Octopus Accountancy - Handleiding

Octopus en Document herkenning (OCR)

Octopus en Document herkenning (OCR)

Previous topic Next topic  

Octopus en Document herkenning (OCR)

Previous topic Next topic  

Als uitbreiding van het Document Management System (DMS) van Octopus is er een samenwerking met onze partner ADM-Solutions voor de herkenning van Aankoopfacturen.

 

Er zal € 0.20 aangerekend worden per document dat voor herkenning wordt verzonden .

Klanten die gebruik maken van deze dienst zullen hiervoor per kwartaal een factuur krijgen met duidelijke opgave van de verwerkte documenten.

 

Om automatische document herkenning te activeren dient men dit eerst te activeren via het menu 'Bestellen, Automatische document herkenning bestellen'.

 

Details van 'Automatische documentherkenning bestellen'

 

OCR01-NL

 

De document herkenning is vanaf de volgende dag bruikbaar.

 

Documenten kunnen in Octopus direct doorgestuurd worden naar het  unieke mailbox adres van het dossier. Ze komen dan terecht in de Document Import Viewer.

Een voorbeeld van zo een uniek adres is: uid-008352-24@import.octopus.be, waarbij '008352-24' uniek is voor het bijhorende dossier.

Een dossier waar de document herkenning op geactiveerd wordt krijgt een extra e-mail adres waarbij de prefix 'uid' vervangen is door 'ocr': ocr-008352-24@import.octopus.be.

 

Documenten verzonden naar het OCR-adres van het dossier komen in het Document Management System terecht in een specifieke OCR-map.

Die map wordt automatisch verwerkt en doorgestuurd naar de herkenning software van ADM-Solutions.

Hou rekening met een zekere verwerkingstijd, afhankelijk van het aantal doorgestuurde documenten.

Die herkenning software maakt van het doorgestuurde documenten een boekingsvoorstel (UBL-document) dat in de standaard Import Viewer van Octopus geplaatst wordt voor verdere verwerking. Uiteraard kan men meerdere documenten doorsturen ter herkenning.

Daar kunnen ze worden verwerkt zoals een doorgestuurde e-Invoice (elektronische factuur).

Documenten die u niet wilt laten herkennen, kunnen nog altijd naar de gewone mailbox gestuurd worden (uid-.....@import.octopus.be).

 

De werkwijze voor de verdere verwerking staat hier uitvoerig beschreven.

 

Tips voor optimale herkenning van documenten.

Belangrijk: enkel documenten in PDF formaat worden verwerkt door de herkenning software. Andere bestandsformaten worden automatisch in de gewone import viewer geplaatst.

Voor een optimale herkenning van documenten dient bij het inscannen volgende punten in acht genomen te worden:

Minstens 300Dpi
Recto/verso scans
Kleur
PDF bestand
Niet gecomprimeerd
Whitepage removal 'Disabled/Uit'

 

Meer informatie en tips met betrekking tot optimale herkenning kan u hier nalezen.

 

Indien meerdere facturen in één bestand aangeleverd worden kunnen deze nadien digitaal gescheiden worden.

Onze partner ADM-Solutions heeft dit beschreven in een handleiding die u hier kan raadplegen.

De in die handleiding beschreven digitale stempels kan u met onderstaande koppeling downloaden:

QR code Document-D

QR-code Annex-A