Manuel du module 'GED' > Envoyer des documents par e-mail

Il existe plusieurs manières de transmettre des documents à votre dossier. Il est toujours recommandé d'utiliser des canaux fiables tels que Peppol, notre PDI ou une connexion API.

Etant donné que tous les fournisseurs ne peuvent pas envoyer leurs factures via ces canaux, nous autorisons également la transmission de document par e-mail.

Cependant, en raison de l'augmentation des spams et des e-mails de phishing, l'e-mail est peu fiable, ce qui signifie que nous ne pouvons pas garantir que tous les documents parviendront au GED.
Veuillez en tenir compte lorsque vous choissiez de transmettre des documents par e-mail.

Les pièces jointes de chaque e-mail envoyé à votre dossier seront placées dans le Document Import Viewer (DIV).
Vous pouvez trouver l’adresse e-mail unique sous le menu "Gestion, Dossiers" dans le champ Mailbox.
Un exemple d’une telle adresse e-mail est : uid-008352-24@import.octopus.be, où '008352-24' est le numéro d'identification unique correspondant au dossier.

Pour une utilisation plus adaptée, des variantes de cette boîte aux lettres unique sont disponibles :

•Reconnaissance automatique des documents
Si vous souhaitez utiliser la reconnaissance automatique des documents, utilisez une adresse e-mail spécifique où le préfixe 'uid' est remplacé par 'ocr'.
Exemple : ocr-008352-24@import.octopus.be.

•Transmission des factures d’achat au Portail Clients pour validation
Ajoutez -A après le numéro d’identification unique. Exemple : ocr-008352-24-A@import.octopus.be
Cette adresse se trouve sous le menu "Gestion, Dossiers, onglet Enregistrement automatique des documents d'achat".

•Transmission des factures de vente au Portail Clients pour validation
Ajoutez -V après le numéro d’identification unique. Exemple : ocr-008352-24-V@import.octopus.be
Cette adresse se trouve sous le menu "Gestion, Dossiers, onglet Enregistrement automatique des documents de vente".

Raisons pour lesquelles les documents ne parviennent pas ou Document Import Viewer (DIV).

Voici les principales causes d'échec de la réception dans le DIV.

Taille excessive des pièces jointes

La taille maximale d’une pièce jointe pour la reconnaissance automatique est de 2 MB (les fichiers sont directement placés dans le DIV).

La taille totale d’un e-mail est limitée à 20 MB.

En cas de dépassement, l’e-mail n’est pas reçu, et l’expéditeur recevra un rapport de non-distribution (NDR).

Solution : Ne scannez pas plusieurs factures en un seul fichier. Une facture = un PDF.

Transfert automatique (Forward) via une règle du programme de messagerie

Notre fournisseur (Microsoft) n'autorise pas le transfert d'e-mails déjà transférés, ce qui entraîne un NDR avec le message suivant :

Votre message est bloqué par une règle de flux de messagerie personnalisée créée par un administrateur dans dekimo.onmicrosoft.com.
Limite de comptage des règles de transport dépassée.

Solution : Modifiez l'adresse e-mail de destination en importbox@octopus.be et incluez l’adresse originale dans l’objet du mail.

Exemple initial :

oÀ : ocr-008352-24@import.octopus.be

oObjet : FW : facture 123

Exemple avec la solution :

oÀ : importbox@octopus.be

oObjet : ocr-008352-24@import.octopus.be

Envoi en CCI (Copie Carbone Invisible)

L'adresse e-mail originale en CCI contient les informations nécessaires pour associer l’e-mail au bon dossier.
En cas d’envoi en CCI, aucun NDR ne sera reçu, car l’adresse de l’expéditeur est inconnue.

Solution : Ne pas utiliser la CCI pour envoyer des factures.

Utilisation de groupes de distribution

Si un groupe de distribution est configuré pour transférer automatiquement des documents, il est possible que l’adresse e-mail de la boîte Octopus ne figure pas dans l’info de l’e-mail.

Exemple : vous créez un groupe de distribution nommé "invoices company" avec l'alias invoices@company.be, que vous configurez pour rediriger vers ocr-008352-24@import.octopus.be. Dans ce cas, l'e-mail reçu par Octopus n'aura pas ocr-008352-24@import.octopus.be comme destinataire, mais plutôt invoices@company.be. Cela empêche Octopus d’attribuer cet e-mail au dossier correct.

Solution : N'utilisez pas de groupe de distribution, mais configurez une "règle de transport" (transport rule) pour que l'e-mail soit redirigé vers importbox@octopus.be avec ocr-008352-24@import.octopus.be inclus dans l'objet du message.
Pour des questions concernant les 'transport rules' , veuillez contacter votre propre services informatiques.