Bij het openen van een dossier (starten van Octopus) wordt er automatisch nagegaan of de facturatie module actief is en of de nodige instellingen reeds gedaan zijn.
Dit is per werkpost een eenmalig uit te voeren procedure. Start je Octopus op een andere werkpost dan zal je ook daar eenmalig de deze procedure moeten doorlopen.
Wens je later iets te wijzigen aan de instellingen dan kan je deze opnieuw oproepen via ‘Facturatie, Installatie facturatie module’.
In de volgende stap kan je opgeven waar de door de facturatie module aangemaakte documenten (facturen, leveringsbonnen, rappels) zullen worden bewaard.
De standaardlocatie kan verschillend zijn afhankelijk van jouw besturingssysteem.
Voor Windows is dit normaal c:\Users\<username>\Octopus\<NaamvanUwDossier>
Tenzij je de locatie absoluut wenst te wijzigen, dien je hier niets te veranderen en kan je doorklikken naar de volgende stap.
Synchroniseren van de sjablonen (templates)
In de volgende stap worden de sjablonen van de server met je dossier gesynchroniseerd.
Start je voor het eerst je dossier op dan worden de standaardsjablonen klaar gezet voor je dossier. Dit kan enige tijd duren.
Na enige tijd krijg je de bevestiging van de synchronisatie.
Gebruik van Outlook om documenten te verzenden
Ben je Windows gebruiker dan kan je hier aangeven dat het verzenden van documenten dient te gebeuren via outlook.
In de aangemaakte mail kan je dan zelf tekst aanpassen, bijlagen bijvoegen e.d.m.
Instellen van de sjablonen (templates)
In de volgende stappen kunnen de layouts van de diverse sjablonen worden aangepast.
Indien meerdere verkoop- of leveringsdagboeken zijn aangemaakt dan kunnen per dagboek afzonderlijke sjablonen (layout templates) worden aangemaakt.
Dit kan telkens voor drie verschillende talen.
Indien meerdere dagboeken van een bepaald type (vb. V1, V2,...) beschikbaar zijn kan je voor ieder van die dagboeken afzonderlijke - afwijkende - sjablonen maken.
Wil je slechts één sjabloon voor die verschillende dagboeken dan kies je in de selectielijst 'Dagboek' voor het dagboek zonder nummervermelding, vb. 'V'.
Met de ingebouwde editor heb je een grote vrijheid in de opmaak van de verschillende documenten.
Werken met de editor is hier beschreven.
1. Selecteer voor welke taal je de aanpassingen wenst te doen
2. Selecteer het dagboek waarvoor je het sjabloon wilt aanpassen
3. Kies hier welke velden je in de detaillijn wilt weergeven
4. Klik hier om de paginaopmaak in te stellen met de ingebouwde editor
5. Geef aan of totalen dienen bijgevoegd onderaan de leveringsbon
Klikken op de knop ‘Kolommen aanpassen’ geeft volgend venster:
1. Beschikbare velden, met inbegrip van eigen gebruikersvelden
2. Wijzig de volgorde van weer te geven kolommen
3. Verwijder een eerder geselecteerde kolom
4. Voeg een nieuwe kolom toe
5. Weer te geven kolommen. Dubbelklik op een veld om de breedte aan te passen
6. Bewaar de wijzigingen
Ingave van kolombreedte is in Pixels.
De waarde in centimeters wordt informatief weergegeven.
Maximaal te benutten breedte van de detaillijn (som van alle kolommen) is 535 Pixels (18,52 cm)
Optie: bijlage bij leveringsbon toevoegen
in de volgende stap kan je opteren om een pdf-bijlage mee te verzenden of af te drukken bij leveringsbon.
De verwerking is identiek aan die voor bijlagen bij facturen zoals hier beschreven.
Instellen mail-templates elektronische leveringsbon.
Wil je leveringsbonnen of facturen verzenden als elektronisch bestand (formaat UBLBE) dan kan je de opmaak van de naar de klant te versturen mail zelf bepalen.
De volgende stap geeft het instellen van de mail-template voor het verzenden van de leveringsbonnen weer.
Details over de opmaak worden verder besproken bij het instellen van de mail voor de elektronische factuur.
Indien je bij de facturen kiest voor ‘Korting contant’ kan je in de volgende stap aangeven wat het gebruikte percentage en de limiet van het aantal dagen zal zijn.
Deze waarden zullen worden voorgesteld bij het opmaken van de factuur maar kunnen worden aangepast.
Eveneens dien je hier op te geven welk rekeningnummer zal gebruikt worden voor het verwerken van de verleende korting.
In de volgende stap kan je, zoals beschreven bij het instellen van de leveringsbonnen de layout van de facturen aanpassen.
in de volgende stap kan je opteren om een pdf-bijlage mee te verzenden of af te drukken bij leveringsbon, factuur of rappel.
Onderstaand dialoogvenster beschrijft bijlagen bij een factuur. Voor bijlagen bij een leveringsbon of rappel is de procedure gelijkaardig.
1. Selecteer de taal
2. Kies het juiste dagboek
3. Selecteer het PDF-bestand dat als bijlage dient
4. Kies de juiste opties
5. Sla de gegevens op
Instellen mail-templates elektronische factuur.
Wil je facturen verzenden als xml-bestand dan kan je de opmaak van de naar de klant te versturen mail zelf bepalen.
De volgende stap geeft het instellen van de mail-template voor het verzenden van de facturen weer.
1. Kies hier of de instellingen betrekking hebben op een Factuur of Creditnota
2. Selecteer de taal voor de in te stellen mail
3. Selecteer indien nodig een ander factuurdagboek
4. Geef het onderwerp van de mail
5. Geef de details van de mail
6. Klik op 'Opslaan' om de aangebrachte wijzigingen te bewaren
Het onderwerp en de detailinformatie kan ook veldcodes bevatten die dan automatisch worden ingevuld.
In bovenstaand voorbeeld met onderwerp Factuur {v:f_key} - {v:f_firma_name} zal {v:f_key} vervangen worden door het factuurnummer en {v:f_firma_name} vervangen worden door de naam van de klant voor wie de factuur is opgemaakt.
Voorbeeld van een detailtekst
1. Velden voor Factuurnummer, Factuurdatum en Totaal bedrag
2. Octopus plaatst hier de link die naar de factuur verwijst
3. Veld voor de Vervaldatum
4. Veld voor de gestructureerde mededeling
Meer informatie over beschikbare veldcodes kan je hier vinden.
In de volgende stap kan u specifieke parameters opgeven nodig bij het aanmaken van de rappels.
Voor rappel type 2 en rappel type 3 kan je hier de waarden van kosten en intresten opgeven zoals die zullen in rekening gebracht worden.
Je kan ook aanduiden dat de berekende kosten voor iedere detaillijn (factuur) op de rappel dienen weergegeven worden.
In een volgende stap kan je, gelijkaardig aan het instellen van de leveringsbon en factuur de layout van de rappels aanpassen.
1. Selecteer het type rappel
2. Wijzig indien nodig de te vermelden detailtekst
Optie: bijlage bij rappel toevoegen
in de volgende stap kan je opteren om een pdf-bijlage mee te verzenden of af te drukken bij de rappel.
De verwerking is identiek aan die voor bijlagen bij facturen zoals hier beschreven.
Instellen mail-template elektronische rappel.
Wil je rappels verzenden als xml-bestand dan kan je de opmaak van de naar de klant te versturen mail zelf bepalen.
De volgende stap geeft het instellen van de mail-template voor het verzenden van de rappel weer.
De werkwijze is identiek als de instelling voor de elektronische factuur.
Automatisch Doorboeken – instellen rekeningen
Via de facturatie module kunnen verkoopfacturen automatisch worden opgenomen in de boekhouding. Dit is het zogenaamde ‘Doorboeken’.
Bij ‘Beheer Artikels’ kan je voor ieder artikel opgeven op welk rekeningnummer dit dient opgenomen te worden in de boekhouding (doorboeken).
Indien het rekeningnummer niet werd ingegeven op niveau van het artikel zal de informatie doorgeboekt worden op het rekeningnummer opgegeven bij de btw-code op het onderstaande scherm.
De lijst bevat de btw-codes ingegeven als type ‘Verkoop’ (zie Algemene handleiding – Beheer btw-codes).
Indien via ‘Beheer, btw-codes’ reeds een boekingsrekening werd ingegeven zal die hier worden getoond en kan die eventueel aangepast worden.
Voor elke btw-code die in de facturatie module zal gebruikt worden moet een overeenstemmend rekeningnummer ingegeven worden wil men correct kunnen doorboeken.