Les documents placés dans la visionneuse d'importation peuvent être liés automatiquement lors de la création de nouvelles écritures (encodages).
Le fonctionnement est optimal lorsqu'on dispose de deux écrans.
Si vous travaillez sur deux écrans cela vous permettra de visualiser simultanément l'écran d'encodage et le document correspondant.
La façon la plus simple de travailler dans une fenêtre supplémentaire est de 'glisser-déplacer' (Click and drag) un onglet ouvert en Octopus vers un autre emplacement.
On peut également utiliser le raccourci <CTRL+<1> pour une première fenêtre additionnelle et <CTRL+<2> pour une deuxième.
L'exemple ci-dessous illustre le traitement d'une facture d'achat affichée, qui sera automatiquement liée à l'encodage.
Nous ouvrons l'écran d'encodage.
Dans la 'fenêtre d'importation' nous indiquons que nous voulons lier cette page à l'encodage à effectuer en cliquant sur le bouton 
‘Liaison automatique lors de 'exécution de l'encodage'.
Nous entrons les données de l'encodage de la manière habituelle.
1. Sélectionnez le document à encoder
2. Cliquez pour indiquer que ce document devra être lié au nouvel encodage à effectuer
À faire pour chaque document consécutif de la série
3. Entrez les données du document affiché
4. Cliquez sur 'Exécuter' ou utilisez F12. Le document est automatiquement lié à l'encodage enregistré
Le prochain document à encoder sera affiché en face d'un écran d'encodage vide
5. Par après, vous utilisez ce bouton pour appeler un document au départ de l'écran d'encodage
Lier plusieurs documents à un encodage
Pour lier plusieurs documents à 1 encodage, on cliquera sur plusieurs pages en tenant enfoncée la touche CTRL.
1. Cliquez sur le document concernant le nouvel encodage
2. Tenez enfoncée la touche CTRL tandis que vous cliquez sur le document suivant à lier au même encodage
Les pages sélectionnées recevront un numéro de séquence placé à gauche, marqué en rouge dans l’emplacement de prévisualisation réduite (miniatures/thumbnails).