|
<< Click to Display Table of Contents >> Navigation: Inleiding > Checklist voor nieuwe gebruikers |
Ben je nieuw bij Octopus?
Bekijk de instructiefilm Octopus voor nieuwe gebruikers en binnen een paar minuten weet je alles om goed van start te gaan met Octopus!
Lees je het graag nog eens na?
Je kan hieronder doorklikken op de blauwe tekst om direct naar gedetailleerde informatie in onze uitgebreide Help te gaan.
Bepaalde punten zijn specifiek voor dossierbeheerders (boekhouder/accountant).
Ben je zelf ondernemer en werk je samen met een externe dossierbeheerder bespreek dan duidelijk wie wat dient te doen of aan te passen vooraleer boekingen in te brengen.
Met de aan jou toegekende gebruikersnaam en wachtwoord kan je je aanmelden via de website www.octopus.be
Klik daar bovenaan op 'Download'.
Als er reeds eerder aangemeld geweest is op jouw huidige werkpost kan je je waarschijnlijk rechtstreeks aanmelden, zonder gebruik van jouw browser, met behulp van een eerder geïnstalleerde Desktop App.
We raden jou aan om het initieel toegekende wachtwoord zo snel mogelijk te wijzigen.
Kleurschema, grootte lettertype
Via het menu 'Help, Wijzig thema' kan je het kleurschema en de lettergrootte van de gebruikersinterface van Octopus aanpassen.
Dossiergegevens wijzigen (naam, adres, gemachtigde aanvrager)
Misschien moet je de naam van jouw dossier of de adresinformatie wijzigen.
Je dient ook nog de contactgegevens van de 'Gemachtigde aanvrager' in te vullen.
Als je dossierbeheerder bent, moet je misschien de rechten die jouw klant heeft in zijn dossier aanpassen of beperken via Beheer, Gebruikers.
Het is raadzaam om eigen gebruikersnamen te creëren voor jouw medewerkers.
Het is belangrijk om dit te controleren vooraleer de eerste boekingen uit te voeren!
Waarschijnlijk moet je het initiele aangemaakte boekjaar aanpassen en/of nieuwe boekjaren creëren.
▪Het is aanbevolen om een boekjaar ter beschikking te hebben voorafgaand aan het boekjaar waarin je wenst te beginnen boeken. In dat eerste boekjaar kunnen dan de eventuele openingsboekingen en de lopende afschrijvingen worden ingebracht
▪Bij het keuzeveld 'Periode' is het aangewezen om voor MAAND te kiezen. Hierdoor kan je lijsten op maandbasis consulteren.
Bij het aanmaken van een nieuw dossier is er een aankoop- en verkoopdagboek aangemaakt.
Wellicht moet je extra dagboeken aan te maken en misschien ook het 'volgnummer volgende boeking'.
Maak je in jouw dossier ook gebruik van de facturatiemodule dan moet je het verkoopdagboek correct instellen om verkoopfacturen te kunnen aanmaken.
Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar worden daarin automatisch de dagboeken aangemaakt zoals in het vorige boekjaar.
Algemene rekeningen – rekeningstelsel
Het is belangrijk dit te controleren vooraleer je nieuwe boekjaren aanmaakt!
Misschien moet je het aangeleverde rekeningstelsel aanpassen.
Als je wijzigingen aanbrengt aan de rekeningen van een bepaald boekjaar, dan zijn deze enkel en alleen geldig voor dat boekjaar.
Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar wordt het rekeningstelsel van het vorige boekjaar overgenomen.
▪Ben je dossierbeheerder dan kan op jouw verzoek het rekeningstelsel uit een ander dossier worden overgenomen.
In Octopus kan je alle leveranciers- en klanteninformatie terugvinden onder het 'Beheer, Relaties'.
Wens je leveranciers- en/of klantengegevens over te nemen uit een vroegere toepassing, dan kan dit eventueel door import van een .csv bestand. Bekijk hier een instructiefilm ter verduidelijking.
Als het dossier voordien niet in Octopus werd beheerd, dan moeten er waarschijnlijk lopende afschrijvingen worden ingebracht.
Als het dossier voordien niet in Octopus werd beheerd moeten er specifieke openingsboekingen worden ingebracht.
Voor een lopend dossier moet het beginsaldo bank (en eventueel kas) in overeenstemming worden gebracht met de actuele stand. Dit wordt gedaan via boeking op rekening 588…
Beveiligen periodes / dagboeken
Na het indienen van de btw-aangifte kunnen dagboeken beveiligd worden. Dit is omkeerbaar.