De facturatie module omvat een uitgebreid rappelbeheer.
Er kunnen voor 3 types rappel verschillende sjablonen ingesteld worden.
Bij het afdrukken van rappel type 2 en 3 zullen eveneens kosten in rekening gebracht worden volgens de ingestelde parameters.
Selecteren aan te maken rappel's
Via ‘Facturatie, Afdrukken, Rappel’ maak je een selectie van eventueel te genereren rappels.
1. Geef de vervaldatum tot waar je openstaande facturen wenst te zien
2. Selecteer eventueel klanten
3. Genereer de lijst
4. Klanten en openstaande facturen volgens de selectie
5. Klik op een klant voor de details
6. Selecteer uit de openstaande facturen voor de geselecteerde klant(en) welke factuur op de rappel dient te staan
Genereren van de rappels
Vanuit het getoonde selectiescherm kan je aangeven voor welke van de getoonde klanten je een rappel wenst op te maken en welk type rappel het betreft.
1. Selecteer de klant(en) waarvoor je een rappel wenst aan te maken
2. Kies het type rappel
3. Plaats de muis over het type om te zien welke rappels al werden aangemaakt
4. Beweeg de muis over de vervaldatum voor informatie over een eerder verzonden rappel
5. Druk de rappel(s) af
Octopus zal automatisch de volgende te verzenden rappel aanduiden( type 2 of 3) indien eerder reeds een rappel voor die klant werd aangemaakt.
Indien je in het detailoverzicht van de facturen de muisaanwijzer op de vervaldatum plaatst krijg je een detail van op welke rappel deze factuur al eerder werd vermeld.
Rappel verzenden
De rappel kan ook automatisch worden verzonden.
1. Klik op 'Verzenden'
2. De mail met link naar de rappel wordt getoond in jouw standaard mail toepassing
Rappel opslaan als PDF
Je kan rappels op je eigen locatie opslaan als PDF bestanden.
1. Klik op 'Opslaan'
2. Open eventueel direct de map met opgeslagen rappels
Voorbeeld van een rappel
De vormgeving van de factuur is aanpasbaar. Hier meer informatie over het instellen van de sjablonen (templates).
