Gegevens uitwisselen met Octopus
Octopus stelt een webservice ter beschikking van ontwikkelaars van andere toepassingen.
Hiermee wordt de kans geboden gegevens rechtstreeks in een boekhouddossier toe te voegen, aan te passen of op te vragen.
Het gebruik hiervan heeft de voorkeur op de andere beschikbare import- en exportmogelijkheden.
Meer informatie over deze functionaliteit kan je aanvragen via info@octopus.be
Importeren
Via het menu 'Boekhouding, Importeren' zijn er verschillende manieren om gegevens in Octopus te importeren.
1. Inlezen van verkoopboekingen
2. Inlezen van verkoopfacturen of leveringsnota's
3. Inlezen van afpuntingen
4. Importeren van financiële verrichtingen
5. Importeren van Partena bestanden
6. Importeren van Sociaal secretariaat bestanden
7. Importeren van elektronische facturen
8. Importeren van Accon bestand
9. Importeren van XML bestand
De in te lezen bestanden moeten een specifieke opmaak hebben. Voor meer informatie kan je contact opnemen via info@octopus.be.
Partena bestanden (XML formaat) bevatten de nodige informatie van de loonberekening en kunnen direct in Octopus worden ingelezen.
De verwerking staat hier uitvoerig beschreven.
Importeren Sociaal secretariaat bestanden
Bestanden aangeleverd door een sociaal secretariaat onder de vorm van een SODA bestand (XML-formaat) bevatten de informatie van de loonberekening en kunnen direct in Octopus worden ingelezen.
De verwerking staat hier uitvoerig beschreven.
Importeer elektronische facturen
Via 'Importeren elektronische facturen' kunnen bestanden (in UBL/XML-formaat) worden ingelezen die aangemaakt zijn in een ander pakket.
Om facturen correct te verwerken, moeten bepaalde voorwaarden in acht genomen worden:
•Voor het importeren van verkoopfacturen moet het btw-nummer van de verzender (in het ander pakket) overeenstemmen met het btw-nummer van het dossier waarin de import uitgevoerd wordt
•Voor de factuurdatum van de te importeren factuur/facturen moet in het dossier waarin de import uitgevoerd wordt het juiste boekjaar/periode aanwezig zijn
•Eventueel nog niet bestaande relaties zullen op basis van de informatie verstrekt in de elektronische factuur worden aangemaakt
•XML bestanden dienen eerst in de DMS Import Viewer te worden geplaatst. Lees hier hoe dit kan.
Nadat de documenten in de import viewer zijn geplaatst, start de verwerking via het menu 'Boekhouding, Importeer elektronische facturen'.
In onderstaand voorbeeld wordt een XML-bestand van een verkoop factuur verwerkt tot een verkoop boeking.
1. Selecteer het dagboek waarin de boekingen moeten gecreëerd worden
2. De ingelezen bestanden worden hier getoond
3. Details van de getoonde factuur
4. Klik op 'Uitvoeren' voor het aanmaken van de verkoop boeking
Als er fouten worden gevonden in het XML-bestand, zal dit aangegeven worden.
Na het correct uitvoeren van de verwerking kan de boeking bekeken worden in de beschikbare lijsten of in het boekingsscherm.
Hieronder een voorbeeld van een aangemaakte verkoop boeking op basis van een ingelezen XML-bestand:
Importeren van Accon bestanden voor het genereren van een Openingsboeking.
Om vlot met een bestaand dossier uit een ander pakket op te starten in Octopus, kan er een diverse boeking gegenereerd worden door het importeren van een eerder aangemaakt Accon bestand in .txt formaat.
Er wordt vanuit gegaan dat je een nieuw dossier beschikbaar hebt met daarin een boekjaar dat overeenstemt met het boekjaar van het in te lezen bestand.
Meer informatie over het aanmaken of aanpassen van boekjaren kan je hier raadplegen.
Alle lijnen uit het Accon bestand worden overgenomen als boekingslijnen in Octopus.
Uitzondering:
-Lijnen op de 400000 en de 440000 rekeningen, deze worden geboekt op de 400001 en de 440001 rekeningen omdat 400000 en 440000 speciale waarden zijn in Octopus.
-Lijnen op de 5-rekeningen, deze worden allemaal op de 588888 wachtrekening gezet.
Als het Accon bestand rekeningen bevat die geen deel uitmaken van het rekeningstelsel, zullen deze automatisch worden toegevoegd.
Open het dossier in het juiste boekjaar en start het inlezen via het menu 'Boekhouding, Importeren, Importeer Accon bestand'.
De te volgen stappen zijn zelf verklarend.
Na het importeren is in het gekozen dagboek automatisch een openingsboeking aangemaakt, die desnoods nog kan aangepast worden.
Importeer XML bestand:
Dit wordt gebruikt ter vervanging van de verouderde mogelijkheid voor het importeren van CSV bestanden aangemaakt door andere programma's.
Meer informatie kan je aanvragen via info@octopus.be.