Algemene informatie over de verwerking van e-facturen, het Mercurius-platform van de overheden en het gebruik van het Peppol-netwerk kan je hier vinden.
In deze topic staat aanvullende informatie over een aantal voorafgaande instellingen vooraleer je de e-facturen kan doorsturen.
Registreer jouw onderneming op het Peppol-netwerk via Octopus.
Om een factuur te verzenden als e-factuur naar het Peppol-netwerk dien je vooraf geregistreerd te zijn op een Peppol Acces Point.
Octopus is erkend dienstverlener - Acces Point- voor het verzenden en ontvangen van documenten (e-facturen) conform het Peppol-formaat.
Je kan je gratis registreren op het Octopus Acces Point (AP) via het menu 'Bestellen, Registreer uw digitale postbus op Peppol'
De registratie is meteen actief.
Peppol (e-facturatie aan overheden): noodzakelijk informatie 'Order reference'
Een factuur doorgestuurd naar het Peppol-platform moet een 'Order Referentie' bevatten.
Hiervoor wordt bij het opmaken van een factuur het veld 'Commentaar' gebruikt. Wanneer dit veld geen waarde bevat zal Octopus een NULL-waarde invullen.
Gebruik je het veld 'Commentaar' al voor andere informatie dan kan je een specifiek veld 'Order Reference' aanmaken zoals hieronder beschreven.
Aanmaken specifiek veld Order Reference'
Dit veld dient voorafgaand aangemaakt te worden via het menu 'Beheer, velden'.  Peppol: Opname veld 'Order Reference' in verkoopdagboek Het aangemaakte veld 'order_reference' dient nog gekoppeld te worden aan het verkoopdagboek zoals hier beschreven. In onderstaande afbeelding zie je de toevoeging van het gebruikersveld via 'Beheer, dagboeken'  |
Verkoopdagboek: vermelding Bank details
Via 'Beheer, Dagboeken' dien je voor het gebruikte verkoopdagboek ook de Bank details in te vullen.
Deze informatie is nodig opdat jouw klant de juiste betalingsgegevens zou gebruiken.
Meer informatie daarover kan je hier vinden.
Verzenden e-facturen via Peppol naar klanten
Voor de klant naar wie je een e-factuur wilt sturen via het Peppol-netwerk dien je bij 'Beheer, Relaties' de keuze bij 'Verzendingswijze documenten' in te stellen op 'Verzenden via Peppol-netwerk'.
Als bij die keuze een groen vinkje verschijnt wil dat zeggen dat die klant inderdaad geregistreerd is bij Peppol en het document via die weg kan verzonden worden.
Verschijnt er geen vinkje dan is de klant niet geregistreerd. Is hij ook octopus klant dan kan hij zich vanuit Octopus gratis registreren zoals hierboven beschreven.
Automatische controle klanten: geregistreerd op Peppol
Vanuit het overzicht van de relaties (menu 'Beheer, Relaties') kan je automatisch opzoeken of klanten toegang hebben tot het Peppol-netwerk.
Dit laat toe voor de geregistreerde klanten facturen rechtstreeks te verzenden via het Peppol-netwerk.
1. Klik om de controle te starten. Alle Klanten worden geverifieerd op het Peppol-netwerk
2. Een lijst van de geregistreerde klanten wordt getoond
Bij de controle worden alle relaties, die aangeduid zijn als 'Klant' geverifieerd op hun inschrijving op het Peppol-netwerk.
Voor geregistreerde klanten wordt de 'Verzendingswijze documenten' automatisch ingesteld op 'Verzenden via Peppol-netwerk'.
Peppol: vermelding 'Order Referentie' op de factuur
Als de factuur verzonden wordt naar het Mercurius-platform van de overheid moet je op de factuur de order Referentie ingeven.
Dit doe je bij het aanmaken van de factuur op het tabblad 'velden'.
Het uiteindelijk verzenden van de factuur via het Peppol-netwerk staat hier beschreven.
Inkomende Peppol documenten
Indien je gebruik maakt van Het Peppol-netwerk voor het verzenden en ontvangen van elektronische documenten dan komen de via dat netwerk ontvangen documenten in het Octopus Document Management System (DMS) terecht in een specifieke locatie 'Inkomende Peppol Documenten'.
Indien ze daar worden geaccepteerd komen ze in de Document Import Viewer waar ze op de gekende manier kunnen worden verwerkt in Octopus.