Échange de données avec Octopus
Octopus met un 'Service Web' à la disposition des développeurs d'autres applications.
Nous offrons ainsi la possibilité d'introduire, d'adapter, ou de récupérer des dossiers dans , ou à partir d'un dossier Octopus.
L'utilisation de ce service est préférable aux possibilités d'importation et d'exportation classiques.
Pour toute information concernant la fonctionnalité 'Webservice', consultez info@octopus.be.
Importer
Le menu 'Comptabilité, Importer' offre plusieurs manières d'importer des données en Octopus.
1. Récupérer les écritures de vente
2. Récupérer les factures de vente ou les notes de livraison
3. Récupérer les apurements/lettrages
4. Récupérer les mouvements financiers
5. Importation de fichiers Partena
6. Importation de documents d’un secrétariat social
7. Importer les factures électroniques
8. Importer un fichier Accon
9. Importer un ficher XML
Les fichiers à importer doivent avoir une structure spécifique. Pour tout complément d'information, contactez info@octopus.be.
Importation de fichiers Partena
Les fichiers Partena (format XML) contiennent toutes les données nécessaires concernant le calcul des rémunérations et peuvent être importés directement dans la comptabilité Octopus. La comptabilisation des salaires s'en trouve fortement simplifiée.
Vous trouverez tous les détails ici.
Importation de documents d’un secrétariat social
Les fichiers fournis par un secrétariat social au format XML contiennent les informations relatives au calcul des salaires et peuvent être enregistrés directement dans Octopus.
Vous trouverez tous les détails ici.
Importez des factures électroniques
Via le menu ‘importer factures électroniques’ les fichiers (au format UBL ou XML) issus d’autres logiciels peuvent être interprétés.
Afin de traiter les factures correctement, certaines conditions s’appliquent:
•Si vous voulez importer des factures de vente, faites attention à ce que le numéro TVA de l’expéditeur (comme indiqué dans l’autre paquet) corresponde au numéro TVA du dossier dans lequel l’importation est exécutée
•Si vous importez une ou plusieurs factures, veillez à ce que la date de la facture à importer corresponde à l’année fiscale/à l’exercice fiscal correct
•Si la relation n’existe pas encore en Octopus, elle sera créée sur base des informations présentes dans la facture électronique
•Les fichiers XML doivent d’abord être placés dans la visionneuse d’importation de la GED. Lisez ici comment procéder
Une fois que les documents ont été placés dans la visionneuse d’importation, vous pouvez entamer le traitement en cliquant sur le menu ‘Comptabilité, importation de factures électroniques’.
Dans l’exemple ci-dessous un fichier XML d’une facture de vente est transformé en une entrée de vente.
1. Sélectionnez le journal dans lequel vous désirez créer les écritures
2. Les fichiers importés s’afficheront ici
3. Ici vous retrouvez les détails de la facture sélectionnée
4. Cliquez sur « exécuter » afin de créer l’écriture de vente
Si on retrouve des erreurs dans le fichier XML, elles seront indiquées.
Une fois le traitement est bien terminé, vous pourrez accéder aux écritures dans les listes disponibles ou dans l’écran des écritures.
Voici ci-dessous un exemple d’une écriture de vente créée sur base d’un fichier XML importé.
Importer des fichiers Accon afin de générer une ‘OD’ d’ouverture
Afin de lancer sans difficulté en Octopus un dossier existant déjà dans un autre programme comptable, il est possible de générer une ‘OD’ basée sur un fichier Accon établi antérieurement au format .txt.
On part du principe que vous disposez d’un nouveau dossier pourvu d’un exercice comptable correspondant à l’exercice du fichier à récupérer (lire).
Des informations complémentaires concernant la création ou l’adaptation des exercices peuvent être consultées ici.
Toutes les lignes du fichier Accon sont reprises en Octopus en tant que lignes d’écriture.
Exceptions:
-Les lignes aux comptes 400000 et 440000. Celles-ci sont saisies sur les comptes 400001 et 440001 parce que 400000 et 440000 sont des valeurs ‘spéciales‘ dans Octopus.
-Les lignes sur les comptes ‘5’, celles-ci sont enregistrées sur le compte d’attente 588888.
Si le fichier Accon contient des comptes ne figurant pas dans le plan comptable, ceux-ci seront automatiquement ajoutés.
Ouvrez le dossier dans l’exercice correct et démarrez la lecture via le menu ‘Comptabilité,Importer, Importer fichier Accon’.
Les étapes suivantes se passent d’explication.
Après l’importation, une OD d’ouverture est créée automatiquement dans le journal sélectionné. Celle-ci peut encore être adaptée si nécessaire.
Importez un ficher XML
Ceci est utilisé en remplacement de la possibilité (obsolète) d’importer des ficiers CSV générés pas d’autres programmes.
Des informations complémentaires peuvent être demandées à info@octopus.be.