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Toutes les informations concernant les clients et les fournisseurs sont reprises sous l'élément de menu 'Relations'.
Une 'relation' peut être aussi bien 'client' que 'fournisseur'. Nous évitons ainsi les 'doublons' dans l' encodage et la gestion des signalétiques.

• Les signalétiques clients/fournisseurs peuvent être importées en Octopus au départ d'un fichier externe.
Pour plus d'informations à ce sujet, voir ici.

Un aperçu des relations est appelé par le menu 'Gestion, Relations'.

1. Ajouter une nouvelle relation
2. Adapter la fiche d'une relation existante
3. Sauvegarder les modifications apportées
4. Supprimer une relation. Ceci n'est possible que si cette relation n'a fait l'objet d'aucune écriture.
5. Imprimer l'aperçu (ou les détails s'ils sont affichés)
6. Importer des relations (voir plus loin)
7. Exporter les relations aux formats PDF, Excel ou CSV
8 - 9. Filtrer les relations actives/non actives. Voir également ici
10. Chercher. Voir également ici
11. Vérification des clients enregistrés auprès de Peppol. Voir ici pour plus d’informations.

La création de nouvelles relations peut également se faire par le bouton 'nouveau' de la barre d'outils.
Dans l'exemple ci dessous nous avons ouvert, au moyen du bouton 'Éditer' ( ou le raccourci CTRL + E), la fiche détaillée de la relation 'Inaras' déjà introduite antérieurement.
Inaras était le nom initial de l'actuel Octopus NV, fournisseur de votre logiciel Octopus Accountancy Software.

1. Champs généraux
2. Données de contact complémentaires
3. Données comptables
4. Autres détails
5. Passerelle clients 'Companyweb'
6. Appel et affichage direct des listes "Historiques des opérations ouvertes'
7. Paramètres pour l’encodage automatique des documents d’achat. Uniquement les options telles que définies au niveau ‘Gestion, Dossier’ sont montrées. Plus d’infos.

Á côté du nom figure le numéro de relation attribué par Octopus.
Nous n'avons jamais besoin de ce numéro, puisque lors de sélections/recherches, il suffit d'entrer - précédé d'un astérisque - une combinaison de caractères figurant dans le nom, l'adresse, ou le numéro de TVA d'une relation pour la retrouver.

Lorsque la case 'Actif' est décochée, cette relation ne sera plus affichée ou proposée dans les boites de sélection des écrans d'encodage. Cette relation ne pourra plus faire l'objet d'écritures ni de factures.

Modification du nom et du numéro de TVA d’une relation.

Lorsque, pour une relation existante, on désire modifier le nom ainsi que le numéro de TVA, un message s’affichera demandant de confirmer la modification.

Information détaillée 'relations' - Fiche (informations comptables)

L'onglet 'Fiche' appelle la fiche détaillée sur laquelle figurent un nombre de données comptables importantes.
Certaines d'entre elles sont obligatoires (Type d'assujettissement TVA,...).
Remplir soigneusement ces champs simplifiera fortement l'encodage ultérieur des factures d'achat et de vente.

Ainsi, la relation (client ou fournisseur) peut être liée automatiquement à un compte du plan comptable, qui sera lié à son tour au code TVA correct.
À l'encodage d'une facture, ces données seront proposées automatiquement lors de la sélection de la relation.
Les données proposées peuvent néanmoins être adaptées pendant l'encodage.

•Dans l'exemple, 'Inaras SA' est notre fournisseur fixe de logiciel comptable. Nous prévoyons donc la liaison de ce fournisseur au compte 611900 (Location de logiciels).

•La fonction de chacun des champs de l'onglet 'Fiche' est décrite en détail ci dessous.

•Lors de l'entrée d'une nouvelle relation portant le même nom ou le même numéro TVA qu'une relation existante, une avertissement s'affichera. La nouvelle relation pourra néanmoins être entrée. Ceci est signalé également par un triangle rouge à côté du numéro de TVA.

•Le contrôle d’un numéro de TVA européen peut se faire en cliquant sur le papillon vert à côté du numéro TVA (par la banque de données VIES).

Les numéros de TVA belges peuvent également être recherchés par Intervat. Voyez la méthode ici.

Type d'assujetti	Sélectionnez le type d'assujettissement dans la boîte de sélection.
Numéro de TVA/d'entreprise	Entrez le numéro de TVA. Les numéros belges sont contrôlés sur leur validité: Lors de l'entrée d'un numéro de TVA, le bouton 'Vérifier la numéro TVA' (à droite du champ, papillon vert), permet de vérifier la validité du numéro dans la banque de données VIES (système d'échange de données TVA) Le contrôle vaut aussi pour le numéros de TVA Européens. Pour les numéros belges, les données affichées (signalétique) peuvent être directement récupérées. •Attention: ces données sont fournies par une tierce partie externe. Octopus décline toute responsabilité en matière de disponibilité et de fiabilité des données proposées. •Si dans le champ 'Assujettissement', on a choisi 'non assujetti belge', le champ recevra le numéro national du particulier.
N° de compte en banque	Le numéro de compte en banque de la relation. Les numéros belges sont vérifiés quant à leur plausibilité. Entrée obligatoire si cette relation fait l'objet de paiements par le module bancaire. Le bouton 'Convertir en N° IBAN' (à droite du champ) permet de générer le code BIC et le numéro IBAN correspondant (uniquement pour les numéros de compte belges).
code BIC	Code BIC pour cette relation. Il est recommandé d'entrer le code BIC si vous utilisez le module bancaire optionnel.
N° de compte Iban	N° de compte IBAN de cette relation. Il est recommandé d'entrer ce numéro si vous utilisez le module bancaire optionnel. Lors de l'enregistrement d'un numéro IBAN, le code BIC sera automatiquement rempli.
Devise	Sélectionnez un des codes monétaires prévus dans la boite de sélection. L'EURO est déjà prévu. Ce code monétaire sera utilisé par défaut lors mouvements comptables pour cette relation. Pour la gestion des codes monétaires voir ici.
Enregistrement automatique comme client	Entrez ici le numéro du plan comptable qui sera (généralement)d'application pour ce client. Lors d'encodages pour cette relation, c'est ce numéro qui sera proposé par défaut. Pour la gestion des numéros des comptes, voir ici.
Enregistrement automatique comme fournisseur	Entrez ici le numéro du plan comptable qui sera (généralement) d'application pour ce fournisseur. Lors d'encodages pour ce founisseur, c'est ce numéro qui sera proposé par défaut.
sélection client/fournisseur	Cochez une case de sélection client/fournisseur. Lors de la création d'une nouvelle relation, ce choix n'est pas encore fait.
Accorder la remise pour paiement contant	Indiquez si, lors de facturations à ce client, l'escompte pour paiement comptant doit être accordé (voir manuel du module de facturation).
Mode de paiement standard	Sélectionnez un mode de paiement standard lors de l’entrée des encodages.
Encodage automatique des documents	Indiquez si pour cette relation (fournisseur) les documents fournis par le plateforme, par le réseau Peppol, par le traitement OCR ou par mail peuvent être encodés automatiquement. Vous verrez ici uniquement les options qui ont été cochées au niveau du dossier (cf. Gestion, dossiers).
N° externe de la relation (autre logiciel)	N'est d'application que si Octopus est utilisé en combinaison avec un autre programme externe (ex: un programme de facturation spécifique) On introduira ici le numéro unique attribué à ce client/fournisseur dans l'autre système.
Mon N° de client chez ce fournisseur	Information facultative.
Échéance de la facture	Ne doit être entré que si vous utilisez le module de facturation optionnel Octopus. Indiquez ici le nombre de jours à utiliser pour le calcul de l'échéance.
Jours	Ne doit être entré que si vous utilisez le module de facturation optionnel Octopus. Indiquez ici si l'échéance doit être calculée au départ de la date de la facture ou après la fin du mois.
Langue de la facture	Ne doit être entré que si vous utilisez le module de facturation optionnel Octopus. Sélectionnez ici dans quelle langue seront établis les factures/notes de livraison/rappels adressés à ce client. Pour un complément d'info: voir le manuel spécifique du module de facturation.
Mode d’expédition des documents	N’est d’application que si le module de facturation opérationnel est utilisé. Le mode ‘standard’ pour envoyer des documents à cette relation. Outre l’option e-mail , l’envoi peut également se faire par le réseau Peppol.
Profession	À remplir si pour cette relation, dans le cas où le ‘Type d’assujetti TVA est défini comme ‘ Non assujetti Belge’, une fiche d’honoraires doit être établie. Voir également ‘Notice explicative fiche d’honoraires 281.50’

Information détaillée 'relations' - adresse.

Adresse de la relation

Information détaillée relation – Livraison
Si vous utilisez le module de facturation opérationnel, vous pouvez entrer ici une adresse de livraison.
Si vous utilisez Peppol pour la livraison de documents à vos clients, à une adresse de livraison différente de l'adresse de facturation, vous pouvez entrer ici l'adresse de livraison déviante.

Consultez ici les informations complémentaires concernant l’intégration de Peppol dans Octopus et l’utilisation d’Octopus comme ‘point d’Accès’ (Accespoint) pour l’envoi de documents aux clients et la réception de documents provenant des fournisseurs.

Information détaillée - relation - Champ 'Mémo'

Dans la partie 'Mémo' de la fiche 'relation', on peut entrer un texte libre.

Information détaillée - relation - Champs de recherche

L'onglet 'Champs de recherche' présente encore un nombre de champs à utiliser librement.
Ceux-ci seront également affichés dans l'aperçu des relations. On pourra donc s'en servir pour faire des sélections et des recherches.
Le contenu de ces champs pourra éventuellement être rendu dans la mise en page des factures et autres documents (voir manuel spécifique 'Module de facturation).

Information détaillée - relation - Mandat 'Sepa'.

Ne sera d'application (et visible) que si on utilise le 'module bancaire' optionnel.
Si vous prévoyez de traiter des domiciliations de ce client, ces champs devront être remplis.

Information détaillée - relations - Champs d'utilisateur.

Lorsque des champs d'utilisateur propres ont été créés par le menu 'Gestion, Champs', un onglet supplémentaire apparaîtra, affichant ces champs.
La création et l'usage des champs d'utilisateur est décrite dans le manuel spécifique du 'module de facturation'.

Relations - passerelle vers Companyweb.be

Si vous êtes également client chez 'Companyweb.be', vous pourrez appeler directement les données stratégiques de vos clients dans Companyweb..

Gestion - Relations

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