerder ingescand verzameldocument (een .pdf bestand) met daarin meerdere  te verwerken facturen.

 

DMS07

1. Sleep het te importeren document naar het openstaande scherm van de Document import viewer

2. Bij loslaten van het document wordt dit op de Octopus servers geplaatst en de inhoud verkleind getoond in de viewer

3. Het eerste document uit de reeks wordt vergroot weergegeven.

Gebruik indien nodig de rotatieknop (DMS19 ) om een document in wijzerzin te draaien.

 

Op diezelfde manier kunnen meerdere documenten worden opgeladen naar het dossier voor latere verwerking.

Al de overgebrachte documenten zijn vanaf dan beschikbaar vanaf elke locatie, uiteraard na aanmelden met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Document opsplitsen in meerdere documenten

Vanuit de Import viewer kan men ook een document dat bestaat uit meerdere pagina's opsplitsen in afzonderlijke documenten

 

DMS18

1. Klik op het op te splitsen document

2. Klik op 'Splits document in afzonderlijke pagina's'

3. De afzonderlijke gecreëerde documenten

 

De afzonderlijke documenten dienen dan nog online beschikbaar gesteld. Meer informatie daarover kan u hier vinden.