Le module de facturation comprend une gestion élaborée des rappels.
On a le choix entre 3 types de rappel pour lesquels des modèles respectifs peuvent être configurés.
Lors de l'impression de rappel des types 2 et 3, des frais seront portés en compte en fonction des paramètres entrés.
Sélection des rappels à générer
La sélection se fait par ‘Facturation, Imprimer'.
1. Entrez l'échéance jusqu'à laquelle vous désirez voir les factures impayées
2. Sélectionnez les clients s'il y a lieu
3. Établissez la liste
4. Clients et factures ouvertes de la sélection
5. Cliquez sur un client pour les détails
6. Sélectionnez parmi les factures ouvertes pour le(s) client(s) sélectionné(s) quelle facture doit figurer sur le rappel
Générer les rappels
Au départ de l'écran de sélection affiché, on pourra indiquer pour lesquels des clients listés on souhaite établir un rappel et de quel type.
1. Sélectionnez les clients pour lesquels vous désirez établir un rappel
2. Sélectionnez le type de rappel
3. Placez le curseur sur le 'Type' pour vérifier quels rappels ont déjà été envoyés
4. Imprimez les rappels
Octopus déterminera automatiquement le type du prochain rappel à envoyer (type 2 ou 3) si le client a déjà fait l'objet d'un rappel antérieurement.
Si, dans l'aperçu détaillé des factures, on place le curseur sur la date d'échéance, on obtiendra un détail des rappels précédents dont cette facture a déjà été l'objet.
Envoi des rappels
Le rappel peut également être envoyé automatiquement.
1. Cliquez sur 'envoyer'
2. Le mail contenant le lien vers le rappel sera visualisé dans votre boîte de messagerie habituelle
Sauvegarder le rappel en pdf
Vous pouvez sauvegarder les rappels en site propre, en tant que fichier pdf.
1. Cliquez sur 'Sauvegarder'
2. Ouvrez - éventuellement - le répertoire des rappels sauvegardés
Exemple d'un rappel
La mise en page du document est adaptable. Voir ici l'information concernant la configuration des modèles de document (templates).
