Beheer Dagboeken

Als Octopus gebruiker hebt u toegang gekregen tot het door u aangevraagde dossier.
Standaard werd er ook een Aankoop- en een Verkoopdagboek aangemaakt.
U kan wijzigingen aanbrengen aan de instellingen van de aangemaakte dagboeken en kan uiteraard zelf de nodige extra dagboeken aanmaken.
Via het detailscherm van het dagboek kan men ook de laatst aangemaakte boeking in dat dagboek verwijderen.

Aanmaken dagboek

In onderstaand voorbeeld wordt er een extra - financieel - dagboek aangemaakt.

Via het menu 'Beheer, Dagboeken' wordt er een lijst van de reeds aangemaakte dagboeken getoond.

BehDgb01

1. Klik op 'Nieuw' om een nieuw dagboek aan te maken

2. Klik op 'Bewerken' om de details aan te passen

3. Klik op 'Opslaan' om uw wijzigingen te bewaren

Vrijgeven dagboek:
Indien een Octopus sessie niet op een normale manier is beëindigd wordt het dagboek gedurende een bepaalde periode vergrendeld.
Indien men met dezelfde gebruikersnaam opnieuw aanmeldt, krijgt men daarvan een melding.
Het is nu mogelijk om zelf – zonder interventie van Octopus – deze vergrendeling op te heffen:
Via het menu ‘Beheer, Dagboeken’ kiest men het gewenste dagboek en in de details klikken we op ‘vrijgeven dagboek’.

Type

Keuzelijst waarmee men aangeeft over welk soort dagboek het gaat:

•	A Aankoop dagboek

•	V Verkoop dagboek

•	F Financieel dagboek

•	D Divers dagboek

•	L Leveringsbon dagboek (zie specifieke handleiding Facturatiemodule)

Naam

Dagboeknummer. Beginletter moet A, V, F, D of L zijn. Bv: F1

Omschrijving

Een vrij in te brengen omschrijving voor dit dagboek.

•	De omschrijving moet voor minstens één taal ingevuld worden.

Actieve periode

Actieve periode voor boeking in dit dagboek. Deze periode zal worden voorgesteld bij de eerstvolgende boeking maar kan dan worden aangepast.

Beveiligd tot periode

Eventueel op te geven tot welke periode dit dagboek beveiligd is.

Er kan enkel geboekt worden in periodes die groter zijn dan de beveiligde periode. Dit is omkeerbaar en kan dus permanent aangepast worden.

Indien men toch nog in een eerder beveiligde periode boekingen wenst uit te voeren dan moet men dit hier opnieuw wijzigen.
Beveiligen van aankoop- en verkoopdagboeken kan men ook uitvoeren bij het opvragen van de btw-aangifte.

Gesloten tot periode

Dit wordt informatief weergegeven. Het sluiten van periodes is definitief door het afsluiten van het boekjaar (Menu: 'Boekjaar, Afsluiten boekjaar')

Nummer volgende boeking

Hier kan ingegeven worden met welk nummer de volgende boeking zal gebeuren.

Normaal wordt het boekingsnummer bij boekingen automatisch altijd gelijk gesteld aan het vorige nummer vermeerderd met 1. Als men toch een hoger nummer wil gebruiken voor de volgende boeking dan kan hier het nieuwe volgnummer worden ingesteld.

•	Het 'Nummer volgende boeking' moet altijd hoger zijn dan het laatst gebruikte nummer!

Rekening

Enkel voor Financieel dagboek.

Het rekeningnummer dat gekoppeld is aan dit dagboek (vb. 550001).

Bank Details

Extra informatie noodzakelijk in te vullen voor wie ook de Banking module gebruikt (zie ook de specifieke handleiding Banking module).

Dit tabblad zal enkel worden getoond bij een eerder aangemaakt financieel dagboek.

Indien men een nieuw financieel dagboek aanmaakt zal men dat dus eerst moeten opslaan vooraleer dit tabblad weergegeven wordt.

Verkoopdagboek

Bij het aanmaken van een verkoopdagboek zijn er nog een aantal specifieke parameters.

Indien men ook de optionele facturatie module gebruikt om in Octopus de verkoopfacturen aan te maken dan dienen er geen verkoopboekingen meer worden ingebracht. De aangemaakte facturen kunnen immers met een paar muisklikken automatisch worden omgezet naar verkoopboekingen.

Specifieke parameters voor een verkoopdagboek bij gebruik van de Facturatie module

Bij gebruik van de optionele facturatie module dient men op de detailfiche 'Algemeen' van het dagboek aan te geven dat dit dagboek zal gebruikt worden voor het maken van Facturen in plaats van het inbrengen van verkoopboekingen.

Selecteer bij het keuzeveld 'Invoer Type' Facturen (Exclusief BTW)

BehDgb03

Bij gebruik van de facturatie module kan men facturen als e-invoice (elektronische factuur) verzenden.

Indien men dit wenst te doen dan dient men op de detailfiche 'Bank Details' al de nodige details over de eigen bank in te vullen.

Meer details over het elektronisch versturen van facturen zijn beschreven in de Handleiding facturatie module.

BehDgb05

Bij gebruik van de facturatie module kan men zelf 'gebruikersvelden' aanmaken die al dan niet op de factuur zullen afgedrukt worden.

Wil men deze velden ook weergeven op het scherm voor het ingeven van facturen dan zal men dit op de detailfiche 'Facturatie Velden' moeten aangeven.

Meer details hierover zijn beschreven in de Handleiding Facturatie module.

BehDgb04

Kasdagboek

Indien een financieel dagboek wordt aangemaakt en hier een rekening wordt ingegeven beginnend met 57 dan zullen boekingen voor dit dagboek een afwijkend volgnummer krijgen.

De normale, door Octopus samengestelde nummering voor boekingen in een kasdagboek is altijd: jaar/dagboeknummer/volgnummer. Vb.: 2002/A1/15

Voor kasboekverrichtingen waar slechts één boeking per dag gebeurt, is dit:

jjjjmmdd. Vb.: 20090714

•	Bij het aanmaken van een financieel dagboek voor kasverrichtingen met bijvoorbeeld rekeningnummer 570001 moet men zelf het eerstvolgende volgnummer correct ingeven in het veld 'Nummer volgende boeking'.

•

Verwijderen boeking

In het detailscherm kan men met de knop 'Verwijder laatste document' de laatst ingebrachte boeking in het dagboek verwijderen.

Door deze functie meermaals uit te voeren, kunt u meerdere boekingen verwijderen.