Alle btw-plichtigen moeten een aangifte indienen overeenstemmend met hun intracommunautaire handel, behalve indien zij een bepaalde drempel, vastgesteld op jaarbasis, niet overschrijden.
Dat is de Intrastat aangifte.

Op de website van de Nationale Bank kan je hier gedetailleerde informatie vinden over de verplichtingen en de te gebruiken goederencodes.

Octopus  is geschikt om bij aankoop- en verkoopboekingen de nodige informatie in te geven zodat deze gegevens ook opgenomen worden in de verplichte aangiftes.
Indien je gebruik maakt van de optionele facturatie module kan je ook daar, bij het aanmaken van de verkoopfactuur, de nodige informatie ingeven.

Voorafgaande instellingen.

Beheer Boekjaren

Via het menu 'Beheer, Boekjaren' geef je aan welke Intrastat aangiftes dienen te gebeuren.

Facturatie module

Indien je Intrastat aangifte voor verkopen dient in te geven én gebruik maakt van de facturatie module voor het aanmaken van uw verkoopfacturen dan is daar ook een voorafgaande instelling nodig.

Je dient via het menu 'Beheer, Dagboeken' op het tabblad 'Facturatievelden' aan te duiden dat je gebruik wil maken van 'Kostenplaatsen'.
Dit is omdat de Intrastat verwerking intern gebruik maakt van deze functionaliteit.
Er zijn geen andere instellingen nodig met betrekking tot kostenplaatsen.

Verwerking bij Aankoop- of Verkoopboeking

Bij het ingeven van een aankoopboeking die gebruik maakt van een btw-code met verwijzing naar Vak 86, 84, 46 of 48 dien je met de knop 'KP' (kostenplaats) de fiche op te roepen voor het ingeven van de details voor de Intrastat aangifte.
Indien btw-vakken 46 of 86 gebruikt worden in de boeking dan zal bij het uitvoeren van de boeking (F12) de in te vullen fiche getoond worden tenzij je deze al had ingevuld via de Kostenplaats-knop.

1. Klik op de knop 'KP' om de fiche op te roepen
2. Klik om de door u gebruikte codes op te roepen
3. Klik om een code toe te voegen uit de standaardlijst
4. Vervoerswijze en Incoterms dienen enkel ingevuld te worden indien je een Extended aangifte dient te doen
5. Sluit de fiche
6. Voer de boeking uit

Meer details over het ingeven van een boeking kan je hier vinden.

Verwerking bij het opmaken van een verkoop factuur

Indien je gebruik maakt van de facturatie module en daar gebruik maakt van een btw-code met verwijzing naar Vak 86, 84, 46 of 48  dan dien je met de knop 'KP' (kostenplaats) de fiche op te roepen voor het ingeven van de details voor de Intrastat aangifte.
De fiche is vrij gelijkaardig aan  de fiche hierboven beschreven.

Aangifte / Lijsten

De Intrastat aangifte wordt opgeroepen via menu 'Lijsten, Intrastat Aangifte'.

Bij type listing dien je aan te geven of het gaat om een aangifte als 'Intrastat Verzender' of 'Intrastat Ontvanger'.
De lijst kan opgevraagd worden met of zonder details.

Met de knop 'Exporteren Intrastat' wordt het bestand aangemaakt dat dient voor ingave via de specifieke website van de Nationale Bank van België voor aangifte van statistische rapporteringen (Onegate).

1. Kies het type listing
2. Kies de aan te geven periodes
3. Geef indien nodig details weer
4. Genereer de lijst
5. Exporteer het bestand voor elektronische aangifte via Onegate