Le menu 'Gestion, Dossiers' nous donne accès aux informations détaillées du/des dossier(s) dont nous sommes titulaires ou gestionnaires.
Un aperçu des dossiers s'ouvre.
1. Ouvrez l'aperçu des dossiers disponibles
2. Cliquez sur 'éditer' pour modifier les détails
3. Ajoutez des cases supplémentaires s'il y a lieu
4. adresse de boite de messagerie unique propre au dossier (voir Version Share, Gestion Électronique des Documents)
Double cliquer sur le nom d'un dossier ouvre automatiquement la fiche détaillée de ce dossier.
On peut également utiliser l'onglet 'Détails'.
C'est ici que vous pouvez entrer ou modifier les données du dossier.
Nom du dossier, numéro de TVA ou d'entreprise, adresse, coordonnées diverses.
Ces informations seront transférées dans diverses listes et déclarations.
Le tableau 'Enregistrements' donne un aperçu - par exercice comptable présent dans le dossier - du nombre de lignes d'écriture : factures, encodages financiers et divers (autres).
Dans la fiche 'Demandeur mandaté', tous les champs devront être dûment remplis afin de permettre l'exécution des déclarations électroniques (Déclaration TVA, Listing TVA).
L’onglet ‘domiciliation’ n’est applicable qu’en utilisant le module bancaire optionnel.
L'onglet "Encodage automatique des achats" vous permet de spécifier quels documents peuvent être encodés automatiquement, en fonction du type de document.
Des informations détaillées sur l'encodage automatique sont décrites ici.
Documents d'achat
1. Spécifier le type de document à encoder automatiquement
2. l'adresse mail pour l'envoi des documents directement vers le Portail Client Octopus
3. Indiquez le numéro du journal qui sera utilisé pour les encodages automatiques. Le journal doit exister effectivement dans l'exercice.
4. Saisissez le compte d'encodage par défaut si aucune proposition d’encodage n'est disponible (par exemple dans le cas où le numéro de TVA n'est pas encore repris dans la fiche fournisseur).
L'enregistrement automatique des documents peut être activé pour:
•Documents Peppol entrants proposés via le réseau Peppol
•Documents déposés via le portail client Octopus et prévalidés par le client sur ce portail
•Documents délivrés et traités par l'OCR
•Documents envoyés par mail à l'adresse électronique du dossier, ou placés dans la visioneuse d'importation par la fonction "glisser-déposer".
Documents de vente
1. Spécifier le type de documents à encoder automatiquement
2. l'adresse mail pour l'envoi des documents vers le Portail Client Octopus
3. Indiquez le numéro du journal qui sera utilisé pour les encodages automatiques. Le journal doit exister dans l'exercice.
L'enregistrement automatique des documents peut être activé pour :
•Documents proposés via le portail client Octopus et validés par le client.
•Documents envoyés et traités par l'OCR
•Documents envoyés par mail à l'adresse électronique du dossier, ou placés dans la visionneuse d'importation par la fonction "glisser-déposer".