De eenvoudigste manier om documenten te koppelen binnen Octopus is ze eerst beschikbaar te stellen in de Document Import Viewer.
Er zijn verschillende manieren om documenten beschikbaar te stellen in de Import Viewer:
•Door het gebruik van de scan/foto functie als onderdeel van het klantenportaal, verkrijgbaar via onze website
•Documenten verzenden naar het unieke e-mailadres van het dossier - zie voorbeeld hieronder
•Documenten slepen naar de Import Viewer in het geopende dossier in Octopus - zie voorbeeld hieronder
•Documenten verzonden via het Peppol-netwerk worden automatisch in een specifieke locatie 'Inkomende Peppol documenten' geplaatst
Toelichting voor het verzenden van documenten naar de Import Viewer en het gebruik van sub mappen.
Documenten kunnen in Octopus direct doorgestuurd worden naar het unieke e-mailadres van het dossier. Ze komen dan terecht in de Document Import Viewer.
Een voorbeeld van zo een uniek adres is: uid-008352-24@import.octopus.be, waarbij '008352-24' uniek is voor het bijhorende dossier.
Indien je documenten wil doorsturen naar sub mappen in de import Viewer dan kan dit door die mapnaam op te nemen in het e-mailadres.
Om met bovenstaand e-mailadres een document (of documenten) door te sturen naar de map 'INVOICES' plaats je de mapnaam - in hoofdletters - als aanvulling op het e-mailadres, gescheiden door een koppelteken: uid-008352-24-INVOICES@import.octopus.be
Voor een map 'QT1' in de sub map 'INVOICES' wordt het e-mailadres dan: uid-008352-24-INVOICES-QT1@import.octopus.be
De sub mappen op die manier gebruikt bij het verzenden van de mail worden in octopus DMS direct aangemaakt en dienen dus niet vooraf worden aangemaakt.
De sub mappen zijn niet beschikbaar voor het verwerken via OCR herkenning.
Aanmaken van een sub map (folder)
1.Open de import viewer
2.Open het bestandsbeheer om de submappen te zien
3.Ga indien nodig naar een bovenliggende folder
4.Dubbelklik op een folder om de inhoud te tonen in de Import viewer (zie overzicht hieronder betreffende de synchronisatiestatus)
5.Klik met de rechtermuisknop voor een snelmenu
6.Klik op' Toevoegen nieuwe sub folder'
7.Geef de naam - enkel hoofdletters, geen spaties
De kleur van een folder (4.) geeft de synchronisatiestatus weer tussen de lokale kopie en de versie op de server.
Kleur |
Status |
Betekenis |
Actie |
Donkergroen (= voorbeeld) |
In orde |
De lokale kopie komt volledig overeen met de kopie op de server. |
Geen actie nodig. |
Oranje |
Verschillen gedetecteerd |
De lokale kopie verschilt van de versie op de server. Dit kan betekenen dat de inhoud anders is, of dat het lokaal een folder is terwijl op de server een bestand staat (of omgekeerd). |
Gebruik de beschikbare knoppen om te kiezen of je de lokale versie wilt uploaden of de serverversie wilt downloaden. Bij een conflict tussen bestand en folder verwijder je eerst de lokale versie en download je daarna opnieuw vanaf de server. |
Lichtgroen |
Alleen lokaal aanwezig |
De folder bestaat enkel lokaal en is nog niet beschikbaar op de server. |
Upload de folder om ook een kopie op de server aan te maken. Daarna krijgt de folder de status donkergroen. |
Blauw |
Alleen op de server aanwezig |
De folder bestaat op de server, maar niet lokaal. In sommige gevallen werd het fysieke bestand verwijderd en bestaat de referentie enkel nog in de database. |
Neem contact op met support als dit probleem zich voordoet. |
Rood |
Fout |
Er is een probleem opgetreden waardoor de status niet correct kan worden bepaald of verwerkt. |
Neem contact op met support. |
Tip: Streef naar de donkergroene status. Dit betekent dat de lokale en serverversie volledig gesynchroniseerd zijn.
Voorbeeld van drag & drop naar Octopus Document Import Viewer
In onderstaand voorbeeld worden documenten vanuit een map op de werkpost via drag & drop klaar gezet worden voor verwerking in Octopus in de Document Import Viewer.
Het gaat hier om een eerder ingescand verzameldocument (een .pdf-bestand) met daarin meerdere te verwerken facturen.
1.Sleep het te importeren document naar het openstaande scherm van de Document import viewer
2.Bij loslaten van het document wordt dit op de Octopus servers geplaatst en de inhoud verkleind getoond in de viewer
3.Het eerste document uit de reeks wordt vergroot weergegeven
Gebruik indien nodig de rotatieknop (
) om een document in wijzerzin te draaien.
Op diezelfde manier kunnen meerdere documenten worden opgeladen naar het dossier voor latere verwerking.
Al de overgebrachte documenten zijn vanaf dan beschikbaar vanaf elke locatie, uiteraard na aanmelden met jouw gebruikersnaam en wachtwoord.
Document opsplitsen in meerdere documenten
Vanuit de Import viewer kan je ook een document dat bestaat uit meerdere pagina's opsplitsen in afzonderlijke documenten
1.Klik op het op te splitsen document
2.Klik op 'Splits document in afzonderlijke pagina's'
3.De afzonderlijke gecreëerde documenten
De afzonderlijke documenten dienen dan nog online beschikbaar gesteld. Meer informatie daarover kan u hier vinden.