Octopus Accountancy - Handleiding

e-facturen via Mercurius / Peppol platform

e-facturen via Mercurius / Peppol platform

Previous topic Next topic  

e-facturen via Mercurius / Peppol platform

Previous topic Next topic  

Algemene informatie over de verwerking van e-facturen, het Mercurius platform van de overheden en het gebruik van het Peppol netwerk kan u hier vinden.

 

In deze topic staat aanvullende informatie over een aantal voorafgaande instellingen vooraleer u de e-facturen kan doorsturen.

Mercurius: noodzakelijk informatie 'Order reference'

Een factuur doorgestuurd naar het Mercurius platform moet een Order Referentie bevatten.

Hiervoor wordt bij het opmaken van een factuur het veld 'Commentaar gebruikt'.

Gebruikt u het veld 'Commentaar' al voor andere informatie dan kan u een specifiek veld 'Order Reference' aanmaken zoals hieronder beschreven.

 

Aanmaken specifiek veld Order Reference'

Dit veld dient voorafgaand aangemaakt te worden via het menu 'Beheer, velden'.

Belangrijk is dat de template code (order_reference) precies overeenkomt met de template code in onderstaande afbeelding.

 

FMeIMeP01

 

Mercurius: Opname veld 'order reference' in verkoopdagboek

Het aangemaakte veld 'order_reference' dient nog gekoppeld te worden aan het verkoopdagboek zoals hier beschreven.

In onderstaande afbeelding ziet u de toevoeging van het gebruikersveld via 'Beheer, dagboeken'

 

FMeIMeP02

 

Verkoopdagboek: vermelding Bank details

Via 'Beheer, Dagboeken' dient u voor het gebruikte verkoopdagboek ook de Bank details in te vullen.

Deze informatie is nodig opdat uw klant de juiste betalingsgegevens zou gebruiken.

Meer informatie daarover kan u hier vinden.

Mercurius / Peppol: Registratie via Octopus op Peppol

Om een factuur te verzenden als e-factuur naar het Mercurius platform dient u vooraf geregistreerd te zijn op een Peppol Acces Point.

Octopus is erkend dienstverlener - Acces Point- voor het verzenden en ontvangen van documenten (e-facturen) conform het Peppol-formaat.

 

U kan zich zich gratis registreren op het Octopus Acces Point (AP) via het menu 'Bestellen, Registreer uw digitale postbus op Peppol'

De registratie is direct actief.

 

Verzenden e-facturen via Peppol naar klanten

Voor de klant naar wie u een e-factuur wilt sturen via het Peppol netwerk dient u bij 'Beheer, Relaties' de keuze bij 'Verzendingswijze documenten' in te stellen op 'Verzenden via Peppol netwerk'.

Als bij die keuze een groen vinkje verschijnt wil dat zeggen dat die klant inderdaad geregistreerd is bij Peppol en het document via die weg kan verzonden worden.

Verschijnt er geen vinkje dan is de klant niet geregistreerd. Is hij ook octopus klant dan kan hij zich vanuit Octopus gratis registreren zoals hierboven beschreven.

 

FMeIMeP03

Automatische controle klanten: geregistreerd op Peppol

Vanuit het overzicht van de relaties (menu 'Beheer Relaties') kan men automatisch opzoeken of klanten toegang hebben tot het Peppol netwerk.
Dit laat toe voor de geregistreerde klanten facturen rechtstreeks te verzenden via het Peppol netwerk.

BehRel10

1. Klik om de controle te starten. Alle Klanten worden geverifieerd op het Peppol netwerk

2. Een lijst van de geregistreerde klanten wordt getoond

 

Bij de controle worden alle relaties, die aangeduid zijn als 'Klant' geverifieerd op hun inschrijving op het Peppol netwerk.

Voor geregistreerde klanten wordt de 'Verzendingswijze documenten' automatisch ingesteld op 'Verzenden via Peppol netwerk'.

Mercurius: vermelding Order Referentie op de factuur

Als de factuur verzonden wordt naar het Mercurius platform van de overheid moet u op de factuur de order Referentie ingeven.

Dit doet u bij het aanmaken van de factuur op het tabblad 'velden'

 

FMeIMeP04

 

Het uiteindelijk verzenden van de factuur via het Peppol netwerk staat hier beschreven.

Inkomende Peppol documenten

Indien u gebruik maakt van Het Peppol netwerk voor het verzenden en ontvangen van elektronische documenten dan komen de via dat netwerk ontvangen documenten in het Octopus Document Management System (DMS) terecht in een specifieke locatie 'Inkomende Peppol Documenten'

Indien ze daar worden geaccepteerd komen ze in de Document Import Viewer waar ze op de gekende manier kunnen worden verwerkt in Octopus.