Importer les fichiers Partena
Les fichiers Partena (format XML) contiennent les données du calcul des rémunérations. Ils peuvent être importés directement en Octopus.
La comptabilisation des salaires s'en trouve fortement simplifiée.
Récupération du fichier
Par le menu 'Comptabilité, Importer, Partena', nous obtenons l'écran suivant:
1. Sélectionnez la Relation (fournisseur de la saisie d'achat)
2. Sélectionnez le code TVA pour les frais de gestion. Par défaut, le code S21 est prévu (Services à 21%)
3. Sélectionnez le code TVA pour les salaires. Par défaut, le code SES est prévu (Services Exemptés de TVA)
4. Sélectionnez le journal des achats où l'encodage doit être saisi
5. Indiquez si le traitement des salaires doit se faire dans un journal des OD (opérations diverses)
6. Sélectionnez s'il y a lieu le journal des OD (Opérations Diverses)
7. Sélectionnez le fichier contenant les données comptables (fourni par le secrétariat social)
Le fichier à importer doit être du type .xml
8. Cliquez sur 'Open'
L'étape suivante montre les mouvements à importer.
Lors de l'importation, un nombre de contrôles sont effectués:
•Vérification si l'écriture à traiter concerne le dossier Octopus ouvert, à l'aide du numéro de TVA.
Le cas échéant, un message s'affichera: 'Facture destinée à un autre employeur'
•La date de l'écriture à traiter doit tomber dans une période de l'exercice comptable ouvert.
Là aussi, un message s'affichera s'il y a lieu
Le fichier à comptabiliser fait usage d'un plan comptable à 8 chiffres.
Lors du traitement, le compte à utiliser sera recherché sur base des règles suivantes:
1.Si le compte à 8 chiffres se termine par '00' les zéros sont supprimés.
Ex: 62325200 devient 623252. Si ce numéro est présent dans le plan comptable, il sera utilisé.
2.Si le compte à 8 chiffres se termine sur un nombre entre 0 et 99 et les deux chiffres qui précèdent ce nombre sont deux zéros, les deux dernières positions sont déplacées vers la gauche.
Ex: 45300010 devient 453010. Si ce numéro est présent dans le plan comptable, il sera utilisé.
3.Le système vérifie s'il existe un numéro de compte comparable avec les 6 premiers chiffres du numéro à 8 chiffres. Dans ce cas, ce numéro sera utilisé.
En cas de besoin - et au prix coûtant - nous pouvons convertir le plan comptable utilisé par le secrétariat social en un format utilisable en Octopus.
Informations complémentaires sur simple demande par support@octopus.be.
Traitement des écritures
Un clic sur le bouton 'exécuter' déclenche le traitement des écritures.
Cliquez sur 'Exécuter' pour comptabiliser les écritures.
Le traitement résultera en des encodages d'achat et, s'il y a lieu, la création d'opératpions diverses (OD)
Encodage d'achat créé
Opération diverse créée
