Dès qu'une enveloppe de paiement est établie, les paiements peuvent être transférés dans ce qu'on appelle 'une enveloppe'.
Par le menu ‘Banque, Gestion des Enveloppes’, vous regroupez les paiements concernés et vous les exportez vers l'application bancaire 'en ligne'.
1. Appelez la liste de paiement établie auparavant
2. Sélectionnez la banque (journal) concerné (auquel l'enveloppe se rapportera)
3. Cliquez sur la flèche pour transférer un paiement de la liste vers l'enveloppe
4. Cliquez s'il y a lieur sur la flèche pour retirer un paiement de l'enveloppe et le replacer dans la liste
5. Le montant total de tous le paiements de l'enveloppe
6. Sauvegardez l'enveloppe
Après que les paiements ont été repris dans l'enveloppe et que celle-ci est sauvegardée, il faudra encore la convertir en un fichier structuré (xml) convenant au traitement par l'application bancaire en ligne.
1. Sélectionnez s'il y a lieu l'enveloppe à exporter
2. Aperçu des paiements de l'enveloppe sélectionnée
3. Sélectionnez Éditer' si vous désirez encore apporter des modifications au contenu de l'enveloppe
4. Cliquez sur 'Exportation du fichier de paiement' pour générer le fichier
5. Sélectionnez le format. La plupart des banques prévoient Sepa v03 (en cas de doute, consultez votre banque)
6. Sélectionnez une localisation pour le fichier
7. Le fichier est créé et est prêt à être traité par votre application bancaire en ligne
Remarque au sujet de l'option 'Paiements dans batch).
Si on a sélectionné l'option 'Paiement dans batch' il sera demandé un débit global pour le total des transactions du paiement.
Dans l'autre cas, chaque transaction du message fera l'objet d'un débit individuel.
Si les mouvements de paiement sont également traités par la lecture des fichiers CODA, il est recommandé de choisir les 'paiements en lot' (Batch).
Lors du traitement des coda, un ' Payment Batch' (paiement par lots) peut (normalement) être lié directement à une enveloppe de paiement sur base du nombre de transactions et des montants des transactions détaillées.
Par-là, Octopus sait qu’il peut reprendre toutes lignes de l’enveloppe et les lettrer. S’il ne s’agit pas d’un ‘batch’, Octopus devra lettrer chaque ligne séparément et l’enveloppe subsistera dans le module ‘banking’.
Lorsqu’une enveloppe continue à figurer dans l’aperçu, le module ’banking’ continuera à en prendre en compte les montants pour calculer le montant impayé des documents. Ceci peut donner des chiffres étranges, par exemple dans le cas où un document est payé partiellement. Il est donc important que la liste des enveloppes soit ‘nettoyée’.
Par les 'Payment Batch', ceci se fait automatiquement, sans 'batch' ce n’est pas le cas et il faudra le faire manuellement.
Si le 'Payment Batch' n’est pas lié à une enveloppe ceci signifie en général que le coda fourni ne contient pas les informations des ‘sous-mouvements’ (les paiements effectifs). Octopus dispose alors uniquement du ‘mouvement total’ ( montant total de l’enveloppe).
Vous devrez alors contacter votre banque pour faire reprendre les détails des mouvements dans les coda.