Handleiding Facturatie module

De facturatie module is een optionele aanvulling op Octopus Boekhoudsoftware.

Met Octopus Facturatie kunnen er facturen aangemaakt en afgedrukt worden, kan je leveringsbonnen en rappels genereren en facturen rechtstreeks doorboeken naar de boekhouding.

e-facturen volgens Peppol formaat

Indien je geregistreerd bent voor het verzenden van e-facturen via het Peppol-netwerk dan kan je de aangemaakte facturen via het Access point direct verzenden als Peppol e-facturen.
Op die manier kan je facturen sturen naar het Mercurius platform van de overheid.
Je moet wel vooraf gerigstreerd zijn op het Mercurius platform.

Jouw klant (ontvanger) dient ook geregistreerd te zijn bij een Access Point provider zoals Octopus.

Meer informatie over het verzenden van e-facturen in het Peppol-formaat kan je hier vinden.

Naar jou doorgestuurde facturen via het Peppol-netwerk komen direct beschikbaar in het Octopus Document Management System.

Elektronische facturen

Facturen kunnen als elektronische facturen aangemaakt worden (UBLBE formaat). Dit resulteert in de aanmaak van een specifiek xml-bestand.
Met een automatisch gegenereerde mail kan de toegang tot deze elektronische factuur doorgestuurd worden naar jouw klant.
Indien je klant beschikt over een boekhoudprogramma met de functionaliteit voor het verwerken van elektronische facturen volgens de UBLBE-norm kan je factuur door jouw klant met een klik geboekt worden in zijn boekhouding.
Uiteraard kan je zelf als Octopus gebruiker ook automatisch facturen van je leveranciers verwerken indien die opgemaakt zijn volgens deze norm.

Meer informatie over deze norm kan je hier vinden.

Het uitzicht van de facturen, leveringsbonnen of rappels kan je zelf aanpassen. Hiervoor is binnen de toepassing een gebruiksvriendelijke editor ingebouwd.
Indien meerdere verkoop- of leveringsdagboeken zijn aangemaakt dan kunnen per dagboek afzonderlijke sjablonen (layout templates) worden aangemaakt.
Als je rappels wil aanmaken, dan zal je hiervoor moeten opgeven wat eventuele rappelkosten zijn, e.d.

Facturen worden aangemaakt op basis van artikels en die zijn dan weer in te delen in artikelgroepen.
Wil je gebruik maken van artikels dan moeten deze ook eerst worden ingegeven.
Detaillijnen van facturen kunnen ook worden ingegeven zonder dat daarvoor artikels zijn ingebracht.

Op de facturen kunnen behalve detailgegevens van artikels en relaties ook eigen aangemaakte ‘gebruikersvelden’ worden opgenomen.
Deze zullen dan eerst dienen gedefinieerd te worden.

Facturen worden aangemaakt in een specifiek verkoopdagboek. Ook dit zal je juist moeten instellen.

Vooraleer met de facturatie module van Octopus aan het werk te kunnen gaan zijn er dus een aantal voorafgaande instellingen noodzakelijk.
In deze handleiding worden al die stappen doorlopen.