Via het menu 'Beheer, Dossiers' krijg je toegang tot de detailinformatie van het voor jou toegankelijke dossier (of dossiers).
Een overzicht van de dossiers opent zich als detailvenster.
1.Open het overzicht van de beschikbare dossiers
2.Klik op 'Bewerken' om de details aan te passen
3.Voeg eventueel extra contactvelden toe
4.Uniek e-mailadres van het dossier (zie ook Octopus App, Document Management System, OCR)
Toelichting voor het verzenden van documenten naar de Import Viewer en het gebruik van submappen
Dubbelklik op een dossier om het dossier meteen te bezichtigen in de 'Detail'-tab.
Bij 'Detail' kan je zelf de nodige informatie ingeven of aanpassen (dossiernaam, btw/ondernemingsnummer, Adresinformatie...).
Deze informatie zal overgenomen worden op verschillende lijsten en aangiftes.
Tabblad 'Boekingen'
In het tabblad ‘Boekingen’ krijg je een overzicht – per aanwezig boekjaar – van het aantal verrichte aankoop/verkoop boekingslijnen (facturen), financiële/diverse boekingslijnen (Andere).
Tabblad 'Gemachtigde aanvrager'
In het tabblad 'Gemachtigde aanvrager' dienen alle velden correct ingevuld te worden teneinde de elektronische aangiftes (btw-aangifte, btw-listing,...) te kunnen uitvoeren.
Het tabblad 'Domiciliëring' is enkel van toepassing bij gebruik van de optionele Bank module.
Tabbladen 'Automatisch boeken'
Via tabblad 'Automatisch boeken' kan je aangeven welke documenten automatisch kunnen geboekt worden, afhankelijk van de wijze waarop ze aangeboden worden.
Gedetailleerde informatie over automatisch boeken staat hier beschreven.
Aankoop documenten
1.Geef aan welke documenten automatisch dienen geboekt te worden. Het automatisch boeken van documenten kan ingesteld worden voor:
oInkomende Peppol-documenten, aangeboden via het Peppol-netwerk
oDocumenten aangeboden via het Octopus Klantenportaal en daar gevalideerd door de klant - Enkel te gebruiken als de klant effectief valideert in het portaal (dan dienen OCR herkenning EN Drag & Drop uitstaan)
oDocumenten aangeleverd en verwerkt via OCR
oDocumenten aangeleverd via mail naar het e-mailadres van het dossier, of door middel van drag-en-dropfunctie in de Import Viewer geplaatst
2.E-mailadres voor het direct doorsturen van documenten naar het Octopus Klantenportaal
3.Geef het volgnummer van het dagboek dat zal gebruikt worden voor automatische boekingen. Het dagboek dient effectief in de boekjaren aanwezig te zijn.
4.Geef de gewenste boekingsrekening in het geval er geen boekingsvoorstel beschikbaar is (bv. in het geval het btw-nummer nog niet gekend is in de relatiefiches). Hierbij wordt de 'leverancier' ook automatisch aangemaakt.
Verkoop documenten
1.Geef aan welke documenten automatisch dienen geboekt te worden. Het automatisch boeken van verkoop documenten kan ingesteld worden voor:
oDocumenten aangeboden via het Octopus Klantenportaal en daar gevalideerd worden door de klant
oDocumenten aangeleverd en verwerkt via OCR
oDocumenten aangeleverd via mail naar het e-mailadres van het dossier, of door middel van drag-en-dropfunctie in de Import Viewer geplaatst.
2.E-mailadres voor het direct doorsturen van documenten naar het Octopus Klantenportaal
3.Geef het volgnummer van het dagboek dat zal gebruikt worden voor automatische boekingen. Het dagboek dient effectief in de boekjaren aanwezig te zijn.
Via tabblad 'Peppol' kan je nakijken waar het ondernemingsnummer van dit dossier zich geregistreerd heeft op Peppol.
1.De knop 'Uitschrijven' zal enkel beschikbaar zijn wanneer je geregistreerd staat op het Peppol Acces Point van Octopus.
2.Indentificatiegegevens van het Acces Point waar het dossier geregistreerd staat. Gegevens in bijgevoegde schermafbeelding zijn die van Octopus.
3.E-mailadres voor notificatie van ontvangen documenten via Peppol. Vul hier zeker het e-mailadres van de ondernemer in.
4.Door de knop 'Automatisch aanvaarden' aan te vinken kan je de Peppol documenten automatisch boeken. Zie tabblad 'Automatisch boeken' voor aanvullende instellingen.
5.Ontvang peppol notificatie e-mails betreffende facturen
6.Ontvang peppol notificatie e-mails betreffende creditnota's
7.Ontvang Peppol‑notificatie‑e-mails voor andere categorieën, zoals bijvoorbeeld Application responses