Bestanden aangeleverd door een sociaal secretariaat onder de vorm van een SODA bestand (XML-formaat), bevatten de informatie van de loonberekening en kunnen direct in Octopus worden ingelezen.
Het boeken van lonen wordt hierdoor sterk vereenvoudigd.
Het SODA-formaat is een gestandaardiseerd formaat dat door Codabox is ontwikkeld.
Inlezen bestand
Via het menu 'Boekhouding,Importeren,Sociaal Secretariaat bestanden' krijg je volgend scherm:
1. Selecteer het te importeren bestand met de boekingsgegevens (aangeleverd door het sociaal secretariaat)
Het te importeren bestand moet van het type .xml zijn
2. Selecteer de relatie (leverancier van de aankoopboeking)
3. Selecteer de btw-code voor de beheerskosten. Standaard is dit code D21 (diensten 21%)
4. Selecteer de btw-code voor de lonen. Standaard is dit DVR (Diensten vrij van btw)
5. Selecteer het aankoop dagboek waarin de boeking uitgevoerd moet worden
6. Geef aan of de verwerking van de lonen in een Divers dagboek moet gebeuren
6. Selecteer, als het nodig is, het Divers dagboek
7. Specifieer, als het nodig is, de te gebruiken rekeningen (zie verder)
8. Klik op uitvoeren om de verwerking van het bestand te starten
In de volgende stap worden de te importeren verwerkingen getoond.
Bij het importeren van het bestand zijn er een aantal controles:
•Aan de hand van het btw-nummer van een te verwerken boeking wordt nagegaan of dit voor het geopende octopus dossier bestemd is.
Eventueel zal er een melding weergegeven worden 'Factuur voor andere werkgever'.
•De datum van de te verwerken boeking dient te vallen in een periode van het geopende boekjaar.
Ook hier zal eventueel melding gegeven worden.
Het boekingsbestand maakt gebruik van een rekeningstelsel met 8 cijfers.
Bij de verwerking zal het te gebruiken rekeningnummer opgezocht worden op basis van volgende regels:
Er zal bij de verwerking nagegaan worden of er voor het te gebruiken rekeningnummer een 'mapping' is met een bestaand rekeningnummer in het rekeningstelsel van het dossier. De mapping is hieronder beschreven bij 'Rekening specifiëren'.
Is er geen mapping aangegeven, dan wordt het rekeningnummer uit het bestand geprobeerd.
Als dat niet voorhanden is wordt volgende logica uitgevoerd:
1.Als de 8-cijferige rekening eindigt op '00', dan worden de nullen verwijderd.
Bv. 62325200 wordt 623252. Indien dit rekeningnummer voorkomt in Octopus wordt dit gebruikt.
2.Als de 8-cijferige rekening op een getal tussen 0-99 en de twee cijfers voor dit getal nullen zijn, dan worden de 2 laatste posities naar links verschoven.
Bv. 45300010 wordt 453010. Als dit rekeningnummer voorkomt in Octopus, wordt dit gebruikt.
3.Er wordt gekeken of er een rekeningnummer bestaat vergelijkbaar met de 6 eerste cijfers van het 8-cijferig nummer.
In dat geval wordt dat rekeningnummer gebruikt.
Rekeningen specifiëren
Als er in het aangeleverde bestand een rekening wordt gebruikt die niet in het rekeningstelsel voorzien is, wordt dat gemeld in de verificatiestatus.
Er kan dan 'mapping' uitgevoerd worden via de knop 'Rekening specifiëren'.
1. Melding van niet voorkomende rekening(en) in het aangeleverd bestand
2. Klik op 'Rekeningen specifiëren' om rekeningen te mappen met een bestaand rekeningnummer
3. Klik om een rekening aan te passen
4, 5, 6. Geef de te gebruiken rekening
Herhaal eventueel voorgaande stappen voor andere te mappen rekeningen
Het verwerken resulteert in aangemaakte aankoop boekingen en/of aangemaakte diverse boekingen afhankelijk van de informatie aanwezig in het bestand van het Sociaal secretariaat.
Voorbeeld van een aangemaakte Diverse boeking
