Als je verschillende vestigingen/firma’s hebt als gebruiker, is het wenselijk om een totaal beeld te krijgen van hoe de groep presteert.
Hiertoe worden de aankopen en verkopen tussen de verschillende firma’s weggelaten, aangezien deze toch niet bijdragen tot het resultaat.
Identificatie van de bedrijven uit de groep wordt bepaald aan de hand van het btw-nummer.
De btw-nummers van de te consolideren firma's moeten correct ingevuld zijn bij 'Beheer, Dossiers'.
De btw-nummers bij de relaties in de dossiers dienen ook correct ingegeven te zijn.
Een belangrijke vereiste voor consolidatie is dat de verschillende dossiers in de groep een gelijke periodiciteit hebben (zie Beheer, Boekjaren, Periodes).
ALs dit niet het geval is, dan zal de consolidatie foutieve gegevens opleveren.
Voorafgaande Instellingen.
Er moet, behalve de te consolideren dossiers, een extra dossier ter beschikking te zijn.
Hierin moeten al de boekjaren aangemaakt zijn met dezelfde boekingsperiodes als de basisdossiers.
Consolideren
Zorg er voor dat het (lege) dossier waarin de consolidatie moet gebeuren, geopend is.
Start het consolideren via het menu 'Dossier, Consolideren'.
1. Selecteer de te consolideren dossiers. Klik en houd de CTRL toets ingedrukt om meerdere dossiers aan te klikken
2. Start het consolideren
Het consolideren kan afhankelijk van de grootte van de brondossiers enige tijd duren.
Het consolidatieproces gaat na wanneer de laatste wijziging is gebeurd in de te consolideren dossiers.
Vervolgens wordt er gekeken in welke periodes bepaalde rekeningstanden zijn aangepast en hiervan wordt de vroegste periode bepaald.
Vanaf deze periode tot en met de laatste periode beschikbaar in het consolidatiedossier, zal de consolidatie verder worden uitgevoerd.
Per periode wordt er een globale Diverse boeking gemaakt met daarin de wijziging van de rekeningstanden.
Tijdens dit proces zullen boekjaren automatisch worden overgeboekt.
Na het consolideren kunnen in het consolidatiedossier alle lijsten worden opgevraagd.
Opmerking bij afwijkende boekjaren:
Als de boekjaren van de brondossiers verschillende startdatums hebben, dan zal de lijst Actief-Passief balans, nooit een ‘correct’ resultaat geven.
Bv. In een dossier sluit het boekjaar op 30/06 en in een ander dossier op 31/12.
Wanneer het consolidatiedossier boekjaren heeft die afsluiten op 31/12, dan zal bij het overboeken van het boekjaar de niet verwerkte winst/verlies bijgeboekt worden op de 140000.
Dit geeft dan een vertekenend beeld in het actief –passief.