Handleiding Document Management System

Document management System (DMS) is een aanvulling op Octopus Boekhoudsoftware.
Hier kan je een korte video bekijken die de voordelen van het DMS én het werken met meerdere vensters toelicht.

DMS is automatisch actief en gratis voor externe dossiers (dossiers met gebruikersnaam beginnend met U.., K..) met slechts een kleine meerprijs voor extra opslag.
Deze module laat je toe documenten (JPG , JPEG, PNG , GIF, XLS, DOC, ...) te koppelen aan boekingen, relaties, dossiers, afschrijvingen en dergelijke meer.

Kantoren (boekhouders, accountants) die DMS wensen te gebruiken op Interne dossiers (zonder toegang van een klant) kunnen de voorwaarden bekomen via hun realtieverantwoordelijke (sales@octopus.be).

Indien je e-facturen ontvangt conform het Peppol platform dan kan je die direct terugvinden in een specifieke Map in het octopus DMS systeem via menu 'DMS, Inkomende Peppol Documenten'.
Je dient dan wel geregistreerd te zijn via een Access Point.

Ook wordt het verwerken van elektronische facturen (e-invoice) volgens e-fff UBL formaat beschreven.
De documenten kunnen eerder gescande facturen zijn in .pdf formaat maar ook Word documenten, Excel rekenbladen, afbeeldingen.

Het inboeken van documenten beschikbaar gesteld via de Octopus App is een standaard functie - zonder meerprijs.
Documenten kunnen ook direct worden doorgestuurd naar het mailbox adres van het dossier.
De doorgestuurde documenten zijn direct online beschikbaar via de Document Import Viewer (ToDo Box).

De volledige functionaliteit van DMS omvat bovenop bovenstaande mogelijkheden ook:

•Koppelen van documenten na het boeken

•Koppelen van documenten aan andere items dan boekingen

•Het gebruik van de Document Viewer

•Beheer van inkomende Peppol documenten en uitgaande Peppol documenten (enkel indien geregistreerd op het Peppol netwerk)

•DMS - Archief. Het DMS is uitgebreid met een Document Archief waar je Octopus rapporten kan bewaren en gemakkelijk raadplegen

•Met de Document Audit kan men kan men op een eenvoudige manier een overzicht krijgen van de verwerking van documenten in het DMS.

De voordelen

Lokaal aanwezige bestanden kunnen op een zeer gebruiksvriendelijke manier in Octopus in een dossier bewaard worden.
Dit kan tijdens het invoeren van boekingen (aankoop, verkoop,…) maar ook nadat boekingen reeds ingebracht zijn.

Behalve bij boekingen kunnen documenten ook gekoppeld worden aan andere Octopus elementen zoals dossiers, relaties, investeringen, artikels, boekjaren,...
Van alle gekoppelde documenten staat er een versie op de Octopus servers.
Ze zijn dan ook altijd en overal raadpleegbaar, ongeacht de locatie of de gemachtigde gebruiker die toegang heeft tot het dossier.

Op die manier kan een ondernemer instaan voor het inbrengen/koppelen van de documenten en kan het adviserend kantoor direct toegang krijgen tot die documenten.
Uiteraard komt dit de samenwerking tussen ondernemer en boekhouder/accountant optimaal ten goede.