Hier zijn twee manieren om openstaande verrichtingen te importeren:
1.Import van verkoopsboeking via UBL-bestanden (bevat alle boekingsinformatie incl. PDF).
2.Import van diverse boeking via CSV-bestanden (relatie, bedrag en commentaar).
Openstaande verrichtingen importeren via UBL-bestanden (facturen)
De meeste boekhoudprogramma’s staan het toe dat je de documenten kan exporteren naar een gestructureerd elektronisch bestand (UBL).
Wanneer je enkel de openstaande facturen kan uitfilteren plaats je deze in de Document Import Viewer in Octopus. Dit staat omschreven in onze online handleiding, zie hier.
In principe kan je deze documenten automatisch laten verwerken in Octopus, maar dan zouden de facturen allemaal in de juiste boekhoudkundige periode opgenomen worden.
Gezien de specifieke situatie van de import is dit niet wenselijk. Beter zou zijn dat alle openstaande facturen verwerkt worden in de laatste periode voor het eerste actieve boekjaar in Octopus.
Vb: Het is eerste boekjaar dat je wil voeren in Octopus is 2023. Dan wil je alle openstaande facturen op 31/12/2022 boeken in periode 202212.
Omwille van deze reden verwerk je de UBL-documenten best één voor één. Je gaat als volgt tewerk:
Eerst open je het aankoopdagboek in boekjaar 2022. Vervolgens open je de Document Import Viewer en versleep het tabblad naar je tweede scherm.
Je hebt dan het aankoopdagboek op je hoofdscherm staan en je Document Import Viewer op je bijscherm. In het op bijscherm klik je op de knop ‘automatisch boeken documenten’. Deze knop kleurt nu rood.
Bij de miniatuurweergaven klik je het eerste document aan en de gegevens worden automatisch overgenomen in het aankoopdagboek. Het enige wat je nu moet doen is controleren of de periode juist staat en klik op 'Uitvoeren (F12)'.
Dit document verdwijnt en het volgende komt tevoorschijn. Dit herhaal je tot alle documenten verwerkt zijn. Aangezien je enkel op F12 moet drukken moet dit snel vooruit gaan.
Bij de verwerking van UBL-documenten stelt Octopus automatisch de juiste relatie voor op basis van btw-nummer dat aangegeven is in de relatiefiche. Vul daarom zeker het btw-nummer aan bij het importeren van relatiefiches.
Openstaande verrichtingen importeren als diverse boeking via CSV-bestand
Aanmaken importbestand
Belangrijk! Vooraleer je openstaande verrichtingen kan importeren moet eerst je de relatiefiches importeren zoals beschreven in deze handleiding. Klik hier voor de import van relaties.
Net zoals bij het importeren van relaties vertrekken we vanuit een sjabloon om het importbestand op te maken. Klik hier om dit XLSX-bestand te downloaden.
We openen dit XLSX-bestand en merken op dat er drie tabbladen zijn: 'Export bestand diverse'; 'Openstaande verrichtingen'; 'Relaties'.
We starten in het tabblad ‘Relaties’.
Hierin plakken we de gehele tabel uit tabblad ‘Tabel Extern relatienummer DIV’ van het XLSX-bestand dat we opgemaakt hebben om de relaties te importeren.
Vervolgens openen we tabblad ‘Openstaande verrichtingen’.
In dit tabblad plak je alle gegevens van je openstaande verrichtingen. Let goed op hoe je deze gegevens structureert want dit heeft impact op hoe je deze gegevens later zal gebruiken bij het voeren van je boekhouding.
We overlopen de vijf kolommen die aanwezig zijn in dit tabblad. Slechts 4 van de 5 zijn kolommen die je zelf zal moeten invullen aangezien ‘Extern relatienummer’ (kolom E) automatisch gegenereerd wordt op basis van een precieze overeenkomt tussen ‘Name C/S’ (kolom B) en de tabel uit tabblad ‘Relaties’. Hiermee zorgen we ervoor dat we bij het importeren geen dubbele relatiefiches creëren.
Kolom A – Type (C/S)
Dit verplicht veld geeft weer of het over welk type relatie het gaat:
•C = Client (klant)
•S = Supplier (leverancier)
Let op, het is mogelijk dat dezelfde relatie zowel klant als leverancier is. In het geval voor beide gevallen een openstaande verrichting aanwezig is, zal je twee afzonderlijke rijen nodig hebben. Dit is belangrijk voor het afpunten van deze verrichtingen in een latere fase.
Tip! – Importeer eerst alle klanten en gebruik de functionaliteiten binnen Excel om kolom A aan te vullen. Doe daarna hetzelfde voor leveranciers.
Kolom B – Name (C/S)
Hier noteer je de naam van klant of leverancier. Het is belangrijk dat deze naam precies overeenstemt met de naam opgegeven in het relatiebestand.
Een overbodige spatie achteraan het veld is voldoende om geen overeenstemming te vinden. Als we een overeenstemming vinden zal je in kolom E een geldig extern relatienummer zien verschijnen.
In deze kolom vul je het openstaand bedrag in.
Let op, de notatie is belangrijk voor de vlotte verwerking van de gegevens!
•Positieve bedragen
oFacturen van leveranciers
oFacturen aan klanten
oBetalingen aan klanten
oBetalingen van leveranciers
•Negatieve bedragen
oCreditnota's aan leveranciers
oCreditnota's van klanten
oBetalingen van klanten
oBetalingen aan leveranciers
Kolom D – Remark
Dit veld bevat de mededeling/commentaar die je wil toevoegen aan deze openstaande verrichting. Bij het voeren van de boekhouding zal het handig blijken als je hier relevante informatie opneemt.
Je kan hier de gestructureerde mededeling bij opnemen in gekende OGM-formaat: +++xxx/xxxx/xxxxx+++. Dit is geen verplichting.
Wanneer je geen gestructureerde mededeling gebruikt adviseren we om aan te geven dat het over geïmporteerde data gaat.
Kolom E – Extern relatienummer
Het XLSX-bestand zal dit veld automatisch genereren door middel van overeenstemming met de naam. In het geval hier geen geldig numeriek nummer weergegeven wordt kijk je in het relatiebestand na of betrokken relatie weldegelijk bestaat.
Indien dit niet het geval is dan voeg je deze manueel toe en controleer of het extern relatienummer wordt ingevuld. Indien dit niet het geval is, vul je het manueel in.
Wanneer je deze lijst nog eens gecontroleerd hebt en alle gegevens aangevuld zijn, kunnen we overgaan tot het aanmaken van het exportbestand.
We openen tabblad ‘Export bestand diverse’.
Je zal merken dat de openstaande verrichtingen automatisch ingevuld staan en het totaal openstaande klanten en leveranciers automatisch uitgerekend wordt. Dit om ervoor te zorgen dat het balans van de diverse boeking zeker gelijk is.
In normale omstandigheden zal 'Totaal openstaande klanten' een positief bedrag bevatten en 'Totaal openstaande leveranciers' een negatief bedrag. Is dit niet het geval dan moet je het tabblad 'Openstaande verrichtingen' openen en moet je 'Kolom C - Amount' controleren. De gegevens vanuit andere boekhoudprogramma's kan verschillen waardoor het belangrijk is deze data de controleren. Bij een foute ingave kunnen we geen geldige diverse boeking aanmaken (credit niet gelijk aan debet).
De nodige formules zijn doorgetrokken tot en met cel 201 (200 openstaande verrichtingen). Dit kan eenvoudig uitgebreid worden door cellen A201 tot en met H201 te selecteren (zie afbeelding), onderaan rechts de selectie vast te nemen en naar beneden te slepen.
Heb je minder dan 200 openstaande verrichtingen dan moet je in dit bestand het aantal lege rijen verwijderen. Zou je dit toch vergeten, dan kan dit in latere stappen ook nog in orde gebracht worden.
Net zoals bij het exportbestand voor relaties kies je Excel onder het menu 'Bestand' voor ‘Opslaan als’ en selecteer je ‘CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv)’.
Opkuisen importbestand
Dit CSV-bestand is nog niet importeerbaar en moet eerst naar het juiste formaat aangepast worden. Hiervoor hebben we het programma Notepad++ nodig.
Indien je dit niet op je computer ter beschikking hebt kan je dit downloaden via https://notepad-plus-plus.org/downloads/, kies de meest recente versie.
Je opent het document in Notepad++ door naar de bestandlocatie te gaan in 'Windows Verkenner' en via de rechtermuisklik te kiezen voor ‘Edit with Notepad++’. Je krijgt volgend scherm te zien (kleuren kunnen verschillen):
Zoals jullie zien ben ik in dit voorbeeld de lege rijen vergeten op te kuisen. Verwijder alle onnodige rijen.
In de eerste rij passen we twee elementen manueel aan zodat de import straks vlot verloopt.
De huidige datum staat genoteerd als dd/mm/jjjj, echter de import is als jjjj/mm/dd. Pas deze datum daarom aan en controleer of de bijpassende periode aangegeven staat.
Vb. in dit voorbeeld staat als datum 1 januari 2023 met periode 202301, maar we willen de import uitvoeren op datum 31/12/2022 (het voorgaande boekjaar). We passen bestand als volgt aan:
Tot slot bevat de eerst rij slechts 4 waarden waardoor het einde van de rij opgekuist moet worden. We verwijderen de laatste 4 “;”
De import vereist dat elke waarde in dit bestand tussen “ “ staat. Deze gaan we nu toevoegen met behulp van de REPLACE-functie van Notepad++.
Je kan deze functie activeren via het menu ‘Search, Replace…’ of de toetsencombinatie < CTRL + H >. Je krijgt volgend scherm te zien:
Kies onderaan links bij ‘Search Mode’ voor ‘Regular expression’.
Vervolgens voer je mutaties uit waarmee je het bestand in orde brengt met de vormvereisten.
In veld A vul je de waarden in die je wil vervangen.
In veld B vul je de waarde in waarmee je de waarde in veld A wil vervangen.
Door op knop C te drukken vervang je alle nodige waarden in het bestand.
Voer stappen A, B en C drie keer uit met volgende waarden:
1.A = ; en B = “,”
2.A = ^ en B = “
3.A = $ en B = “
Dit zou volgend resultaat moeten geven:
Dit bestand sla je op als TXT-bestand via het menu ‘File, Save as…’, waar je kiest voor bestandtype ‘Normal tekst file (*.txt)’. Dit bestand kan je straks importeren in Octopus.
Om het bestand te importeren open je het boekhoudprogramma van Octopus en open het boekjaar waarin je deze gegevens wil importeren (in dit voorbeeld boekjaar 2022). Vervolgens open je het menu ‘Boekhouding, Importeren, Importeren financiële verrichtingen’. Kies voor ‘Bestand selecteren’ en selecteer het TXT-bestand.
Octopus zal ongeldige boekingen niet verwerken. Kijk daarom goed na dat het saldo onderaan op 0,00 staat.
Klik op ‘Uitvoeren’.
Via het menu ‘Boekhouden, Divers dagboek’ of ‘Lijsten, Financieel en Diverse dagboek’ kan je de boeking raadplegen.
