Lors de la première connexion à un dossier Octopus sur un poste de travail déterminé (lancement du dossier) le système vérifiera automatiquement si le module de facturation est actif dans le dossier concerné et si les configurations nécessaires ont été déjà effectuées.
L'initialisation est une procédure unique à effectuer sur chaque poste de travail appelé à produire des factures.
Si, par après, on désire modifier les paramètres ou la mise en page, on repassera par cette procédure sur chaque poste de travail en appelant.
Emplacement (localisation) des fichiers sauvegardés.
L'étape suivante consiste à déterminer où les documents générés par le module de facturation (factures, notes de livraison, rappels) seront sauvegardés sur votre machine.
L'emplacement par défaut peut varier en fonction de votre système d'exploitation.
Pour Windows l'emplacement usuel sera c:\Users\<username>\Octopus\<Nom du Dossier>
À moins que vous désiriez absolument changer celui-ci, vous ne devez rien entreprendre et vous pouvez cliquer vers l'étape suivante.
Synchronisation des modèles (templates)
Dans l'étape suivante nous synchronisons les modèles de documents du serveur avec votre dossier.
Lors de la toute première connexion d'un dossier, celui-ci sera pourvu par défaut de modèles de base. La synchronisation peut prendre quelqu temps.
Après un certain temps, un message s'affiche, confirmant la synchronisation.
Utilisation d’Outlook pour envoyer des documents.
Les usagers Windows peuvent indiquer ici que l’envoi des documents doit se faire via Outlook.
Configuration des modèles (templates)
L'étape suivante consiste à configurer la mise en page des divers modèles de documents.
Ceci peut se faire dans chacune des trois langues prévues.
Remarque:
Si plusieurs journaux d’un type donné (ex. V1, V2,….) sont disponibles, il est possible de créer des ‘modèles‘ (‘Templates’) différents pour chacun de ces journaux.
Si on ne désire un ‘modèle’ unique pour les différents journaux, on sélectionne dans la liste des ‘Journaux’, le journal sans indication de numéro, ex. ‘V’.
L'éditeur intégré offre une très grande latitude dans la mise en page des divers documents.
L'utilisation de l'éditeur est décrite ici.
Configurer les notes de livraison.
1. Sélectionnez la langue pour laquelle vous désirez apporter des adaptations
2. Sélectionnez le journal pour lequel vous désirez adapter le canevas
3. Sélectionnez les champs que vous voulez voir rendus dans les lignes de détail
4. Indiquez si les totaux doivent apparaître au bas de la note de livraison
5. Cliquez ici pour configurer la mise en page avec l'éditeur intégré.
Cliquer sur le bouton 'Adapter les colonnes' appelle la fenêtre suivante
1. Champs disponibles, y compris les champs d'utilisateur 'propres'
2. Modifiez l'ordre des colonnes à visualiser
3. Retirez une colonne sélectionnée auparavant
4. Ajoutez une nouvelle colonne
5. Colonnes à visualiser. Double-cliquez sur un champ pour adapter la largeur
6. Sauvegardez vos adaptations
L'entrée de la largeur des colonnes se fait en 'Pixels'. La contrevaleur en centimètres est indicative.
La largeur utile maximale d'une ligne de détail (somme de toutes les colonnes) est de 535 Pixels (18.52 cm).
Configuration des modèles d'e-mail pour le bon de livraison électronique.
Si on a l'intention d'envoyer les notes de livraison ou les factures sous format 'fichier xml', on peut configurer soi-même le modèle du mail à envoyer au client.
L'étape suivante décrit la configuration du mail d'accompagnement lors de l'envoi d'un note de livraison.
Les détails concernant la mise en page seront traités dans le paragraphe configurer l'e-mail pour la facture électronique.
Paramètre ‘Remise pour paiement comptant’ (escompte)
Lorsque, lors de la facturation, on opte pour la 'Remise pour paiement comptant', l'étape suivante consiste à déterminer le taux et le délai-limite.
Ces valeurs seront proposées lors de l'établissement des factures mais peuvent être adaptées au cas par cas. Il faudra également indiquer le compte utilisé pour comptabiliser la remise accordée.
L'étape suivante permet de configurer la mise en page des factures, de la même manière que pour les notes de livraison.
Dans l’étape suivante, vous pouvez choisir de joindre - ou d’imprimer conjointement - une annexe pdf à la note de livraison, la facture ou le rappel.
La fenêtre dialogue ci-dessous décrit le mode opératoire ‘annexe à une facture’. Pour une annexe à une note de livraison ou à un rappel, le mode opératoire est similaire.
1. Sélectionnez la langue
2. Sélectionnez le journal correct
3. Sélectionnez le fichier PDF destiné à être joint (Annexe/pièce jointe)
4. Sélectionnez les options correctes
5. Sauvegardez vos données
Configuration des modèles de mail pour les factures électroniques
SI on a l'intention d'envoyer les factures sous format 'fichier xml', on peut configurer soi-même le mail d'accompagnement à envoyer au client.
L'étape suivante décrit la configuration du mail d'accompagnement pour l'envoi d'une facture électronique.
1. Sélectionnez ici si les paramétrages concernent une facture ou une note de crédit
2. Sélectionnez la langue du mail à configurer.
3. Sélectionnez s'il y a lieu un autre journal des factures
4. Indiquez l'objet du mail
5. Entrez les détails du mail
6. Cliquez sur 'Sauvegarder' pour fixer lds adaptations apportées.
Le sujet et les informations détaillées peuvent contenir des 'Codes-champs' qui seront remplis automatiquement.
Dans l'exemple ci-dessus l'objet Facture {v:f_key} , et {v:f_firma_name} seront remplacés respectivement par le numéro de facture et le nom du client destinataire.
Exemple d'un détail de texte
1. Champs pour le numéro de facture, la date de la facture et le montant total
2. Octopus placera ici le lien qui renvoie à la facture
3. Champ pour la date d'échéance
4. Champ pour la communication structurée
Pour plus d'infos sur les codes-champs, cliquez ici
Configuration des données du rappel
L'étape suivante consiste à entrer les paramètres spécifiques nécessaires à l'établissement des rappels.
Pour les rappels de type 2 et type 3, c'est ici que l'on entrera les valeurs des frais et intérêts à porter en compte.
Lors de l'installation du module de facturation, vous pouvez faire appliquer un frais de rappel par ligne détaillée ( par facture).
L'étape suivante consiste à configurer la mise en page des rappels, de manière similaire aux notes de livraison et factures.
1. Sélectionnez le type de rappel
2. Modifiez le texte détaillé s'il y a lieu
Option: ajouter une pièce jointe au message de rappel
Dans l’étape suivante, vous pouvez choisir d’envoyer ou d’imprimer un fichier pdf en pièce jointe au rappel.
Le traitement est identique à celui des pièces jointes aux factures tel que décrit ici.
Configurer le modèle (template) du rappel électronique
Si on a l'intention d'envoyer des rappels au format 'fichier xml', on pourra agencer soi-mêmela mise en page du mail à envoyer au client.
L'étape suivante consiste à configurer le modèle (template) du mail accompagnant le rappel.
La méthode est identique à la configuration pour la facture électronique.
Saisie Automatique (enregistrement) - configuration des comptes
Le module de facturation permet de transférer automatiquement les factures dans la comptabilité. C'est ce qu'on appelle la saisie ou l'enregistrement.
Dans la 'Gestion des Articles' on peut déterminer par article à quel compte la vente sera imputée lors de la saisie (enregistrement).
Si le numéro du compte n'a pas été entré au niveau de l'article, la comptabilisation se fera sur base du code TVA indiqué dans l'écran ci-dessous.
La liste contient les codes TVA entrés en tant que 'Type de vente' (voir manuel général - Gestion des codes TVA).
Si un numéro de compte a déjà été introduit par'Gestion, Codes TVA', Celui-ci sera affiché ici et il pourra éventuellement être modifié.
Pour chaque code TVA utilisé dans le module de facturation, il faudra prévoir un numéro de compte correspondant afin d'assurer une saisie correcte.