Quoi de neuf?

En plus de nombreuses petites optimisations dans la PDI, le Logiciel Comptable et le visionneur PDF, nous souhaitons vous offrir un aperçu des fonctionnalités les plus récentes de nos plateformes.

Le Logiciel Comptable

Dossier

oProcédure de copie de sécurité/restauration renouvelée. La méthode de création et de restauration des copies de sécurités a été entièrement repensée. Désormais, nous incluons systématiquement une copie des documents. Le copie de sécurité ainsi que les documents sont stockés dans votre propre GED dans Octopus. Cela vous permet de restaurer facilement une copie effectuée dans le passé. Toutes les informations concernant cette procédure se trouvent dans le Manuel Général, Menu Dossier, Copie de sécurité - Restauration.

Comptabilité

oAutomatisations dans les journaux divers. Lors de l'enregistrement dans les journaux divers, plusieurs automatisations ont été ajoutées pour accélérer la saisie manuelle. Par exemple, le commentaire de la ligne d'écriture précédente est repris automatiquement, ou vous pouvez copier le commentaire souhaité dans les autres lignes via un clic droit. De plus, le solde restant est automatiquement complété à chaque nouvelle ligne d'écriture.

oAjout de l’option « Supprimer le dernier document » lors de l’enregistrement d’une éventuelle écriture en double. Comme il peut arriver que des entrepreneurs transmettent une facture en double, nous avons simplifié la suppression immédiate de l’écriture en double, y compris le document associé. Le document concerné est alors déplacé dans la corbeille, où vous pouvez le récupérer si nécessaire. Pour plus d’informations, cliquez ici.

oFonction « Exécuter et suivant » dans les journaux. Il n’y aura pas encore de bouton prévu à cet effet, mais lorsque vous utilisez le raccourci clavier <CTRL+F12> dans le journal (A et V), l’écriture actuelle (x) sera exécutée et vous passerez directement à l’écriture suivante (x + 1). Si vous utilisez le raccourci classique <F12>, une nouvelle écriture s’ouvrira.

Facturation

oEnvoyer des pièces jointes via Peppol. Lors de la création de factures de vente dans le Logiciel Comptable, il est désormais possible d’ajouter des pièces jointes supplémentaires. En plus du PDF de la facture, vous pouvez également joindre des documents complémentaires. Cette fonctionnalité est également disponible pour les devis et les bons de livraison.

oNouvelle législation sur les rappels B2C. Cette fonctionnalité a été introduite l’année dernière (2024). Les paramètres des rappels ont été adaptés aux nouvelles réglementations relatives aux rappels pour les clients B2C. Vous pouvez trouver plus d'informations ici.

oSupport pour l’envoi de factures TTC via Peppol. Pour les utilisateurs du Logiciel Comptable, il est possible de créer des factures en incluant la TVA, mais jusqu’à présent, ces factures ne pouvaient pas être envoyées via Peppol. La version actuelle permet désormais cette fonctionnalité. Pour plus d’informations sur la facturation en TTC, cliquez ici.

Banque

oMise à jour de la version vers PAIN. Nous utilisons désormais la dernière version SEPA DD 0.9. Lors de la création d’une enveloppe de paiement une option v0.9 sera désormais disponible. Il s’agit de la version la plus récente, compatible avec toutes les banques.

Listes

oTéléchargements. Lors de l'examen, du contrôle ou de la clôture d'une comptabilité, les utilisateurs demandent souvent plusieurs listes qu'ils souhaitent enregistrer en dehors d'Octopus ou envoyer à leurs clients. Pour cette raison, nous avons introduit dans cette version un espace de téléchargement distinct où toutes les listes enregistrées sont conservées. Le dernier document enregistré est immédiatement disponible dans votre presse-papiers. En ouvrant la barre d'outils Téléchargements en cliquant sur l'icône correspondante en haut à droite, vous pouvez facilement glisser-déposer le document, par exemple dans un e-mail. Avec <CTRL + C>, le document est également placé dans votre presse-papiers. Vous pouvez également choisir d'ouvrir le dossier local ou de supprimer un document de la liste. Pour plus d'informations, cliquez ici.

oNouvelle liste 'Historique, déductibilité TVA'. Sous le menu 'Listes', une nouvelle liste a été ajoutée : historique de la déductibilité de la TVA.

Beheer

oLa TVA non déductible et la TVA non déductible à titre professionnel peuvent désormais être configurées par compte général. Via le menu "Gestion, Comptes", il est possible d’attribuer un compte général distinct pour ces deux types de TVA. De plus, dans l’écran d’encodage des journaux, ces comptes peuvent encore être modifiés par ligne d’écriture.

oRappel pour la création du nouvel exercice comptable. Afin de s’assurer que les utilisateurs créent le nouvel exercice comptable à temps, un message s’affiche lors de la consultation de l’avant-dernière déclaration de TVA. L’utilisateur concerné se verra demander s’il souhaite déjà créer le prochain exercice. Cela garantit un traitement fluide des fichiers CODA lors du changement d’année et permet aux utilisateurs d’émettre des factures dans le nouvel exercice comptable.

oGérez votre accès Peppol via Octopus. L’obligation de la facturation électronique via Peppol à partir du 1er janvier 2026 entraîne une forte augmentation des enregistrements Peppol. Étant donné qu’il est toujours possible de vouloir changer de Point d’Accès, nous avons mis en place une gestion autonome de cette fonctionnalité. Vous pouvez désormais vous désinscrire vous-même via Octopus en retirant votre numéro d’entreprise. Cela se fait via le menu "Gestion, Dossiers, onglet Peppol", où vous pouvez voir où votre numéro d’entreprise est enregistré. Si votre enregistrement est chez Octopus, vous pouvez immédiatement procéder à la désinscription. Attention, la désinscription peut prendre quelques minutes avant d’être totalement effective.
Via le menu "Gestion, Titulaires", un comptable peut vérifier quels dossiers sont enregistrés dans Peppol via l’Access Point Octopus.

oArrondi du pourcentage de fiscalité automobile à un chiffre après la virgule. En raison d’une nouvelle réglementation, le pourcentage fiscal de la fiscalité automobile doit désormais être arrondi à un chiffre après la virgule. Cette adaptation a déjà été mise en œuvre séparément dans Octopus en 2024.

oMise à jour des modèles pour les comptes annuels. Les modèles les plus récents des comptes annuels sont désormais disponibles dans cette version. Il s'agit concrètement de XBRL 25.0.5.

Aide

oPlus de Kiosque. Comme nous avons reçu des retours indiquant que le Kiosque créait une surcharge inutile, nous avons décidé de le supprimer. Vous pouvez retrouver tous les éléments spécifiques qui étaient auparavant disponibles via le Kiosque dans le menu "Aide". En cas de message important, une notification claire mais discrète s'affichera en haut à droite de l'écran. En cliquant dessus, vous serez redirigé vers l'article d'actualité sur notre site web.

Plateforme Digitale Interactive (PDI)

Documents entrants

oExtension des modes de paiement. Lors de la validation des documents, vous pouvez désormais choisir parmi davantage de modes de paiement. Ce mode de paiement est automatiquement repris en comptabilité. La méthode de paiement par défaut peut être configurée dans la fiche relation sous le menu "Relation". Pour une entreprise individuelle, si vous souhaitez marquer manuellement des documents en attente comme payés, vous devez définir le mode de paiement sur <non défini>. Dans l’aperçu des documents d’achat et de vente, vous pouvez également marquer un document comme payé au début de chaque ligne.

oExtension de la validation des documents avec une référence d'ordre. Avec l’utilisation croissante de la facturation électronique via le réseau Peppol, nous avons ajouté le champ "Référence d'ordre" à l’écran de validation. Cela garantit que toutes les informations sont bien transmises à la comptabilité.

Facturation

oCopie de factures et notes de crédit. Lors de la création de factures de vente et de notes de crédit, vous pouvez désormais copier un document précédent. Pour cela, allez dans l’aperçu de vos clients, sélectionnez le document concerné et cliquez sur le bouton "Copier la facture".

oEnvoi de pièces jointes via Peppol. Lors de la création de factures de vente dans la PDI, il est maintenant possible d’ajouter des pièces jointes. En plus du PDF de la facture, vous pouvez joindre des documents complémentaires.
Comment procéder? Créez d'abord la facture et enregistrez-la. Cela lui attribuera un numéro de document. Ajoutez ensuite une pièce jointe supplémentaire.

Banque

oAjout de paiements libres. Normalement, un paiement est créé lorsqu’il est lié à une facture à payer. Cependant, il arrive parfois qu’un paiement libre doive être effectué. Cette fonctionnalité est désormais disponible via la PDI.

Application

oLa PDI est désormais disponible en tant qu'application. Afin d'améliorer l'expérience utilisateur de la PDI, aussi bien sur ordinateur que sur smartphone, celui-ci est désormais disponible sous forme de Progressive Web Application (PWA). Lors du lancement de la PDI, une invitation à installer l’application vous sera automatiquement proposée. Plus tard, vous pourrez retrouver cette application sur notre site web www.octopus.be (et non sur Google Play ou l'App Store). Une icône apparaîtra sur le bureau de votre ordinateur ou de votre smartphone. Cette fonctionnalité est prise en charge par les navigateurs les plus courants tels que Google Chrome, Apple Safari, Microsoft Edge et Firefox for Android.

oEnvoyer une photo via l'application. Grâce à la nouvelle application de la PDI, vous pouvez désormais téléverser une photo directement dans votre dossier. Ce document sera transformé via notre OCR en une facture électronique, qui sera placée dans la file d’attente des documents à valider. Une fois validé, nous l’envoyons automatiquement en comptabilité.

Connexion

Authentification multifactorielle (MFA)

L’authentification multifactorielle (MFA) est désormais disponible sur toutes les plateformes (PDI, Logiciel Comptable et API) via Google ou Microsoft. Vous pouvez vous enregistrer avec une adresse e-mail, qui sera liée à votre nom d’utilisateur. La seule configuration requise est l’enregistrement de votre adresse e-mail, ce qui se fait via le menu "Gestion, Modifier le mot de passe" en remplissant le champ correspondant.

Pour plus d’informations, cliquez ici.

Nouveau type de licence

Dossier d'archives

Avec cette mise à jour, les utilisateurs peuvent choisir d’archiver ou de supprimer définitivement leurs dossiers. Si vous choisissez d’archiver un dossier, vous pourrez le réactiver gratuitement jusqu’à la fin de la période de licence. Une fois cette période expirée, les utilisateurs passent automatiquement à la licence d’archivage. Les frais de licence habituels sont supprimés et remplacés par un coût fixe de 12 EUR par an, sans frais supplémentaires pour des fonctionnalités comme le GED.

Pour plus d’informations, cliquez ici.

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