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<< Click to Display Table of Contents >> Navigation: »No topics above this level« Checklist pour les nouveaux usagers |
Si vous êtes un nouvel usager du logiciel Octopus, nous vous recommandons vivement de parcourir la liste ci-dessous.
Un clic sur le texte en bleu donne directement accès à l'information détaillée dans le système d'aide.
Certains points concernent spécifiquement les gestionnaires de dossier (comptable/expert-comptable).
Si vous êtes entrepreneur et vous bénéficiez du soutien d'un gestionnaire de dossier externe, entendez-vous et convenez clairement qui va faire quoi et quels sont les paramètres à initialiser avant d'encoder des écritures.
Le 'nom d'utilisateur' et le 'mot de passe' qui vous ont été attribués vous permettront de vous connecter par le site www.octopus.be
Arrivé là, cliquez sur 'Téléchargement'.
Si une connexion a déjà a été réalisée antérieurement sur votre poste de travail actuel, vous pourrez probablement vous connecter directement, sans utiliser votre navigateur, à l'aide de l'App Bureau installée précédemment.
Il est vivement conseillé de modifier le mot de passe le plus rapidement possible.
Modifier le ‘thème des coloris’ – adapter la taille des caractères en fonction.
Par le menu ‘Aide,Changez le thème des couleurs’, vous pouvez modifier la palette des coloris de l’écran et la taille des caractères en fonction de votre préférence ou de la résolution de l’écran utilisé.
Modifier les données du dossier (nom, adresse, demandeur mandaté)
Peut-être devrez-vous modifier le nom ou la signalétique du dossier (adresse etc...).
Vous devrez également entrer les données de contact du 'Demandeur mandaté'
Si vous êtes gestionnaire de dossier, il vous faudra peut-être adapter ou limiter les droits que votre client peut exercer dans son dossier.
Il est recommandé de créer des noms d'utilisateur propres à l'intention de chacun de vos collaborateurs.
Les exercices (années) comptables
Il est essentiel de contrôler ce point avant d'encoder les premières écritures!
Il est probable que vous devrez adapter l'exercice comptable prévu par défaut, ou que vous devrez en créer de nouveaux.
Il est recommandé de disposer d'un exercice précédent celui dans lequel vous voulez entamer les travaux. Cet 'exercice précédent' permettra d'entrer le bilan d'ouverture (OD) et les amortissements en cours s'il y a lieu.
Lors de la création du dossier, un journal des achats et un journal des ventes ont été prévus par défaut.
Vous devrez sans doute créer des journaux supplémentaires.
Il faudra probablement modifier 'le numéro d'ordre du prochain enregistrement'
Si le dossier fait usage du module de facturation Octopus (optionnel), il faudra paramétrer le journal des ventes en conséquence (type d'introduction) pour pouvoir établir des factures de vente.
Lors de la création d'un nouvel exercice, les journaux seront établis conformément à l'exercice précédent.
Comptes généraux - Plan comptable
Vérifications essentielles avant de créer un nouvel exercice.
Vous devrez peut-être adapter le plan comptable prévu par défaut.
Lorsque vous apportez des modifications aux paramètres des comptes d'un exercice donné, celles-ci ne sont valables que pour cet exercice précis. Lors de la création d'un nouvel exercice, le plan comptable de l'exercice précédent sera repris tel quel.
Si vous êtes gestionnaire de dossier, il est prévu de pouvoir copier un plan comptable au départ d'un autre dossier. Cette fonction est activée sur demande explicite sans supplément de prix.
En Octopus, toutes les informations 'Clients' et 'Fournisseurs' se trouvednt sous 'Gestion, Relations'.
Récupérer les signalétiques 'clients/fournisseurs' au départ d'une application antérieure, peut se faire par l'importation d'un fichier csv.
Si le dossier n'était pas géré en Octopus précédemment, il faudra probablement entrer les amortissements en cours.
Si le dossier n'était pas géré en Octopus auparavant, il faudra passer des OD d'ouverture spécifiques.
Soldes d'ouverture des banques ('à nouveaux')
Lors des premiers encodages financiers, les soldes d'ouverture des banques (et éventuellement de la caisse) devront être actualisés.
Ceci se fait par le compte 588...
Sécuriser les périodes / les journaux
Après le dépôt de la déclaration TVA, les périodes des journaux concernés peuvent être sécurisées.
Cette sécurisation est réversible.