Octopus et la reconnaissance automatique des Documents (OCR)

En extension de la 'GED' (Gestion Electronique des Documents) d'Octopus nous avons àjoute une fonction de reconnaissance automatique des factures d'achat (OCR).
Ce service fait partie de la 'GED' et est donc gratuit.

Les bureaux qui désirent utiliser la 'GED' et la reconnaissance automatique des documents sur des dossiers internes peuvent activer celle-ci dans le menu 'Commander, Commander la Gestion Électronique des Documents'.

En Octopus, les documents peuvent être transférés directement vers une adresse mail unique du dossier. Ils arrivent alors dans la Visionneuse d’Importation des Documents (Document Import viewer).
Voici un exemple d’une adresse unique: uid-008352-24@import.octopus.be, dans laquelle ‘008352-24’ est unique et spécifique au dossier correspondant.
Pour effectuer la reconnaissance des documents, il faut utiliser une adresse e-mail spécifique où le préfixe ‘uid’ est remplacé par ‘ocr’: ocr-008352-24@import.octopus.be.

Attention:

Pour la reconnaissance des documents, Octopus ne traite que les pièces jointes à votre mail.
La taille de la pièce jointe envoyée pour reconnaissance est limitée à 2 Mo.
Les pièces jointes supérieures à 2 Mo seront placées dans le dossier d’importation sans être reconnues.
Les documents envoyés à cette adresse OCR arrivent dans la Gestion Électronique des Documents (GED), dans un répertoire OCR spécifique.
Le contenu de ce répertoire est traité automatiquement. Tenez compte d’un certain délai de traitement, qui dépend du nombre de documents transférés.

Le logiciel de reconnaissance génère une proposition d’écriture (document UBL) qui sera placée dans la Visonneuse d’Importation standard en vue de la finalisation de l’encodage.
À ce stade il sera traité comme une e-invoice (facture électronique).
Il va de soi qu’il est possible d’envoyer plusieurs documents à reconnaître.
À partir de la visionneuse d’importation, ils pourront être traités comme une ‘e-Invoice’ (facture électronique) transférée.

Les documents que vous ne désirez pas faire reconnaître peuvent toujours être envoyés à la boîte de messagerie classique (uid-.....@import.octopus.be)
Le mode opératoire est décrit en détail ici.

Conseils pour optimiser la reconnaissance des documents

Important: seuls les documents au format PDF sont pris en charge par le logiciel de reconnaissance. Les autres formats de fichiers sont placés automatiquement dans la visionneuse d’importation normale.

Pour une reconnaissance optimale des documents, veuillez tenir compte des paramètres suivants lors de la numérisation (scanning):

•Minimum 300 dpi

•Scanning recto/verso

•Couleur

•Fichier PDF

•Non comprimé

•‘Whitepage removal’ (suppression des pages blanches) : désactivé.

Remarque à l'intention des utilisateurs qui travaillent avec la reconnaissance de 'GLOBIQ'