Les fichiers fournis par un secrétariat social au format XML contiennent les informations relatives au calcul des salaires et peuvent être enregistrés directement dans Octopus. Cela simplifie considérablement l’encodage des salaires.
Le format SODA est un format standardisé développé par Codabox.
Importer un fichier
En passant par le menu 'Comptabilité, Importer, Fichiers Secrétariat Social', vous obtenez l'écran suivant:
1. Sélectionnez le fichier contenant les données d’encodage à importer (fournis par le secrétariat social). Le fichier à importer doit être au format .xml
2. Sélectionnez la relation (fournisseur à l’encodage d'achat)
3. Sélectionnez le code TVA pour les frais de gestion. Par défaut, il s'agit du code S21 (services 21%)
4. Sélectionnez le code de TVA pour les salaires. Le code par défaut est SES (Achats de services sans TVA)
5. Sélectionnez le journal des achats dans lequel l'encodage doit être effectué
6. Indiquez si le traitement des salaires doit être traité dans un journal 'Divers'
6. Si nécessaire, sélectionnez le Journal divers
7. Si nécessaire, préciser les comptes à utiliser (voir plus loin)
8. Cliquez sur 'Exécuter' pour commencer le traitement du fichier
Dans l'étape suivante, les traitements à importer sont affichés.
Il y a un certain nombre de contrôles lors de l'importation du fichier:
•Un contrôle est effectué sur base du numéro tva du fichier à traiter si celui-ci est bien destiné au dossier ouvert dans Octopus.
En cas d’erreur, une notification « Facture pour un autre employeur » s'affiche.
•La date du fichier à traiter doit correspondre à une période existante dans l’exercice comptable.
Là aussi, un message de notification peut s'afficher.
Le fichier d’encodages utilise un plan comptable à 8 chiffres.
Lors du traitement, le numéro de compte à utiliser sera recherché sur la base des règles suivantes:
Lors du traitement, il sera vérifié si, pour le numéro de compte à utiliser, il existe une 'concordance' avec un numéro de compte existant dans le plan comptable du dossier. La concordance est décrite ci-dessous dans la section 'Spécifier le compte'.
Si aucune correspondance n'est indiquée, le numéro de compte du fichier est testé.
S'il n'est pas disponible, la logique suivante est suivie:
1.Si le compte à 8 chiffres se termine par '00', les zéros sont supprimés.
Par exemple. 62325200 devient 623252. Si ce numéro de compte existe dans Octopus, il est utilisé.
2.Si le compte à 8 chiffres se termine par un nombre compris entre 0 et 99 et que les deux chiffres qui précèdent ce nombre sont des zéros, les deux dernières positions sont décalées vers la gauche.
Par exemple, 45300010 devient 453010. Si ce numéro de compte existe dans Octopus, il sera utilisé.
3.Il sera vérifié s'il existe un numéro de compte similaire aux 6 premiers chiffres du numéro à 8 chiffres.
Si c'est le cas, ce numéro de compte est utilisé.
Préciser les comptes
Si dans le fichier fourni un compte utilisé n'est pas prévu dans le plan comptable, ceci sera signalé dans le statut de vérification.
Une 'concordance' peut alors être effectuée via le bouton 'Spéciser les comptes'.
1. Notification de compte(s) non existant(s) dans le fichier fourni
2. Cliquez sur « Préciser les comptes » pour associer les comptes avec un numéro de compte existant
3. Cliquez pour modifier un compte
4, 5, 6. Spécifier le compte à utiliser
Si nécessaire, répétez les étapes précédentes pour les autres comptes.
Le traitement résulte dans la création d’une écriture d'achat et/ou d’opération diverse en fonction des informations présentes dans le fichier du secrétariat social.
Exemple de création d'une opération diverse
