Octopus Accountancy - Handleiding

Checklist voor nieuwe gebruikers

Checklist voor nieuwe gebruikers

Previous topic Next topic  

Checklist voor nieuwe gebruikers

Previous topic Next topic  

Bent u nieuw bij Octopus dan is het aanbevolen om onderstaande checklist te doorlopen.
U kan doorklikken op de blauwe tekst om direct naar gedetailleerde informatie in de Help te gaan.

Bepaalde punten zijn specifiek voor dossierbeheerders (boekhouder/accountant).

 

Bent u zelf ondernemer en werkt u samen met een externe dossierbeheerder bespreek dan duidelijk wie wat dient te doen of aan te passen vooraleer boekingen in te brengen.

Aanmelden

Met de aan u toegekende gebruikersnaam en wachtwoord kan u zich aanmelden  via de website www.octopus.be

Klik daar op 'Inloggen'.
Indien er reeds eerder aangemeld geweest is op uw huidige werkpost kan u zich waarschijnlijk rechtstreeks aanmelden, zonder gebruik van uw browser, met behulp van een eerder geïnstalleerde Desktop App.

Wachtwoord wijzigen

Het is aangeraden het initieel toegekende wachtwoord zo snel mogelijk te wijzigen.

Kleurschema, grootte lettertype

Via het menu 'Help, Wijzig thema' kan u het kleurschema en de lettergrootte van de gebruikersinterface van Octopus aanpassen.

Dossiergegevens wijzigen (naam, adres, gemachtigde aanvrager)

Misschien moet u de naam van uw dossier of de adresinformatie wijzigen.
U dient ook nog de contactgegevens van de 'Gemachtigde aanvrager' in te vullen.

Gebruikersbeheer

Bent u dossierbeheerder dan moet u misschien de rechten die uw klant heeft in zijn dossier aanpassen of beperken via Beheer, Gebruikers.

Het is raadzaam om eigen gebruikersnamen te creëren voor uw medewerkers.

Boekjaren

Het is belangrijk om dit te controleren vooraleer de eerste boekingen uit te voeren!

Waarschijnlijk dient u het initieel aangemaakte boekjaar aan te passen en/of nieuwe boekjaren te creëren.

Het is aanbevolen om een boekjaar ter beschikking te hebben voorafgaand aan het boekjaar waarin men wenst te beginnen boeken. In dat eerste boekjaar kunnen dan de eventuele openingsboekingen worden ingebracht en de lopende afschrijvingen.

Dagboeken

Bij het aanmaken van een nieuw dossier is er een aankoop- en verkoopdagboek aangemaakt.

Wellicht dient u extra dagboeken aan te maken.

Misschien dient u ook het 'volgnummer volgende boeking' aan te passen.

Maakt men in het dossier ook gebruik van de facturatiemodule dan moet u het verkoopdagboek correct instellen om verkoopfacturen te kunnen  aanmaken.

Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar worden daarin automatisch de dagboeken aangemaakt zoals in het vorige boekjaar.

Algemene rekeningen – rekeningstelsel

Het is belangrijk dit te controleren vooraleer u nieuwe boekjaren aanmaakt!

Misschien moet u het aangeleverde rekeningstelsel aanpassen.

Indien u wijzigingen aanbrengt aan de rekeningen van een bepaald boekjaar dan zijn deze enkel en alleen geldig voor dat boekjaar. Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar wordt het rekeningstelsel van het vorige boekjaar overgenomen.

Bent u dossierbeheerder dan kan op uw verzoek het rekeningstelsel uit een ander dossier worden overgenomen.

Relaties inbrengen

In Octopus zit alle leveranciers- en klanteninformatie onder het 'Beheer, Relaties'.

Relaties overnemen

Wenst u leveranciers- en/of klantengegevens over te nemen uit een vroegere toepassing dan kan dit eventueel door import van een .csv bestand.

Afschrijvingen

Indien het dossier voordien niet in Octopus werd beheerd dan moeten er waarschijnlijk lopende afschrijvingen worden ingebracht

Openingsboekingen

Indien het dossier voordien niet in Octopus werd beheerd moeten er specifieke openingsboekingen worden ingebracht.

Openingssaldo Bank

Voor een lopend dossier dient het beginsaldo Bank (en eventueel kas) in overeenstemming te worden gebracht met de actuele stand. Dit wordt gedaan via boeking op rekening 588…

Beveiligen periodes / dagboeken

Na het indienen van de btw-aangifte kunnen  dagboeken beveiligd worden.

Dit is omkeerbaar.