Als Octopus gebruiker heb je toegang gekregen tot het door jou aangevraagde dossier.
Standaard werd er ook een Aankoop- en een Verkoopdagboek aangemaakt.
Je kan wijzigingen aanbrengen aan de instellingen van de aangemaakte dagboeken en je kan uiteraard zelf de nodige extra dagboeken aanmaken.
Via het detailscherm van het dagboek kan je ook de laatst aangemaakte boeking in dat dagboek verwijderen.
Aanmaken dagboek
In onderstaand voorbeeld wordt er een extra - financieel - dagboek aangemaakt.
Via het menu 'Beheer, Dagboeken' wordt er een lijst van de reeds aangemaakte dagboeken getoond.
1. Klik op 'Nieuw' om een nieuw dagboek aan te maken
2. Klik op 'Bewerken' om de details aan te passen
3. Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen te bewaren
Vrijgeven dagboek:
Indien een Octopus sessie niet op een normale manier is beëindigd wordt het dagboek gedurende een bepaalde periode vergrendeld.
Indien je je met dezelfde gebruikersnaam opnieuw aanmeldt, krijg je daarvan een melding.
Het is mogelijk om zelf – zonder interventie van Octopus – deze vergrendeling op te heffen:
Via het menu ‘Beheer, Dagboeken’ kies je het gewenste dagboek en in de details klik je op ‘vrijgeven dagboek’.
|
Verkoopdagboek
Bij het aanmaken van een verkoopdagboek zijn er nog een aantal specifieke parameters.
Indien je ook de optionele facturatie module gebruikt om in Octopus de verkoopfacturen aan te maken dan dienen er geen verkoopboekingen meer worden ingebracht.
De aangemaakte facturen kunnen immers met een paar muisklikken automatisch worden omgezet naar verkoopboekingen.
Specifieke parameters voor een verkoopdagboek bij gebruik van de Facturatie module
Bij gebruik van de optionele facturatie module dien je op de detailfiche 'Algemeen' van het dagboek aan te geven dat dit dagboek zal gebruikt worden voor het maken van Facturen in plaats van het inbrengen van verkoopboekingen. Selecteer bij het keuzeveld 'Invoer Type' Facturen (Exclusief btw)  Bij gebruik van de facturatie module kan je facturen als e-invoice (elektronische factuur) verzenden.  Bij gebruik van de facturatie module kan je zelf 'gebruikersvelden' aanmaken die al dan niet op de factuur zullen afgedrukt worden.  |
Kasdagboek
Indien een financieel dagboek wordt aangemaakt en hier een rekening wordt ingegeven beginnend met 57 dan zullen boekingen voor dit dagboek een afwijkend volgnummer krijgen.
De normale, door Octopus samengestelde nummering voor boekingen in een kasdagboek is altijd: jaar/dagboeknummer/volgnummer. Vb.: 2002/A1/15.
Voor kasboekverrichtingen waar slechts één boeking per dag gebeurt, is dit:
jjjjmmdd (Vb.: 20090714)
Bij het aanmaken van een financieel dagboek voor kasverrichtingen met bijvoorbeeld rekeningnummer 570001 moet je zelf het eerstvolgende volgnummer correct ingeven in het veld 'Nummer volgende boeking'.
In het detailscherm kan je met de knop 'Verwijder laatste document' 
de laatst ingebrachte boeking in het dagboek verwijderen.
Door deze functie meermaals uit te voeren, kan je meerdere boekingen verwijderen.