Octopus Accountancy - Handleiding

Octopus en Documentherkenning (OCR)

Octopus en Documentherkenning (OCR)

Previous topic Next topic  

Octopus en Documentherkenning (OCR)

Previous topic Next topic  

Als uitbreiding van het Document Management System (DMS) van Octopus is er een automatische herkenning van aankoopfacturen (OCR).
Deze service maakt deel uit van DMS en is dus gratis.

Kantoren die gebruik willen maken van DMS en documentherkenning op Interne dossiers willen uitvoeren kunnen dit activeren via het menu 'Bestellen, Document management bestellen'.

Documenten kunnen in Octopus direct doorgestuurd worden naar het unieke mailbox adres van het dossier. Ze komen dan terecht in de Document Import Viewer.
Een voorbeeld van zo een uniek adres is: uid-008352-24@import.octopus.be, waarbij '008352-24' uniek is voor het bijhorende dossier.

Wil je gebruik maken van automatische documentherkenning dan gebruikt je hiervoor een specifiek e-mail adres: de prefix 'uid' is hierbij vervangen door 'ocr'.
In bovenstaand voorbeeld wordt dit dus ocr-008352-24@import.octopus.be

Opgelet:

Documenten worden enkel verwerkt indien bij 'Beheer, Dossiers' uw BTW nummer correct is ingevuld.
Octopus verwerkt voor de herkenning enkel facturen in bijlagen van de mail!
De grootte van een bijlage, doorgestuurd voor herkenning, is beperkt tot 2MB .
Bijlagen groter dan 2MB dan worden als 'niet herkend' in de import folder geplaatst.

Documenten verzonden naar het OCR-adres van het dossier komen in het Document Management System terecht in een specifieke OCR-map.
Documenten in die map worden automatisch verwerkt. Hou wel rekening met een zekere verwerkingstijd, afhankelijk van het aantal doorgestuurde documenten.
Voor een optimale herkenning is het belangrijk dat jouw BTW nummer, zoals vermeld in de aangeboden factuur overeenstemt met het BTW nummer van jouw dossier.

De herkenningsoftware maakt van het doorgestuurde document een boekingsvoorstel (UBL-document) dat in de standaard Import Viewer van Octopus geplaatst wordt voor verdere verwerking.
Uiteraard kan je meerdere documenten doorsturen ter herkenning.

Vanuit de import viewer kunnen de herkende documenten worden verwerkt zoals een doorgestuurde e-Invoice (elektronische factuur).
Documenten die je niet wilt laten herkennen, kunnen nog altijd naar de gewone mailbox gestuurd worden (uid-.....@import.octopus.be)
De werkwijze voor de verdere verwerking staat hier uitvoerig beschreven.

Tips voor optimale herkenning van documenten

Belangrijk: enkel documenten in PDF formaat worden verwerkt door de herkenning software. Andere bestandsformaten worden automatisch in de gewone import viewer geplaatst.
Voor een optimale herkenning van documenten dienen bij het inscannen volgende punten in acht genomen te worden:

Minstens 300Dpi

Recto/verso scans

Kleur

PDF bestand

Niet gecomprimeerd

Whitepage removal 'Disabled/Uit'

Toelichting voor gebruikers die werken met de herkenning van ADM-software