•Op de volgende pagina’s wordt de in te typen tekst weergegeven met het lettertype:
"Privé documenten…"
Je typt dan de aangegeven tekst zonder de aanhalingstekens.
•Instructies via de Menubalk worden als volgt weergegeven:
"Bestand, Opslaan als…"
Dit wil dus zeggen: Klik in het menu 'Bestand', klik vervolgens op 'Opslaan als…'.
•Sneltoets combinaties worden als volgt weergegeven:
< CTRL SHIFT A >
Dit wil dus zeggen: op het toetsenbord tegelijkertijd indrukken van de CTRL‑toets, de SHIFT‑toets en de A‑toets.
•Als de invoegpositie (cursor) verplaatst moet worden, wordt dit expliciet aangegeven. Als tekst geselecteerd moet worden, dan zal dit duidelijk worden aangegeven.
•Tenzij anders vermeld, gebruik je altijd je linkermuisknop om te klikken.
Aanbevolen schermresolutie
De weergave van Octopus is optimaal afgestemd op een schermresolutie van 1024 bij 768 pixels.
Als je met een lagere resolutie werkt, moet je de schuifbalken gebruiken om de schermen volledig te kunnen zien.
Toelichting schermen
Op de volgende pagina's worden de verschillende onderdelen van het scherm nader belicht.
In een duidelijke stap-voor-stap methode zal je vervolgens kennis maken met al de mogelijkheden van het Octopus programma.
1. Zoekknop
2. Zoekveld
3. Vernieuwen/herwerken
4. Aanpassen kolombreedte
5. Sorteren
6. Geopende tabbladen
7. Online Help
Tabbladen sluiten
Geopende tabbladen kan je sluiten door te klikken op het kruisje of met de toetscombinatie <Ctrl> + <F4>
In Octopus kan je extra vensters openen en op die manier gemakkelijk op meerdere schermen werken.
Bv. Lijsten op een scherm en boekingen op een ander scherm.
De eenvoudigste manier om in een extra venster te werken, is door een in Octopus geopend tabblad te slepen (click and drag) naar een nieuwe locatie.
Het kan ook met de toetscombinatie <Ctrl> + <1> voor een 1ste extra venster en <Ctrl> + <2> voor een 2de extra venster.
In overzichtslijsten kan gezocht worden naar specifieke gegevens met de knop 'Zoeken' of in het zoekvenster.
In het Zoekveld kan men een aantal tekens ingeven voor selectie. Wordt dit voorafgegaan door een asterisk (*), dan zal die tekst gezocht worden in alle velden van de lijst, onafgezien de startpositie waarin gezocht wordt.
Zo zal zoeken in de overzichtslijst van de rekeningen bij ingeven van '61' alle rekeningen weergeven beginnend met rekeningnummer '61'.
Ingave van '*auto' zal alle rekeningen weergeven waar de tekens 'auto' voorkomen in de omschrijving (zie bovenstaand voorbeeld).
Sorteren van overzichtslijsten / Aanpassen kolombreedte
De volgorde waarin de gegevens in een overzichtslijst getoond worden, is in de kop van de lijst aangegeven met een driehoekje met de punt naar boven (gegevens oplopend van A tot Z).
Als je de gegevens volgens een andere kolom wilt sorteren, dan volstaat het te klikken op de kop van die kolom.
Om de sorteervolgorde om te keren (gegevens aflopend van Z naar A), klik je nogmaals op de kolomkop. Het driehoekje wijst dan met de punt naar beneden.
Om de kolombreedten aan te passen, kan je het scheidingsstreepje verslepen.
Vernieuwen overzichtslijsten.
Bij het invoeren van nieuwe rekeningen, btw-codes, relaties e.d. kan het gebeuren dat de overzichtslijst niet direct het net ingebrachte item toont.
Je kan de lijst dan laten ‘vernieuwen’ door het aanklikken van de knop ‘Herwerken’.
Weergeven details
Details van gegevens uit een lijst kan je oproepen door te dubbelklikken op de betreffende lijn.
In onderstaand voorbeeld worden de details van een rekeningnummer opgevraagd.
Blader door de details met de knoppen 'Vorige' en 'Volgende'.
Als je graag de details wilt zien en wijzigingen wilt aanbrengen, gebruik je de knop 'bewerken'.
1. Bewerken details
2. Openen zoeklijst
3. Openen keuzelijst
4. Bladeren in details
Zoeklijsten
Als er voor een in te vullen veld een zoeklijst ter beschikking is, dan kan die worden geopend door te klikken op de knop met het vergrootglas (aan de rechterkant van het veld).
•Als je in het veld staat, kan je deze zoeklijst ook openen door op het toetsenbord de F2 knop in te drukken.
•Als je in het veld al een aantal tekens ingegeven hebt, dan zal de 'F2'-toets alleen de gegevens laten zien die starten met ingebrachte tekens.
Keuzelijsten
Als er een keuzelijst ter beschikking is, dan kan deze worden geopend door te klikken op de pijl (aan de rechterkant van het veld).
•Als je in het veld staat, kan je de keuzelijst ook openen door op het toetsenbord de spatiebalk in te drukken.
Foutmelding / Aandachtspunt
Als je in een veld een foutieve waarde ingeeft, of een verplicht in te vullen veld leeg laat, dan zal dit veld in het rood worden getoond.
Als je de muisaanwijzer over dit rood getoonde veld plaatst zal een foutmelding worden weergegeven in een infovenster.
Diezelfde foutmelding verschijnt meestal eveneens in de statusbalk.
In onderstaand scherm is het een datum die niet overeenstemt met de boekingsperiode. De melding is eerder een aandachtspunt maar belet niet dat de boeking kan uitgevoerd worden.
1. Verplicht veld
2. Melding
Datums worden altijd weergegeven onder de vorm dag/maand/jaar.
Als je telkens 2 tekens ingeeft voor dag of maand moet je geen schuine strepen intypen.
Bv: 15022003 zal automatisch als 15/02/2003 weergegeven worden.
Als je als datum enkel '1502' ingeeft en vervolgens naar een volgend veld gaat dan zal automatisch het huidige jaar aangevuld worden.
Behalve overtypen van een ingebrachte datum kan deze ook worden aangepast met de cursortoetsen op het toetsenbord.
Bv. Als je met de cursor op het maandgedeelte van een datum staat kan je naar een volgende of vorige maand gaan door het gebruik van de toets é of ê .
Rekenmachine
In de velden in de Octopus boekingsschermen waar bedragen moeten ingegeven worden kan je ook gebruik maken van een ingebouwde rekenmachine.
Het volstaat het ingeven te beginnen met een gelijkheidssteken (=) en vervolgens een formule in te geven.
bv.: =12+8.5+14
Als bewerkingstekens kan je gebruik maken van +-*/ en zelfs werken met haakjes ()