Octopus est pourvu par défaut d'une fonctionnalité permettant d'établir les fiches type 281.50.
L'usage de cette fonctionnalité est similaire à l'utilisation des centres de frais.
En pratique cela revient à dire que l'utilisateur a la possibilité de lier une écriture (achat/vente ou financier/OD) à la fiche 281.50.
Paramétrages de la fiche 281.50
Pour pouvoir générer les fiches 281.50 et les envoyer par voie électronique, des paramétrages préalables sont nécessaires.
Dossier
Par 'Gestion,Dossiers', les champs obligatoires pour les déclarations électroniques devront être remplis.
Ces données servent à l'identification de l'expéditeur de la fiche (des fiches).
Par l'entrée d'un numéro national à ce niveau, on pourra définir une personne supplémentaire ayant accès à la déclaration électronique.
Lisez un complément d'information ici.
Relations
Par 'Gestion, Relations', il faudra remplir un certain nombre de champs en vue de l'établissement correct des fiches.
•S'il s'agit d'une personne morale, il faudra entrer le numéro d'entreprise dans le champ du numéro de TVA.
•S'il s'agit d'une personne physique, le type d'assujettissement à la TVA sera 'Particulier Belgique' ou 'Inconnu'
Le champ du numéro de TVA sera configuré pour recevoir le numéro national. À entrer s'il est connu.
Si le numéro national n'est pas connu, l'adresse devra être complète et les nom/prénom devront être définis.
Lors de la génération de la fiche électronique, le système vérifiera si ces données sont complètes!
Comptes
Par 'Gestion, Comptes', un nombre de paramètres spécifiques seront définis en vue de l'usage de la fiche 281.50.
Pour chaque compte, on pourra définir si la liaison avec la fiche 281.50 n'est pas autorisée (pas d'établissement de fiche), si elle est facultative (établissement de fiche facultatif) ou si elle est obligatoire (établissement obligatoire).
Par ailleurs il est possible de définir le type de dépense par défaut.
Pour la fiche 281.50, on fait la distinction entre 4 catégories:
•Commissions, Courtages, Ristournes etc...
•Honoraires ou jetons de présence
•Avantages de toute nature
•Frais exposés pour le compte du bénéficiaire
On pourra définir également si l'écriture a trait à un sportif ou un accompagnateur sportif.
1. Indiquez si l'usage de la fiche est obligatoire ou non
2. Sélectionnez éventuellement un type par défaut
3. Entrez, s'il y a lieu, s'il s'agit d'un sportif ou d'un accompagnateur sportif.
Le 'Type par défaut' sera proposé par Octopus lors d'encodages sur ce compte. L'utilisateur pourra le modifier pendant l'encodage.
Encodage de l'écriture
Lors de l'encodage d'une écriture sur un compte pour lequel la liaison à la fiche 281.50 est facultative ou obligatoire, l'utilisateur devra indiquer le type de fiche.
Hormis le type de liaison, la relation concernée par la fiche devra être sélectionnée.
Le bouton 'Centre de frais' donnera accès aux champs pour entrer les valeurs.
Lettrages
Il est essentiel d'effectuer les lettrages avant de lancer la création de la fiche 281.50.
En effet, lors de l'établissement de la fiche il est fait une distinction entre les montants facturés et les montants effectivement payés durant l'année civile concernée par la fiche.
Si un mouvement financier est réconcilié avec un document d'achat lié à la fiche 281.50, cela signifiera que le montant sera repris comme réellement payé durant l'année civile dans laquelle tombe le mouvement financier.
Attention:
Comme un document d'achat/de vente est apuré dons son entièreté, il n'est pas possible de vérifier précisément si un encodage d'un document lié à la fiche 281.50 a été effectivement payé.
Exemple:
Une facture est établie pour un montant de 600 € . Cette facture comporte un poste 'Honoraires' de 250 €.
Si la facture est lettrée partiellement par un mouvement financier de 350 € , il ne sera pas possible de déterminer si la partie lettrée a oui ou non servi à payer la partie 'Honoraires'.
Dans cette situation, Octopus supposera que le montant a servi à a payer la partie liée à la fiche 281.50.
Dans notre cas, cela signifiera que le montant réellement payé pour cette écriture est de 250 €.
Si on par contre on lettre un montant de 100 € , le montant réellement payé sera de 100 €.
Si, durant l'année civile suivante, on lettre le reste de la facture c.a.d. 500 €, il faudra établir pour cette année civile une nouvelle fiche pour cette relation, avec un montant réellement payé de 150 €.
Générer la fiche 281.50
Par 'Listes, Fiches 281.50' ,nous visualisons et imprimons la fiche. C'est ici que l'on crée également le fichier destiné au dépôt électronique.
Au départ de cette fonction l'on peut également générer le fichier destiné à la déclaration électronique par le site Belgotax-on-web.
1. Définissez un montant minimum pour la sélection s'il y a lieu. Le minimum est déterminé par la loi
2. Sélectionnez l'année civile pour laquelle les fiches doivent être établies
3. Générez la liste
4. Imprimez la liste s'il y a lieu
5. Générez le fichier destiné au dépôt électronique
Lors de la génération de ce rapport, le système vérifie si toutes les données requises sont présentes. Dans la négative, l'utilisateur est averti par un message et les données manquantes devront être complétées.
Notes sur les montants:
Montant total: le montant facturé en rapport avec la fiche 281.50 pour la relation durant l'année civile sélectionnée. Basé sur les encodages de l'année concernée.
Montant réellement payé: le montant payé en rapport avec la fiche 281.50 pour la relation durant l'année civile sélectionnée. Basé sur les réconciliations avec les encodages financiers effectuées durant l'année civile sélectionnée.
Les montants mentionnés au niveau des sportifs/accompagnateurs sportifs proviennent des montants facturés (repris dans les 4 types) et ayant trait aux sportifs et accompagnateurs sportifs (ces montants n'ont aucune influence sur le montant ni sur les montants réellement payés).
Lors de l'appel d'un rapport détaillé, il sera affiché un détail par relation de chaque écriture liée à la fiche 281.50  1. Sélectionnez 'Détails' |
Dépôt électronique
Lors de la génération du fichier destiné au dépôt électronique, l'utilisateur a encore la possibilité d'indiquer s'il s'agit d'une nouvelle déclaration ou s'il s'agit du remplacement d'une déclaration déposée antérieurement.
Tout remplacement devra être motivé auprès de l'administration fiscale.
