Dans les pages suivantes, nous passons en revue les différents éléments de l'écran Octopus.
Ensuite, nous passerons en revue une à une toutes les possibilités du programme Octopus.
1. Bouton de 'Recherche'
2. Boîte de recherche
3. Raffraichir / Renouveler
4. Adapter la largeur des colonnes
5. Trier
6. Les onglets ouverts
7. Aide en ligne (manual)
Fermer les onglets
Les onglets ouverts peuvent être fermés en cliquant sur la croix ou par le raccourci de clavier <CTRL>-<F4>
Ouvrir des fenêtres additionnelles
En Octopus, vous pouvez ouvrir des fenêtres additionnelles. Ceci vous permet de travailler aisément sur plusieurs écrans en même temps.
Ex.: Afficher les listes sur un écran et les encodages sur l'autre.
La façon la plus simple de travailler dans une fenêtre supplémentaire est de 'glisser-déplacer' (Click and drag) un onglet ouvert en Octopus vers un autre emplacement.
On peut également utiliser le raccourci <CTRL+<1> pour une première fenêtre additionnelle et <CTRL+<2> pour une deuxième.
Au départ des aperçus, on peut rechercher des données spécifiques par le bouton 'Rechercher', ou dans la boîte de recherche.
La boîte de recherche est prévue pour entrer un certain nombre de caractères de sélection . Lorsque ceux-ci sont précédés d'un astérisque (*) Octopus recherchera le fragment de texte dans tous les champs de la liste, indépendamment de la position de départ de la recherche.
Ainsi, une recherche dans l'aperçu des comptes généraux sur l'entrée '61' donnera tous les comptes commençant par '61'
Une recherche sur l'entrée '*auto' donnera les comptes dont le libellé comporte la combinaison 'auto'.
Classement dans les aperçus / Adapter la largeur des colonnes
L'ordre dans lequel les données d'un aperçu sont affichées est marqué en tête de colonne par un petit triangle pointé vers le haut (données en ordre croissant de A à Z).
Si l'on désire classer les données d'après une autre colonne, il suffit de cliquer sur la tête de cette colonne.
Pour inverser l'ordre de classement (données en ordre décroissant de Z à A) on clique de nouveau sur la tête de cette colonne.
La largeur des colonnes peut être adaptée : 'Glisser-déplacer' la ligne de séparation.
Renouveler les aperçus
Lors de l'introduction de nouveaux comptes généraux, de codes TVA, de relations etc..., il peut arriver que l'aperçu n'affiche pas immédiatement l'élément ajouté. On peut 'renouveler' la liste en cliquant sur le bouton 'Renouveler'.
Affichage des détails
Le détail des données d'une liste peut être appelé en double cliquant sur la ligne concernée.
Dans l'exemple illustré ci-dessous, on appelle les détails d'un compte général.
Pour feuilleter dans les détails, utilisez les boutons 'Précédent' et 'Suivant' (flèches en haut à droite).
Pour modifier les détails affichés, utilisez le bouton 'Éditer'.
1. Éditer les détails
2. Ouvrir la liste de sélection
3. Ouvrir la liste de sélection
4. Feuilleter dans les fiches de détail
Listes de recherche
Lorsque, pour un champ à remplir, une liste de recherche est proposée, celle-ci peut être ouverte en cliquant sur l'icône 'Loupe' (à droite du champ de recherche).
•Lorsqu'on se trouve dans le champ, on peut également ouvrir la liste de recherche en appuyant sur la touche F2
•Lorsqu'on se trouve dans le champ et que l'on a déjà entré un nombre de caractères, l'action sur la touche n'affichera que les éléments commençant par la combinaison entrée.
Listes de choix
Lorsqu'une liste de choix est disponible, celle-ci peut être ouverte en cliquant sur la flèche (côté droit du champ).
•Lorsqu'on se trouve dans le champ, la liste de choix peut également être ouverte en appuyant sur la barre d'espace du clavier.
Message d'erreur / Avertissement
Lorsque l'on entre une valeur fautive dans un champ, ou que l'on laisse vide un champ obligatoire, le champ sera affiché en rouge.
Si l'on place le curseur sur le champ affiché en rouge, un message sera rendu dans une fenêtre d'informations. Dans la plupart des cas, la même information est répétée dans la barre d'état.
Dans l'écran ci-dessous, le champ en rouge indique que la date ne correspond pas à la période comptable. Cet avertissement est purement indicatif et n'empêchera pas l'exécution de l'encodage.
1. Champ obligatoire
2. Message
Les dates sont toujours rendues sous le format : jour/mois/année.
Si on entre deux chiffres pour le jour et le mois, les barres obliques se placeront automatiquement.
Ex.: '15022003' sera rendu automatiquement comme '15/02/2003'.
Si on entre uniquement '1502' pour passer ensuite à un autre champ, c'est l'année en cours qui sera automatiquement entrée.
Une date peut être modifiée soit en l'écrasant par une autre, soit en utilisant les touches é et ê
Calculette
Là où les écrans d'encodage Octopus demandent l'entrée de montants, il est possible d'utiliser une calculette intégrée.
Il suffit de commencer l'entrée par le signe 'égale à' (=) et de poursuivre par une formule.
ex.: =12+8.5+14
Comme symboles mathématiques, on peut utiliser + - * / et même les parenthèses ().