Handleiding importeren gegevens > Dossiers voorbereiden

Vooraleer je gegevens kan importeren moet het dossier effectief bestaan en aan enkele vormvereisten voldoen.
Om de opstart te vereenvoudigen (en tijd te besparen) start je best vanuit een basisdossier van waaruit je de andere dossiers kan aanmaken.
Verder op deze pagina, klik hier, hebben we een basisdossier voorbereid voor jou.

Basisdossier instellen

Je kan zelf een leeg dossier gebruiken om de nodige parameters in te stellen. We vragen uitdrukkelijk om volgende onderdelen aandachtig in te stellen:

Boekjaren
Hoeveel boekjaren wil je standaard ter beschikking hebben? Van zodra je boekjaren aangemaakt hebt kan je géén voorafgaande boekjaren meer aanmaken.
Aangezien we later in deze handleiding documenteren hoe je met behulp van ACCON bestanden eindbalansen van vorige boekjaren eenvoudig kan importeren, is het belangrijk dat je op voorhand voldoende boekjaren aanmaakt.

Hoe je boekjaren kan aanmaken staat hier beschreven in de handleiding.

Een belangrijke instelling op het niveau van boekjaren is de boekhoudkundige periodes waarmee je zal werken. Deze periodes bepalen de periodiciteit waarmee je lijsten kan opvragen.
Stel je periodes in als MAAND dan kan je lijsten per (boekhoudkundige) maand opvragen. Stel je periodes in per KWARTAAL dan kan je lijsten enkel per kwartaal opvragen. Het verschil tussen januari, februari en maart valt daarmee weg.
Van zodra een boekjaar boekingen bevat kan je de periodes niet aanpassen. Ons advies is om deze altijd in MAANDEN op te nemen. Dat staat geheel los van het type btw-aangever het bedrijf is.

Dagboeken
Standaard is er één aankoopdagboek, één verkoopdagboek en één divers dagboek voorzien. Wil je in elk dossier extra dagboeken aanmaken dan doe je dat best meteen in het basisdossier.
Hiermee bespaar je heel wat tijd later.

Hoe je dagboeken kan aanmaken staat hier beschreven in de handleiding.

Rekeningstelsel
Octopus voorziet natuurlijk een standaard rekeningstelsel waardoor je niets moet aanpassen.
Echter, in het geval je het rekeningstelsel toch wil aanpassen of uniformiseren over de verschillende dossiers heen pas je dit best aan in het basisdossier. Hiermee bespaar je later heel wat tijd.
In deze handleiding, klik hier, zal je terugvinden hoe je rekeningstelsels importeert op basis van CSV-bestanden. Hou er rekening mee dat je altijd manuele aanpassingen zal moeten uitvoeren.

Automatisch boeken
Octopus is voorzien van een gratis functionaliteit dat het toelaat om facturen automatisch te boeken indien alle nodige gegevens aanwezig zijn en alle vormvereisten voldaan zijn.
Wil je dit meteen activeren over alle dossiers heen dan stel je dit ook in het basisdossier.
Dit kan onder het menu ‘Beheer, Dossiers’ onder de tabbladen ‘Automatisch boeken aankoop documenten’ en ‘Automatisch boeken verkoop documenten’.
Daar vink je aan welk type document je automatisch wil laten verwerken.
Vergeet onderaan niet de standaard boekingsrekening op te geven indien het een nieuwe relatie betreft (en er dus geen boekingsvoorstellen beschikbaar zijn).

Alle informatie over het automatisch boeken van documenten staat hier beschreven.

Voorbeeld basisdossier
Om jouw opstart te vereenvoudigen hebben we enkele basisdossiers voorbereid voor jou. Met behulp van deze BCK-bestanden kan je een basisdossier importeren via het menu ‘Dossier, Backup/Restore’.
Bij ‘Restore’ onderaan selecteer je een BCK-bestand en geef je aan wat jouw basisdossier is. Druk op ‘Uitvoeren’.

Deze dossiers bevatten volgende gegevens:

•6 boekjaren (2018, 2019, 2020, 2021, 2022 en 2023)

•Alle boekjaren zijn kwartaal aangever

•Alle boekjaren rapporteren per maand (periode)

•Bevat ons basis MAR

•Standaard 3 dagboeken (A1, V1, D1), geen financieel dagboek

•Automatisch boeken A en V geactiveerd

Volgende basisdossiers zijn beschikbaar:

•Vennootschap opstart 1 januari - klik hier.

•Vennootschap opstart 1 juli (gebroken boekjaar) - binnenkort beschikbaar.

Bestellen overige dossiers en basisdossier kopiëren

Wanneer het basisdossier ingesteld is, kan je de overige dossiers bestellen via het menu ‘Bestellen, Een extra dossier toevoegen aan uw packet deal’.
Een wizard start op waarbij je moet aangeven hoeveel dossiers je wil bestellen (max. 10 per keer) en bevestigen met je wachtwoord.

Vervolgens kopieer je het basisdossier naar de overige dossiers via het menu ‘Beheer, Dossier Manager’.

Bij 'Brondossier' kies je voor het basisdossier en bij ‘Bestemming Dossier(s)’ selecteer je alle overige dossiers.

Klik vervolgens op ‘Kopieer dossier’ en de gegevens worden automatisch overgezet.

Meer informatie over deze functionaliteit kan je hier terugvinden.

Dossiergegevens aanvullen en extra modules activeren

Je zal opmerken dat alle dossiers dezelfde benaming hebben (Extra Packet Dossier – BXXXXXXXX – DD/MM/JJJJ – X).
Dossier per dossier pas je deze naam aan via het menu ‘Beheer, Dossier’ door op de ‘Bewerken’-knop te drukken (potlood). Volgende gegevens ben je verplicht van in te geven:

•Naam

•Tabblad Adres

•Tabblad Gemachtigde aanvrager (btw)

Octopus verplicht je niet om meteen alle modules te activeren zodat je enkel zal betalen voor functionaliteiten die je gebruikt. Het is handig om meteen de nodige extra modules te activeren via het menu ‘Bestellen’:

•Document management heb je nodig om documenten (PDF, UBL,…) te kunnen verwerken.

•Bankmodule heb je nodig om CODA bestanden te verwerken (inclusief mandaat).

•Webservice heb je enkel nodig om connectie te maken met externe software (vb. Billit, Silverfin, Intellifin,…)

Gebruikersbeheer

Kantoren die verschillende medewerkers hebben adviseren wij om via het menu ‘Beheer, Gebruikers’ gratis extra gebruikers te activeren.
Maak een gebruiker aan per medewerker. Voor meer informatie over het activeren en instellen van deze gebruikersrechten kan je hier terecht.