Les Informations générales concernant le traitement des 'e-factures', la plate-forme Mercurius des pouvoirs publics et l'usage du réseau Peppol peuvent être retrouvées ici.
Cette rubrique reprend des informations complémentaires sur quelques paramétrages à faire au préalable pour pouvoir envoyer des 'e-factures'.
Peppol: champ indispensable 'Order reference'
Une facture transférée à la plate-forme Mercurius doit contenir une 'Référence de Commande'.
À cette fin, on utilise le champ ‘Commentaire’ lors de l’établissement de la facture. Le champ "référence de commande" sera complété automatiquement si rien n'est mentionné.
Si vous utilisez déjà le champ ‘Commentaire’ pour d’autres informations, vous pouvez créer un champ spécifique ‘Référence d’ordre’ , comme décrit ci-dessous.
Créer un champ ‘Référence de Commande’ (order reference).
Ce champ doit être créé au préalable par le menu 'Gestion, champs'.  Peppol: reprise du champ 'Référence de Commande' dans le journal des ventes Le champ 'order_reference' créé doit encore être lié au journal des ventes comme décrit ici.  |
Journal des Ventes: mention des détails bancaires
Par 'Gestion, Journaux' il vous faudra remplir les 'détails bancaires'' pour le journal des ventes utilisé.
Cette information est nécessaire pour que votre client puisse utiliser les coordonnées de paiement correctes.
Vous trouverez un complémént d'information ici.
Peppol: enregistrement auprès de Peppol, via Octopus
Pour envoyer une facture en tant que e-facture vers la plate-forme Mercurius, vous devez être enregistré au préalable auprès d'un Point d'Accès Peppol.
Octopus est reconnu comme pourvoyeur de services 'Access point' pour l'envoi et la réception de documents (e-factures) conformes au format Peppol.
Vous pouvez vous faire enregistrer gratuitement auprès du Point d'Accès (AP) par le menu 'Commander, Enregistrer votre boite de messagerie numérique sur Peppol.'. L'enregistrement est actif immédiatement.
Envoi de 'e-factures aux clients
Pour le client auquel vous désirez envoyer une e-facture par le réseau Peppol, les données de la fiche relation devront être adaptées comme suit:
Par 'Gestion, Relations', le 'Mode d'expédition des documents' devra être changé en 'Envoyer par le réseau Peppol'.
Si lors de ce choix un papillon vert apparaît, cela signifie que le client est effectivement enregistré auprès de Peppol et que le document sera transféré par cette voie.
Si le papillon n'apparaît pas, cela signifie que le client n'est pas enregistré. S'il est lui aussi client Octopus, il pourra se faire enregistrer gratuitement au départ de son dossier Octopus, comme décrit plus haut.
Vérification automatique des clients: enregistrés auprès de Peppol
Partant de l’aperçu des relations (menu ‘Gestion – Relations’), l’on peut vérifier automatiquement si les clients ont accès au réseau Peppol.
Ceci permet, pour les clients enregistrés, d’envoyer les factures directement par la voie du réseau Peppol.
1. Cliquez pour démarrer la vérification. Tous les clients sont vérifiés concernant leur relation au réseau Peppol
2. Une liste des clients enregistrés est affichée
Lors de ce contrôle, toutes les relations marquées comme ‘Client’ sont vérifiées quant à leur inscription au réseau Peppol.
Pour les clients enregistrés, la case ‘Mode d’expédtion des documents’ sera paramétrée par défaut en ‘Envoyer par le réseau Peppol’.
Peppol: mention de la référence de commande (Order reference) sur la facture
Si la facture est envoyée à la plate-forme Mercurius des pouvoirs publics, vous devez entrer la référence de commande (Order reference).
Ceci se fait lors de l'établissement de la facture par l'onglet 'champs'.
L'expédition proprement dite de la facture par le réseau Peppol est décrit ici.
Documents entrants Peppol
Si vous utilisez le réseau Peppol pour l’expédition et la réception de documents électroniques, les documents réceptionnés par ce réseau aboutissent dans le système GED Octopus, à un emplacement spécifique ‘Documents Peppol Entrants’.
S’ils sont acceptés, ces documents aboutissent dans la Visionneuse d’Importation (Document Import Viewer) où ils peuvent être traités en Octopus de la manière usuelle.