Importeren Partena
Partena bestanden (XML-formaat) bevatten de informatie van de loonberekening en kunnen direct in Octopus worden ingelezen.
Het boeken van lonen wordt hierdoor sterk vereenvoudigd.
Inlezen bestand
Via het menu 'Boekhouding, Importeren, Partena' krijg je volgend scherm:
1. Selecteer de relatie (leverancier van de aankoopboeking)
2. Selecteer de btw-code voor de beheerskosten. Standaard is dit code D21 (diensten 21%)
3. Selecteer de btw-code voor de lonen. Standaard is dit DVR (Diensten vrij van btw)
4. Selecteer het aankoop dagboek waarin de boeking uitgevoerd moet worden
5. Geef aan of de verwerking van de lonen in een Divers dagboek dient te gebeuren
6. Selecteer het Divers dagboek als het nodig is
7. Selecteer het bestand met de boekingsgegevens (aangeleverd door het sociaal secretariaat)
Het te importeren bestand moet van het type .xml zijn
8. Klik op 'Open'
In de volgende stap worden de te importeren verwerkingen getoond.
Bij het importeren van het bestand zijn er een aantal controles:
•Aan de hand van het btw-nummer van een te verwerken boeking wordt nagegaan of dit voor het geopende octopus dossier bestemd is.
Eventueel zal er een melding weergegeven worden 'Factuur voor andere werkgever'.
•De datum van de te verwerken boeking dient te vallen in een periode van het geopende boekjaar.
Ook hier zal eventueel melding gegeven worden.
Het boekingsbestand maakt gebruik van een rekeningstelsel met 8 cijfers.
Bij de verwerking zal het te gebruiken rekeningnummer opgezocht worden op basis van volgende regels:
1.Indien de 8-cijferige rekening eindigt op '00' dan worden de nullen verwijderd.
Vb. 62325200 wordt 623252. Indien dit rekeningnummer voorkomt in Octopus wordt dit gebruikt.
2.Indien de 8-cijferige rekening op een getal tussen 0-99 en de twee cijfers voor dit getal zijn nullen dan worden de 2 laatste posities naar links verschoven.
Vb. 45300010 wordt 453010.Indien dit rekeningnummer voorkomt in Octopus wordt dit gebruikt.
3.Er wordt gekeken of er een rekeningnummer bestaat vergelijkbaar met de 6 eerste cijfers van het 8-cijferig nummer.
In dat geval wordt dat rekeningnummer gebruikt.
Als het nodig is, kan je - tegen kostprijs - het door het sociaal secretariaat gebruikte rekeningplan laten omzetten naar een in Octopus bruikbaar stelsel.
Meer informatie hierover kan je bekomen via support@octopus.be.
Verwerking van de boekingen
Door het aanklikken van de knop 'Uitvoeren' worden de boekingen verwerkt.
1. Klik op 'Uitvoeren' om de boeking te verwerken
Het verwerken resulteert in aangemaakte aankoop boekingen en eventueel aangemaakte diverse boekingen.
Aangemaakte Aankoop boeking
Aangemaakte Diverse boeking
