Via de bankmodule kan je CODA bestanden verwerken door deze manueel te importeren via ‘Bank,Importeren Coda bestanden’.
Het verwerken van CODA bestanden is enkel mogelijk als je over de bankmodule beschikt. Alle mogelijkheden van deze module staan hier beschreven.
Je kan CODA bestanden ook automatisch laten verwerken door een CODA mandaat in te stellen. Dit mandaat houdt in dat de bank het CODA bestand rechtstreeks naar Octopus Accountancy software stuurt en niet naar de rekeninghouder.
Een mandaat is niets minder dan een volmacht die je aan Octopus Accountancy software geeft om jouw CODA bestanden te ontvangen en te verwerken.
Hoeveel kost een mandaat?
Een mandaat is gratis! Ongeacht jouw abonnement is er geen extra maandelijkse meerkost voor het verwerken van een Coda mandaat via Octopus Accounting software.
Hou er wel rekening mee dat er verschillende administratieve stappen ondernomen worden om dit mandaat te activeren.
Je hebt één mandaat nodig per bank*, ongeacht het aantal rekeningen. Het kan enkele weken duren vooraleer een mandaat volledig geactiveerd is.
* Je hebt één mandaat nodig per BIC (Bank Identificatie Code). Een bank heeft één BIC, maar hier zijn uitzonderingen mogelijk (vb : Crelan heeft twee BIC’s omdat dit een samenvoeging is van het vroegere Landbouwkrediet en CENTEA).
Wens je Coda mandaten te activeren dan kan je dit aanvragen via het menu 'Bestellen, Automatisch inlezen financiële verrichtingen'.
Je dient wel het dossier geopend te hebben waarvoor je de aanvraag doet.
•Voor het dossier waarvoor de aanvraag gedaan wordt dient wel een financieel dagboek aangemaakt te zijn met een ingevuld IBAN rekeningnummer (zie ook hier).
•Na bevestigen van de aanvraag door het ingeven van uw Octopus wachtwoord zal de nodige informatie verwerkt worden door de administratieve dienst van Octopus.
•Afhankelijk van de procedure van de betreffende bank zullen er indien nodig nog documenten doorgestuurd worden ter ondertekening.
•De status van jouw aanvraag kan je zelf opvolgen via het menu 'Bank, Coda Mandaten' (zie hieronder).
•Hou er rekening mee dat bij sommige financiële instellingen de aanvraag meerdere weken kan duren.
Alle informatie over welke stappen te ondernemen zijn om uw Coda mandaat aan te vragen bij uw bank kan u hier terugvinden.
Status van aanvraag Coda mandaten
Een overzicht van de Coda mandaten en de status van een aanvraag kan opgevraagd worden via menu 'Bank, CODA mandaten'
1. Iban Rekening: In het aangegeven dossier moet een financieel dagboek aanwezig zijn met referentie naar dat IBAN rekeningnummer
2. Dossier: naam van het gekoppelde dossier
3. Status: huidige status van het mandaat
4. Koppel pdf rekening uittreksel in DMS. In de financiële boeking van de Coda verwerking zal het PDF uittreksel beschikbaar zijn via de koppeling knop
5. E-mail: e-mailadres gebruikt door Octopus om te communiceren over dit dossier.
Status van een Coda mandaat:
Aangevraagd door gebruiker |
De ondernemer of accountant heeft het mandaat aangevraagd en wacht tot de nodige documenten door Octopus zijn verzonden. |
Wachten op ondertekening door gebruiker |
De documenten voor aanvraag van het mandaat zijn door Octopus naar de aanvrager verzonden. De klant dient die ondertekend terug te sturen. |
Verwerking door de bank |
Octopus heeft de ondertekende documenten doorgestuurd naar de bank voor verdere verwerking. |
Actief |
Het mandaat is actief en er is een automatische Coda verwerking uitgevoerd. |
Niet-actief |
Er is een Coda mandaat actief binnen Octopus maar het dossier is niet meer aanwezig. |