Via het menu 'Beheer, Dossiers' krijg je toegang tot de detailinformatie van het voor jou toegankelijke dossier (of dossiers).
Een overzicht van de dossiers opent zich als detailvenster.
1. Open het overzicht van de beschikbare dossiers
2. Klik op 'Bewerken' om de details aan te passen
3. Voeg eventueel extra contactvelden toe
4. Uniek mailbox adres van het dossier (zie ook Octopus App, Document Management System, OCR)
Toelichting voor het verzenden van documenten naar de Import Viewer en het gebruik van submappen
Bij 'Detail' kan je zelf de nodige informatie ingeven of aanpassen (dossiernaam, btw/ondernemingsnummer, Adresinformatie...).
Deze informatie zal overgenomen worden op verschillende lijsten en aangiftes.
In het tabblad ‘Boekingen’ krijg je een overzicht – per aanwezig boekjaar – van het aantal verrichte aankoop/verkoop boekingslijnen (facturen), financiële/diverse boekingslijnen (Andere).
In het tabblad 'Gemachtigde aanvrager' dienen alle velden correct ingevuld te worden teneinde de elektronische aangiftes (btw-aangifte, btw-listing,...) te kunnen uitvoeren.
Het tabblad 'Domiciliëring' is enkel van toepassing bij gebruik van de optionele Bank module.
Via tabblad 'Automatisch boeken' kan je aangeven welke documenten automatisch kunnen geboekt worden, afhankelijk van de wijze waarop ze aangeboden worden.
Gedetailleerde informatie over automatisch boeken staat hier beschreven.
Aankoop documenten
1. Geef aan welke documenten automatisch dienen geboekt te worden
2. e-mailadres voor het direct doorsturen van documenten naar het Octopus Klantenportaal
3. Geef het volgnummer van het dagboek dat zal gebruikt worden voor automatische boekingen. Het dagboek dient effectief in de boekjaren aanwezig te zijn.
4. Geef de gewenste boekingsrekening in het geval er geen boekingsvoorstel beschikbaar is (bv. in het geval het btw-nummer nog niet gekend is in de relatiefiches)
Het automatisch boeken van documenten kan ingesteld worden voor:
•Inkomende Peppol-documenten, aangeboden via het Peppol-netwerk
•Documenten aangeboden via het Octopus Klantenportaal en daar gevalideerd door de klant
•Documenten aangeleverd en verwerkt via OCR
•Documenten aangeleverd via mail naar het e-mailadres van het dossier, of door middel van drag-en-dropfunctie in de Import Viewer geplaatst
Verkoop documenten
1. Geef aan welke documenten automatisch dienen geboekt te worden
2. e-mailadres voor het direct doorsturen van documenten naar het Octopus Klantenportaal
3. Geef het volgnummer van het dagboek dat zal gebruikt worden voor automatische boekingen. Het dagboek dient effectief in de boekjaren aanwezig te zijn.
Het automatisch boeken van verkoop documenten kan ingesteld worden voor:
•Documenten aangeboden via het Octopus Klantenportaal en daar gevalideerd worden door de klant
•Documenten aangeleverd en verwerkt via OCR
•Documenten aangeleverd via mail naar het e-mailadres van het dossier, of door middel van drag-en-dropfunctie in de Import Viewer geplaatst.