Octopus Accountancy - Handleiding

Ingeven nieuwe factuur

Ingeven nieuwe factuur

Previous topic Next topic  

Ingeven nieuwe factuur

Previous topic Next topic  

In onderstaand voorbeeld wordt een nieuwe factuur ingegeven via 'Facturatie, Verkoopsfacturen'.

 

fminv03

 

1. Selecteer de klant

2. Geef de datum in en pas indien nodig de vervaldatum aan

3. Geef de boekingsperiode in

4. Geef desgewenst commentaar in (verschijnt niet op de factuur)

5. Genereer eventueel een gestructureerde mededeling

6. Geef indien nodig aan of 'korting contante betaling' dient vermeld te worden.

7. Ingeven detaillijnen

8. Gebruik de knop 'Uitvoeren' om de factuur op te slaan en een volgende factuur aan te maken
Gebruik eventueel de knop Afdrukken om de factuur direct af te drukken eneen volgende factuur aan te maken.

 

Na het ingeven van de algemene informatie (naam klant, datum, commentaar,...) dient men de detaillijnen van de factuur in te geven.

Dit kan door het selecteren van eerder ingebrachte artikels.

 

fminv04

 

Om een artikel te selecteren gebruikt men de selectieknop of drukt op F2.

Indien men de eerste tekens van een artikelcode ingeeft vooraleer op F2 te drukken dan zullen enkel artikels die beginnen met deze tekens getoond worden.
Indien men in het veld ‘Artikel’ een aantal tekens ingeeft voorafgegaan door ‘*’ dan zullen alleen artikels getoond worden met deze tekens in de artikelcode of omschrijving.

Na selectie van het gewenste artikel (aanklikken of Enter vanuit de keuzelijst of gebruik van de TAB-toets) geeft men de rest van de noodzakelijke informatie in.
Bij een geselecteerd artikel wordt automatisch de eenheid, omschrijving, eenheidsprijs en BTW-code uit het artikelbestand ingevuld. Al deze gegevens kunnen worden aangepast.

Extra artikellijnen maakt men aan met de insert toets op het toetsenbord.
Indrukken van de TAB-toets op het einde van een detaillijn maakt ook een nieuwe detaillijn aan.

Artikellijnen kan men verwijderen door het aanklikken van de knop fminv05 . Alle detaillijnen verwijderen kan met de knop fminv06

 

Met de knop fminv07 kan men de detailinformatie van het betreffende artikel oproepen (en indien gewenst aanpassen).

 

Een detaillijn kan ook ingegeven worden zonder een artikelcode in te geven (vb. Eenmalig te factureren gegevens).

Wenst men een commentaarlijn in te geven dan geeft men geen aantal en bedrag in.

 

Indien een factuur aangemaakt wordt voor een klant ‘BTW plichtige buiten de EU’,‘Intracommunautaire BTW-Plichtige’,’Niet BTW-plichtige’ of ‘Onbekend’ én er is voor die klant een ‘Automatisch boekingsrekening ingesteld (zie pagina 15) dan zal bij het uiteindelijke doorboeken van de factuur dit rekeningnummer en de bijbehorende BTW code gebruikt worden.
De BTW-code zoals eventueel  aanwezig is in de details van het artikel (Beheer, Artikels) wordt dus niet voorgesteld.
Veel terugkerende teksten kunnen als ‘fictief’ artikel voorzien worden.
VB. voor de tekst ‘BTW te voldoen door medecontractant volgens artikel …..’ kan men een artikel aanmaken met de code MC en als beschrijving de volledige tekst. Oproepen van artikelcode MC is dan voldoende om de gehele tekst automatisch in de detaillijn te krijgen.
Indien een detaillijn de BTW-code MC ‘medecontractant’ of een IntraCommunautaire BTW-code bevat (gebruik van BTW vakken 44, 45, 46) krijgt men op het scherm direct de waarschuwing ‘Opgelet: U dient de juiste btw paragraaf op te nemen in de factuurlijn voor de vrijstelling van btw’.

 

hmtoggle_plus1Detailiinformatie velden detaillijn

Aantal

Te factureren aantal voor deze detaillijn. Een geldige waarde is nodig voor het berekenen van de totaalprijs.

Eenheid

Vrij in te geven (liter, meter, kilogram, …).

Artikel

Artikelcode. Indien een geldige artikelcode wordt ingegeven zal de betreffende omschrijving en eenheidsprijs worden opgehaald uit het beheer artikels.

Men kan detaillijnen ingeven zonder dat daarvoor een artikel voorhanden is. In dit geval laat men het veld artikelcode leeg.

Omschrijving

Automatisch ingegeven indien een geldige artikelcode werd ingebracht. Kan ook vrij ingegeven en aangepast worden.

EP (ecl. BTW)

Automatisch ingegeven indien een geldige artikelcode werd ingebracht. Kan vrij worden aangepast.

BTW

BTW-code. Dient een bestaande code te zijn uit ‘Beheer, BTW-codes'. Automatisch ingegeven indien een geldige artikelcode werd ingegeven.

Korting

Percentage toegestane korting voor deze detaillijn.

Totaal (Excl. BTW)

Automatisch ingegeven in functie van het aantal, de eenheidsprijs en de korting.

Facturen ingeven met bedragen inclusief BTW

Met de facturatie module worden altijd facturen gemaakt op basis van detaillijnen die een eenheidsprijs bevatten exclusief BTW.
De BTW wordt bepaald afhankelijk van de gebruikte BTW-code.

Wil men detaillijnen ingeven met een eenheidsprijs Inclusief BTW dan kan men de knop ‘Omrekenen ingegeven bedrag naar excl. BTW’ (FMInv17) gebruiken om automatisch de opsplitsing te doen volgens de gebruikte BTW-code.
Men kan hiervoor ook de F9-toets van het toetsenbord gebruiken.

Indien men detaillijnen wenst in te geven inclusief BTW dan is het aanbevolen om via 'Beheer, Dagboeken' bij de instellingen voor het verkoopdagboek de ‘decimalen eenheidsprijs’ op 0.0001 te zetten. Op die manier voorkomt men afrondingsverschillen.