Vooraleer je een factuur kan aanmaken moet je artikels die je wil factureren inbrengen.
➢Er kunnen op de factuur ook detaillijnen worden ingegeven zonder dat daarvoor een artikeldetail aanwezig is. Op die manier wordt vermeden dat je eenmalig te factureren zaken eerst als artikel moet inbrengen.
In Octopus is een eenvoudig te gebruiken artikelbeheer voorzien. Je kan de ingebrachte artikels indelen in groepen.
Aanmaken Artikel Groepen
Via ‘Facturatie, Artikel Groepen’ kan je groepen definiëren.
De naam van de groep waartoe een artikel behoort kan eventueel afgedrukt worden op de factuur of leveringsbon. Zie hier voor meer informatie.
Artikels
Artikels bevatten de detailinformatie van de later te factureren detaillijnen.
Via ‘Facturatie, Artikels’ krijg je een overzicht van eerder ingebrachte artikels en kan je nieuwe artikels ingeven.
Gebruikersvelden Artikels
Heb je eigen gebruikersvelden gedefinieerd dan zullen deze worden getoond op een extra tabblad ‘Gebruikers velden’.
De inhoud hiervan kan later worden opgenomen op de factuur of leveringsbon.
Extern product Nr.
|
Vrij in te geven. Wordt in de facturatie niet gebruikt.
|
Product groep
|
Een groep ingegeven via ‘Beheer Artikelgroepen’.
Dit moet niet ingevuld worden.
|
Naam
|
Artikelomschrijving zoals die zal verschijnen in de detaillijn van de factuur.
|
Code
|
Artikelcode. Deze code wordt gebruikt bij het oproepen van een artikel bij het aanmaken van een factuur.
Codes moeten niet uniek zijn (een artikelcode kan meermaals voorkomen). Gebruik duidelijke vanzelfsprekende codes waarmee u snel een artikel kan oproepen.
|
Prijs excl. btw
|
Verkoopsprijs exclusief btw.
|
Prijs incl. btw
|
Verkoopsprijs inclusief btw. Wordt automatisch ingesteld bij ingave btw-code verkoop.
|
Btw-code verkoop
|
De Btw-code. Eerder ingegeven via ‘Beheer btw-codes’ (zie algemene handleiding Octopus).
|
Boekingsrekening
|
Het rekeningnummer waarop dit artikel zal opgenomen worden in de boekhouding bij het doorboeken.
Indien geen boekingsrekening is opgegeven zal het doorboeken gebeuren op de rekening overeenstemmend met de gebruikte btw-code.
|
Munt
|
De gangbare munteenheid voor dit artikel.
|
Standaard kostenplaats
|
De eventuele te gebruiken kostenplaats bij doorboeken.
|
Leveranciersinfo
|
Vrij in te geven tekst.
|
|
Gebruik van Artikels met lange omschrijving
In Octopus kan gebruik gemaakt worden van artikels met zeer lange omschrijvingen.
Hierdoor is het ook mogelijk om lange teksten op te nemen op de factuur.
Een voorbeeld hiervan zijn sommige verplichte vermeldingen in verband met Btw wetgeving.
Er kan dan gekozen worden om zo een tekst gespreid weer te geven over de ganse breedte van de pagina en al dan niet in een vet of onderlijnd lettertype.
Creëer het artikel met de lange tekst en gebruik de juiste prefix in de omschrijving:
>
|
de tekst wordt gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
|
>*
|
de tekst wordt in vet gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
|
>_
|
de tekst wordt onderlijnd gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
|
>*_
|
de tekst wordt onderlijnd en in vet gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina
|
><
|
de tekst wordt gespreid weergegeven over de volledige breedte van de pagina in klein lettertype
|
Hieronder de aanmaak van een artikel voor de verplichte vermelding bij uitvoering van verbouwingswerken aan 6%.
Btw-tarief: Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand te rekenen vanaf de ontvangst van deze factuur, wordt de klant geacht te erkennen dat (1) de werken worden verricht aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat ten minste tien jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur met betrekking tot die werken, (2) de woning, na uitvoering van die werken, uitsluitend of hoofdzakelijk als privé- woning wordt gebruikt en (3) de werken worden verstrekt en gefactureerd aan een eindverbruiker. Wanneer minstens één van die voorwaarden niet is voldaan, zal het normale btw-tarief van 21% van toepassing zijn en is de afnemer ten aanzien van die voorwaarden aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten. Wanneer de afnemer de factuur niet schriftelijk betwist, is de aannemer ontslagen van zijn aansprakelijkheid, behoudens samenspanning tussen de partijen.
De tekst zal over de volle breedte van de pagina worden weergegeven in een vet lettertype.
Opmaak van de factuur
Voorbeeld weergave van de factuur
Foute weergave van de tekst?
Indien de tekst niet correct wordt weergegeven (overlapping met andere tekst, verkeerde uitlijning op de pagina) dienen volgende stappen uitgevoerd te worden:
Ga naar het menu 'Facturatie, Installatie facturatie module'
Ga naar de stap 'instellen facturen' en klik daar op 'kolommen aanpassen'
Verwijder de kolom 'Omschrijving - zie hier voor de werkwijze en sla de wijziging op en sluit het dialoogvenster.
Voeg vervolgens de kolom 'Omschrijving' opnieuw toe en sla de wijziging op.
Sluit de installatieprocedure af.
De tekst zal nu correct weergegeven worden.
|
