Votre programme Octopus est pourvu en standard d'une fonction analytique.
Cette fonction fait usage de 'centres de frais' et de 'quantités'.
Les centres de frais peuvent également être pourvus d'une clé de répartition automatique.
Par 'Listes', il est possible d'appeler divers rapports 'par centre de frais' (Balance, Historique). Plus d'infos dans le menu 'Listes'.
Liaison d'un centre de frais à un compte général.
Dans le plan comptable, il est possible (voir également ici) d'indiquer quels comptes feront l'objet d'une imputation à un centre de frais.
Par 'Gestion, Comptes', sélectionnez le compte pour lequel vous désirez faire une imputation à un centre de frais lors de l'encodage sur ce compte.
1. Indiquez si la liaison à un centre de frais sera 'Facultative' ou 'Obligatoire'
2. Sélectionnez éventuellement un centre de frais à utiliser par défaut
Gestion des centres de frais.
Par le menu 'Gestion , Centres de frais', l'on peut créer de nouveaux centres de frais et les éditer par après.
1. Cliquez sur 'Nouveau' pour ajouter un nouveau centre de frais
2. Cliquez sur 'Éditer' pour modifier un centre de frais existant
3. Entrez le libellé (description) du centre de frais
4. Indiquez -éventuellement - que ce centre de frais ne peut plus être utilisé lors d'encodages.
Si on désire également saisir les quantités lors de l'utilisation des centres de frais, il faudra d'abord créer des 'Articles' par le menu 'Facturation, Articles'.
Lors de l'établissement des 'historiques', l'on pourra appeler un aperçu des quantités traitées par article.
Clé de répartition - centre de frais.
Il est possible de pourvoir certains centre de frais d'une clé de répartition.
Dans l'exemple ci-après, nous désirons que lors de l'imputation au centre de frais 'Réceptions', le montant encodé soit automatiquement réparti sur le centre de frais 'Location de matériel' (30%), 'Service' (40%) et 'Zakouskis' '30%).
1. Cochez 'Utiliser une clé de répartition'
2. Ajoutez le nombre de centres de frais requis
3. Sélectionnez les centres de frais à utiliser
4. Indiquez le pourcentage de répartition
Imputation à un centre de frais pendant l'encodage.
Les centres de frais peuvent être utilisés lors de toutes sortes d'encodages: achats, ventes, financiers et opérations diverses.
Les centres de frais peuvent également être utilisés par le biais du module de facturation optionnel.
Dans l'exemple ci-dessous, nous faisons usage d'un centre de frais lors de l'encodage d'une facture de vente.
Au préalable nous aurons indiqué dans le plan comptable que lors d'encodages au compte 700300, l'usage de centres de frais est facultatif.
1. Cliquez sur '1'
2. Sélectionnez l'onglet 'Centre de frais'
3. Sélecctionnez le centre de frais voulu et cliquez 'OK'.
Le cas échéant, les quantités sont entrées de la même façon.
1. Sélectionnez 'Quantités'
2. Entrez la quantité
3. Sélectionnez l'article.
L'écran d'encodage affiche le centre de frais utilisé pour la ligne d'encodage.
Répartition d'un centre de frais.
Lorsque le centre de frais utilisé est pouorvu d'une clé de répartition, la répartition peut être visualisée par le raccourci CTRL-E
1. Cliquer sur 'Répartir le centre de frais' pour visualiser la répartition dans les lignes de détail.
