Naast heel wat kleine optimalisaties in zowel het klantenportaal als het boekhoudprogramma geven we je graag een overzicht van de nieuwste functionaliteiten in onze platformen.
Peppol-gerelateerd
•'Know Your Customer'‑vereiste. In het kader van de Know Your Customer (KYC)‑vereisten van Peppol geldt dat nieuwe Peppol‑registraties voortaan uitsluitend kunnen worden uitgevoerd door gemachtigden. Deze registratie gebeurt via een verplichte controle met Itsme®. Raadpleeg hiervoor de bijhorende instructie.
•Verscherping van de beveiliging van Peppol‑factuurlinks. Om veiligheidsredenen is voortaan enkel nog de link naar de unieke Peppol‑factuur toegankelijk via e‑mail. Oude links (voor 20/05/2026) zijn vervallen en niet langer raadpleegbaar. Een volledig overzicht blijft beschikbaar via de Peppol Inbox in het klantenportaal.
•Gebruik van Peppol‑velden. Binnen Peppol kan gewerkt worden met Peppol‑velden, naast eigen gebruiksvelden en vooraf gedefinieerde velden. De configuratie en het gebruik van deze velden wordt toegelicht in de instructie.
•Selfbilling. Dit kan op 2 manieren:
ovia menu 'DMS' > 'Document Import Viewer' - Op basis van het gekoppelde dagboek wordt dit een aankoop- of verkoopfactuur
oVia menu 'Boekhouding' > 'Importeren' > 'Importeer elektronische facturen' - Op basis van het gekoppelde dagboek wordt dit een aankoop- of verkoopfactuur
•Peppol-documenten gelinkt aan DMS-module. De Peppol-documenten zijn voortaan gekoppeld aan de Document Management System-module, waardoor de gebruiker de documenten kan blijven raadplegen, ook wanneer de organisatie overstapt naar een ander Peppol Access Point
•Verwerking van documenten met envelop (SBDH). De informatie wordt vertaald naar verwerkbare informatie. (SBDH = Standard Business Document Header) Dat is de “envelop” rond een elektronisch document (zoals een factuur). Je kan het zo zien:
oInhoud = de factuur zelf (UBL XML)
oEnvelop (SBDH) = metadata errond (wie stuurt, naar wie, welk type document, enz.)
•Beëindiging van het Peppol‑mandaat bij archivering van het dossier. Wanneer een dossier wordt gearchiveerd, wordt het bijhorende Peppol‑mandaat automatisch verwijderd. Daarnaast wordt de entiteit in dat geval ook uitgeschreven bij het Octopus Access Point, aangezien het Peppol‑mandaat dan definitief wordt stopgezet.
•Filteren van berichten in de Peppol‑inbox. Gebruik de filteropties in de Peppol‑inbox (DMS > Inkomende Peppol documenten) om de weergegeven berichten te verfijnen. Standaard worden al enkel facturen en creditenota's getoond. Door de filterknoppen toe te passen, kan je application responses sneller identificeren en afzonderen, waardoor je nog efficiënter kan werken.
 |
•Onwijzigbaarheid van via Peppol verzonden facturen. Facturen die werden opgemaakt via de factuurmodule en succesvol via Peppol zijn verzonden, kunnen nadien niet meer worden aangepast. De status van het document blijft daarbij ongewijzigd.
Boekhoudprogramma
Boekhouding
•Efficiënt werken met historieken via sneltoets. In de boekingsschermen kan jij de sneltoetsen CTRL + SHIFT + H gebruiken om de historiek efficiënter te raadplegen. Hierdoor hoef jij de knop ‘Historieken’ niet meer te gebruiken.
Facturatie
•Template‑editing: altijd werken in de meest geschikte editor. Om gebruikers de beste en meest efficiënte ervaring te bieden bij het aanpassen van factuurtemplates, werken we met de meest geschikte template‑editor per gebruiker.
oGebruikers die eerder templates hebben aangepast in de nieuwste factuureditor van het klantenportaal, worden bij verdere template‑aanpassingen in het boekhoudprogramma automatisch doorverwezen naar de template‑editor van het klantenportaal. Zo blijven zij werken in de meest actuele en uitgebreide omgeving.
oGebruikers die voor de eerste keer via het boekhoudprogramma de opmaak van de facturen zouden aanpassen worden standaard omgeleid naar de editor van het klantenportaal.
oMet andere woorden, enkel gebruikers die ooit een factuur template opmaakten in het boekhoudprogramma en sindsdien geen aanpassingen voerden aan diezelfde template (taal & dagboek) in het klantenportaal zullen deze editor van het boekhoudporgramma kunnen blijven gebruiken.
Op deze manier kan iedere gebruiker vlot blijven werken in de editor die het best aansluit bij zijn of haar situatie, zonder verlies van functionaliteit of comfort.
•Sneltoets F10 - Ingegeven bedrag of aantal automatisch worden omgedraaid. Hierdoor kan je door het kopiëren van een bestaande factuur en het toepassen van F10 snel en efficiënt een kredietnota aanmaken. De factuurlijnen blijven hierbij behouden, wat tijd bespaart en fouten vermijdt.
Voorheen werd deze functionaliteit uitgevoerd via ALT + C
Bank
•Aanpassingen betreffende het importeren van CODA-bestanden.
oImpact van het verwijderen van de bankmodule.
▪Wanneer de bankmodule wordt verwijderd voor een U‑gebruiker, verliest de gekoppelde B‑gebruiker eveneens de toegang tot bepaalde functionaliteiten. Voor het betrokken B‑nummer worden in dat geval ook de volgende onderdelen verwijderd:
•Werklijst betalingen
•Enveloppes
▪Het importeren van CODA‑bestanden blijft wel beschikbaar voor het B‑nummer.
oHerkenning van betalingen zonder gestructureerde mededeling.
▪Wanneer een betaling niet kan worden herkend op basis van een gestructureerde mededeling, wordt de herkenning beperkt tot:
•een controle op unieke namen;
•en de status van de relatie (enkel actief ingestelde relaties worden in aanmerking genomen).
Lijsten
•Verbetering opmaak investeringsoverzicht. Menu ‘Lijsten’ > ‘Investeringsoverzicht’. De opmaak van het investeringsoverzicht werd verbeterd, waardoor de informatie nu duidelijk en gestructureerd wordt weergegeven, zonder onregelmatige of storende uitlijningen.
Klantenportaal
Via het tandwiel is nu de optie ‘Algemene handleiding’ beschikbaar, dat rechtstreeks linkt naar het specifieke hoofdstuk over het Klantenportaal.
Sjablonen
•Voorrang aan sjabloon editor via het klantenportaal. Om misverstanden over het gebruik van de template editor te vermijden, zal voor een nieuwe opmaak voortaan altijd de portaalversie worden gebruikt. Indien je werkzaam bent in het boekhoudprogramma zal je via een nieuw kader verbonden worden met het klantenportaal zonder hiervoor opnieuw te moeten loggen.
Bestaande templates in het boekhoudprogramma kunnen nog steeds met diezelfde functies worden behandeld in het boekhoudrogramma.
Gebruikers van het klantenportaal die met de 'vorige' versie van de portaal sjablooneditor sjablonen opmaakten kunnen deze nog steeds gebruiken en aanpassen via de koptekst in de functie 'Verkoopfacturen > Nieuwe factuur aanmaken'.
Daarentegen zal de input in de nieuwe sjablooneditor de input van de oude sjablooneditor overschrijven als er voor datzelfde dagboek en dezelfde taal een nieuwe sjabloon wordt opgeslagen.
•Resetknop voor de templates. Er werd een knop (vuilbakicoon) toegevoegd waarmee de standaardtemplate opnieuw kan worden toegepast. Alle aanpassingen worden daarbij overschreven; om die reden wordt steeds een bevestiging gevraagd.
 |
Leveringsbonnen
•Versturen van leveringsbonnen vanuit het klantenportaal. Je kan leveringsbonnen via het portaal versturen door in het portaal naar 'Leveringsbonnen > Overzicht' te gaan.
Selecteer de gewenste leveringsbon en klik op het vliegtuigicoon om deze te verzenden naar het e-mailadres vdat is ingesteld voor deze relatie.
Ontvang je een foutmelding, dan is er waarschijnlijk nog geen e-mailadres gekoppeld aan de relatiefiche. Voeg in dat geval eerst een e-mailadres toe aan de relatie.
 |
•Leveringsbonnen bundelen: via deze knop kan jij de geselecteerde leveringsbonnen eerst raadplegen voordat ze worden gebundeld tot één factuur. Zo kan jij deze functie correcter en efficiënter gebruiken. 
Facturatie
•0 dagen als uiterste betaaltermijn. Bij het aanmaken van facturen kan jij voortaan ook ‘0’ dagen instellen als uiterste betaaltermijn voor een bepaalde relatie. Dit wordt danook ingesteld op niveau van de 'Relaties'.
•Facturen verstuurd via het Peppol-netwerk kunnen niet meer aangepast worden. Om hierin alsnog te bemiddelen wanneer foute bewerkingen plaatsvinden werden 2 knoppen toegevoegd
oEen creditnota opmaken op basis van een reeds verstuurde factuur kan voortaan met één druk op de knop.
oJe kan een bestaande factuur integraal kopiëren naar een nieuwe factuur.
 |
•Vollediger overzicht van de facturen. In het overzicht van facturen worden bij het gebruik van filters voortaan ook creditnota’s opgenomen in de selectie. Voorheen werden enkel positieve facturen weergegeven.
Relaties
•Instellen van een GLN voor een relatie. Bij het aanmaken van nieuwe klantenrelaties in het portaal kan er nu ook verwezen worden naar een 'Peppol Participant ID' dat een GLN-nummer is. Zie printscreen hieronder:
otab 'Relaties'
oKnop voor 'Nieuw' of bestaand aanpassen via potloodicoon
otab 'Klant'
▪'Verzendwijze = 'Via Peppol netwerk'
▪Vink voor 'Aangepast Peppol ontvanger' + Participant Type = 0088 - GLN + Participant ID + Verifiëren
 |
•Om het instellen en verwerken van interne boekhouding te bevorderen is het mogelijk om 'Relaties' op te maken met het eigen ondernemingsnummer. Dit zal geen foutmelding meer geven. Dit is vooral nuttig voor toepassingen zoals projectmanagement of interne facturatie.
Artikels
•Invoer in de Duitstalige omschrijving van een artikel wordt voortaan ook overgenomen wanneer een Duitstalig document naar dat artikel verwijst (factuur, leveringsbon, offerte, …).
•Vanaf nu is het mogelijk om artikels:
oals inactief aan te duiden (potlood-icoon en dan vink 'actief' aan of uitvinken) 
ozelf te verwijderen (vuilbakicoon 
- opgelet, Er wordt geen bevestiging gevraagd, wordt meteen verwijderd)
Opgelet, van zodra een artikel in een factuur is gebruikt, kan het niet meer worden verwijderd
Algemene verbeteringen
•Controle op invoer van landcodes. Er werd bijkomende ondersteuning toegevoegd via een controle bij de eerste invoer van landcodes. Dankzij deze validatie worden fouten sneller en vroeg in het proces gedetecteerd, in plaats van pas later foutmeldingen te veroorzaken in andere functionaliteiten.
•Wijzigingen in gebruikte e-mailadressen. Standaard wordt het e‑mailadres (@‑adres) dat aan het dossier is gekoppeld gebruikt voor Peppol‑communicatie. Het individuele e‑mailadres van de gebruiker wordt hiervoor niet langer toegepast.
Gebruikers die alternatieve e‑mailadressen wensen te gebruiken, kunnen deze instellen via de Peppol‑velden op dagboekniveau. Bij deze configuratie primeren de Peppol‑velden.
•Lettertypes en speciale karakters. De correcte weergave van speciale karakters, zoals in bijvoorbeeld Poolse namen (bijvoorbeeld „Zażółć gęślą jaźń”), hangt af van de tekenset van het gekozen lettertype. Lettertypes die met UTF‑8 werken (zoals Arial, Verdana en Roboto) ondersteunen een brede waaier aan internationale karakters. Lettertypes met CP1252 ondersteunen enkel West‑Europese karakters en kunnen speciale tekens fout weergeven.
Voor buitenlandse namen of speciale karakters raden we daarom altijd een UTF‑8‑lettertype aan.
oArial (UTF‑8)
oComic Sans MS (UTF‑8)
oRoboto (UTF‑8)
oVerdana (UTF‑8)