Beheer Dagboeken

Als Octopus gebruiker heb je toegang gekregen tot het door jou aangevraagde dossier.
Standaard werd er ook een Aankoop- en een Verkoopdagboek aangemaakt.
Je kan wijzigingen aanbrengen aan de instellingen van de aangemaakte dagboeken en je kan uiteraard zelf de nodige extra dagboeken aanmaken.
Via het detailscherm van het dagboek kan je ook de laatst aangemaakte boeking in dat dagboek verwijderen.

Aanmaken dagboek

In onderstaand voorbeeld wordt er een extra - financieel - dagboek aangemaakt.
Via het menu 'Beheer, Dagboeken' wordt er een lijst van de reeds aangemaakte dagboeken getoond.

1. Klik op 'Nieuw' om een nieuw dagboek aan te maken
2. Klik op 'Bewerken' om de details aan te passen
3. Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen te bewaren

Vrijgeven dagboek:
Indien een Octopus sessie niet op een normale manier is beëindigd wordt het dagboek gedurende een bepaalde periode vergrendeld.
Indien je je met dezelfde gebruikersnaam opnieuw aanmeldt, krijg je daarvan een melding.

Het is mogelijk om zelf – zonder interventie van Octopus – deze vergrendeling op te heffen:
Via het menu ‘Beheer, Dagboeken’ kies je het gewenste dagboek en in de details klik je op ‘vrijgeven dagboek’.

Type	Keuzelijst waarmee je aangeeft over welk soort dagboek het gaat: •A Aankoop dagboek •V Verkoop dagboek •F Financieel dagboek •D Divers dagboek •L Leveringsbon dagboek (zie specifieke handleiding Facturatiemodule)
Naam	Dagboeknummer. Beginletter moet A, V, F, D of L zijn. Bv: F1
Omschrijving	Een vrij in te brengen omschrijving voor dit dagboek. •De omschrijving moet voor minstens één taal ingevuld worden.
Actieve periode	Actieve periode voor boeking in dit dagboek. Deze periode zal worden voorgesteld bij de eerstvolgende boeking maar kan dan worden aangepast.
Beveiligd tot periode	Eventueel op te geven tot welke periode dit dagboek beveiligd is. Er kan enkel geboekt worden in periodes die groter zijn dan de beveiligde periode. Dit is omkeerbaar en kan dus permanent aangepast worden. Indien je toch nog in een eerder beveiligde periode boekingen wenst uit te voeren dan moet je dit hier opnieuw wijzigen. Beveiligen van aankoop- en verkoopdagboeken kan je ook uitvoeren bij het opvragen van de btw-aangifte.
Gesloten tot periode	Dit wordt informatief weergegeven. Het sluiten van periodes is definitief door het afsluiten van het boekjaar (Menu: 'Boekjaar, Afsluiten boekjaar')
Nummer volgende boeking	Hier kan ingegeven worden met welk nummer de volgende boeking zal gebeuren. Normaal wordt het boekingsnummer bij boekingen automatisch altijd gelijk gesteld aan het vorige nummer vermeerderd met 1. Als je toch een hoger nummer wil gebruiken voor de volgende boeking dan kan je hier het nieuwe volgnummer instellen. •Het 'Nummer volgende boeking' moet altijd hoger zijn dan het laatst gebruikte nummer!
Rekening	Enkel voor Financieel dagboek. Het rekeningnummer dat gekoppeld is aan dit dagboek (vb. 550001).
Munt	Enkel voor financiële dagboeken. Selecteer hier eventueel de vreemde munt die van toepassing op dit dagboek. Aanvullende Informatie over het overboeken van een dagboek gedefinieerd in vreemde munt kan je hier vinden.
Bank Details	Extra informatie noodzakelijk in te vullen voor wie ook de Banking module gebruikt (zie ook de specifieke handleiding Banking module). Dit tabblad zal enkel worden getoond bij een eerder aangemaakt financieel dagboek. Indien je een nieuw financieel dagboek aanmaakt zal je dat dus eerst moeten opslaan vooraleer dit tabblad weergegeven wordt.

Verkoopdagboek

Bij het aanmaken van een verkoopdagboek zijn er nog een aantal specifieke parameters.
Indien je ook de optionele facturatie module gebruikt om in Octopus de verkoopfacturen aan te maken dan dienen er geen verkoopboekingen meer worden ingebracht.
De aangemaakte facturen kunnen immers met een paar muisklikken automatisch worden omgezet naar verkoopboekingen.

Specifieke parameters voor een verkoopdagboek bij gebruik van de Facturatie module

Kasdagboek

Indien een financieel dagboek wordt aangemaakt en hier een rekening wordt ingegeven beginnend met 57 dan zullen boekingen voor dit dagboek een afwijkend volgnummer krijgen.
De normale, door Octopus samengestelde nummering voor boekingen in een kasdagboek is altijd: jaar/dagboeknummer/volgnummer. Vb.: 2002/A1/15.
Voor kasboekverrichtingen waar slechts één boeking per dag gebeurt, is dit:

jjjjmmdd (Vb.: 20090714)

Bij het aanmaken van een financieel dagboek voor kasverrichtingen met bijvoorbeeld rekeningnummer 570001 moet je zelf het eerstvolgende volgnummer correct ingeven in het veld 'Nummer volgende boeking'.

Verwijderen boeking

In het detailscherm kan je met de knop 'Verwijder laatste document' de laatst ingebrachte boeking in het dagboek verwijderen.
Door deze functie meermaals uit te voeren, kan je meerdere boekingen verwijderen.