Placer les documents dans la visionneuse d'importation

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Placer les documents dans la visionneuse d'importation

La façon la plus simple de réaliser la liaison des documents au sein d'Octopus est de les placer d'abord dans la visionneuse d'importation.

Il y a différentes façons de mettre à disposition les documents dans la visionneuse d’importation:

•Utiliser la fonction Click & Book au sein de l’Octopus App

•Envoyer les documents à l’adresse e-mail unique propre au dossier

•‘Glisser-Déposer’ les documents vers la visionneuse d’importation dans le dossier Octopus ouvert

•Les documents qui ont été envoyés via le réseau Peppol arrivent automatiquement dans un endroit spécifique, appelé 'Documents Peppol Entrants'

 

Précisions concernant l'envoi de documents vers la visionneuse d'importation et l'utilisation de sous-répertoires partiels:

Les documents peuvent être transférés directement vers l'adresse e-mail unique du dossier. Ils arrivent alors dans la visionneuse d'importation.
Un exemple d'une telle adresse unique est: uid-008352-24@import.octopus.be, où la partie '008352-24' est unique  et propre au dossier lié.

Si vous désirez envoyer les documents vers des sous-répertoires partiels dans la visionneuse d'importation, ceci peut se faire en reprenant le nom du sous-répertoire partiel dans l'adresse e-mail.
Dans le cas de l'adresse de messagerie ci-dessus, on enverra donc un document (ou des documents) vers le sous-répertoire 'INVOICES', en placant le nom du répertoire - en majuscules - comme complément à l'adresse e-mail, séparé par un tiret:

uid-008352-24-INVOICES@import.octopus.be
Pour le sous-répertoire 'QT1', faisant partie du sous-répertoire 'INVOICES' l'adresse deviendra: uid-008352-24-INVOICES-QT1@import.octopus.be
Les répertoires utilisés de cette manière lors de l’expédition du mail sont établis directement dans la GED Octopus et ne doivent donc pas être établis auparavant.
Les répertoires partiels ne sont pas disponibles pour le traitement via la fonctionnalité de reconnaissance OCR.

Ajouter un nouveau sous-répertoire (sous-dossier)

DMSsubmapfr

1.Ouvrez la visionneuse d’importation
2.Ouvrez la gestion des documents afin de voir les sous-dossiers
3.Ouvrez si nécessaire le dossier parent
4.Double-cliquez sur un dossier afin d’en montrer le contenu dans la visionneuse des documents
5.Cliquez droit pour accéder à un menu rapide
6.Cliquez 'Ajouter un sous-répertoire'
7.Insérez le nom – uniquement des majuscules, pas d’espaces

Exemple: un document provenant d'un répertoire du poste de travail est placé en attente de traitement dans la Visionneuse d'Importation Octopus.
Il s'agit d'un document récapitulatif, digitalisé antérieurement (fichier pdf), contenant plusieurs factures à comptabiliser.

dms07fr

1. Glissez-déplacez le document vers l'écran ouvert de la Visionneuse d'Importation
2. Lorsqu'on 'lâche' le document, celui-ci est sauvegardé sur les serveurs Octopus et le contenu est visualisé en format réduit dans la visionneuse
3. Le premier document de la série est rendu en 'agrandi'

S'il y a lieu, utilisez le bouton 'rotation' (DMSRotationBtn) pour faire pivoter le document dans le sens des aiguilles d'une montre.  

De la même manière, plusieurs documents peuvent être chargés dans le dossier en vue d'un traitement ultérieur.
Dès cet instant, tous les documents transférés  seront disponibles au départ de n'importe quel poste de travail, après avoir entré vos nom d'utilisateur et mot de passe.

Scinder les documents en plusieurs documents distincts

Au départ de la visionneuse d’importation, il est possible de scinder un document comprenant plusieurs pages en documents distincts.

dms04fr

1. Cliquez sur le document à scinder
2. Cliquez sur ‘scinder le document en pages distinctes’
3. Les documents séparés créés

Les documents distincts doivent rester disponibles en ligne. Complément d’information ici.