Avant - propos.

Vous utilisez le logiciel comptable Octopus.

Octopus est un logiciel comptable convivial, mais surtout très complet, entièrement conforme à la législation belge.
Octopus a été conçu à la mesure et est dédié à l’entrepreneur, qui désire gérer sa comptabilité efficacement mais ne désire pas être encombré par le suivi de nouvelles versions informatiques, ni des requis démesurés en equipement.
Tout ce dont vous avez besoin pour mener votre comptabilité, pour consulter les chiffres, établir les déclarations (TVA, Comptes annuels,…) est présent.

Dès la version de base, il pourvu d’une Gestion Électronique des Documents (GED), et de l’Octopus App pour envoyer vos documents directement dans votre comptabilité.
Il est prévu des rapports pointus et un tableau de bord graphique, le tout en fonction des besoins de l’entrepreneur.
Avec l’Octopus App, tous les chiffres clés de votre comptabilité sont consultables en un clic sur smartphone ou sur tablette: les résultats, les charges, le cashflow et tant d’autres!
Vous pouvez envoyer des documents (factures, rappels,…) par le Peppol, traiter automatiquement vos extraits de compte CODA, établir des factures, gérer les rappels.
Les ASBL bénéficient de rapports spécifiques et peuvent gérer leur liste de membres.

Vous êtes appelé à établir des fiches d’honoraires 281.50? Cela aussi est prévu par défaut dans le programme Octopus.

Octopus, ce n'est pas seulement la comptabilité: c'est bien plus.

Octopus vous offre de nombreux atouts:

•Votre comptabilité est accessible au départ de n'importe quel poste de travail afin de pouvoir gérer vous même vos écritures.
Vous avez accès à tous vos dossiers au moyen de votre code d'accès personnel d'utilisateur et votre mot de passe modifiable.

•Ne vous préoccupez plus de vos sauvegardes.
Tous les dossiers gérés en Octopus font l'objet de sauvegardes de sécurité professionnelles, automatiques et quotidiennes.

•Non subordonné à un système d'exploitation.
Comme Octopus fait usage de votre navigateur comme interface, il suffit de disposer d'une connexion Internet et d'un navigateur web. Même si votre système d'exploitation change, votre comptabilité reste accessible.

•Ne vous préoccupez plus de nouvelles versions logicielles.
Lorsqu'une nouvelle version Octopus est disponible, elle est accessible à chaque utilisateur dès sa prochaine connexion.

•Pas de contrats de maintenance complémentaires.
Comme l'application est gérée - et adaptée s'il y a lieu - au départ de nos serveurs centraux, aucun contrat de maintenance n'est nécessaire. Votre redevance modique suffit à couvrir tous les frais.

•Transactions sécurisées.
Tout comme pour vos transactions bancaires en ligne, toutes les opérations sont encryptées et exécutées de manière hautement sécurisée.

•L'accès - même simultané - de plusieurs utilisateurs ne requiert aucun investissement en serveurs locaux.
Nos serveurs gèrent vos données. Tous vos collaborateurs disposant d'une connexion internet peuvent disposer d'un accès direct aux dossiers. Octopus est 'Multi-utilisateurs' en standard: plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément dans un même dossier. Le verrouillage se fait au niveau des journaux.

•Vous gérez vous-même les accès.
Vous déterminez vous-même qui a accès à quel(s) dossier(s).
En tant qu'entrepreneur, vous pouvez donner accès à votre comptable ou expert-comptable afin qu'il puisse vous assister à distance et effectuer les écritures de clôture des périodes.
En tant que gestionnaire de dossier, vous pouvez déterminer qui fait qui quoi dans quel dossier. Vous pouvez créer un accès propre à chacun de vos collaborateurs. Vous pouvez limiter leurs compétences/fonctionnalités s'il y a lieu.

Ce manuel vise à vous piloter de manière simple et rapide dans toutes les fonctionnalités de l'application.
Pour pouvoir suivre ce manuel, il vous suffit d'un poste de travail connecté à l'internet, du code d'utilisateur communiqué par Octopus, et de votre mot de passe.

Nous vous souhaitons beaucoup de succès!