Handleiding Document Management System

Het Document Management System (DMS) is een uitbreiding op de Octopus Boekhoudsoftware.

In deze module kan je documenten (JPG, JPEG, PNG, GIF, XLS, DOC, …) koppelen aan boekingen, relaties, dossiers, afschrijvingen en meer.

Bekijk hier een korte video die de voordelen van DMS en het werken met meerdere vensters toelicht.

Activatie en gebruik

DMS is automatisch actief en gratis voor externe dossiers (gebruikersnamen beginnend met U.. of K..). Enkel extra opslag is betalend.

Voor kantoren die DMS willen gebruiken op interne dossiers (zonder klantentoegang) zijn de voorwaarden beschikbaar via hun relatiebeheerder (sales@octopus.be).

E-facturen en Peppol

E-facturen die voldoen aan het Peppol‑platform worden automatisch verzameld in de map 'DMS > Inkomende Peppol Documenten '.

Hiervoor moet het dossier wel geregistreerd zijn via een Access Point.

Ook de verwerking van elektronische facturen (e-invoice) in e-fff UBL‑formaat wordt ondersteund.

Soorten documenten

Je kan verschillende documenttypes verwerken, zoals:

•gescande facturen in PDF,

•Word-documenten,

•Excel‑bestanden,

•afbeeldingen.

Documenten aanleveren

•Documenten die via het Octopus klantenportaal worden toegevoegd, kunnen zonder meerprijs worden ingeboekt.

•Documenten kunnen ook rechtstreeks naar het dossier‑e-mailadres worden doorgestuurd. Ze verschijnen meteen online in de Document Import Viewer (ToDo Box).

Volledige functionaliteit van DMS

Naast bovenstaande mogelijkheden biedt DMS ook:

•Koppelen van documenten na het boeken

•Koppelen van documenten aan andere items dan boekingen

•Het gebruik van de Document Viewer

•Beheer van inkomende Peppol documenten en uitgaande Peppol documenten (enkel indien geregistreerd op het Peppol netwerk)

•DMS - Archief. Het DMS is uitgebreid met een Document Archief waar je Octopus rapporten kan bewaren en gemakkelijk raadplegen

•Met de Document Audit kan men kan men op een eenvoudige manier een overzicht krijgen van de verwerking van documenten in het DMS.

De voordelen

Lokaal opgeslagen bestanden kunnen op een zeer gebruiksvriendelijke manier in een Octopus‑dossier worden bewaard.

Dit kan zowel tijdens het ingeven van boekingen (aankoop, verkoop, …) als nadien, wanneer de boekingen al werden ingebracht.

Documenten kunnen niet alleen aan boekingen worden gekoppeld, maar ook aan andere Octopus‑elementen zoals dossiers, relaties, investeringen, artikels en boekjaren.

Van alle gekoppelde documenten wordt automatisch een versie op de Octopus‑servers bewaard.

Daardoor zijn ze altijd en overal raadpleegbaar, ongeacht de locatie of de gebruiker die toegang heeft tot het dossier.

Deze werkwijze laat toe dat de ondernemer zelf documenten invoert en koppelt, terwijl het adviserend kantoor ze meteen kan raadplegen.

Dit bevordert de samenwerking tussen ondernemer en boekhouder/accountant op een optimale manier.