Tous les assujettis à la TVA sont tenus de déposer une déclaration correspondant à leurs activités commerciales intracommunautaires, sauf s’ils ne dépassent pas un seuil déterminé, fixé sur base annuelle.
C’est la déclaration Intrastat.

Le site web de la Banque Nationale de Belgique vous fournira les informations détaillées concernant les obligations et les codes marchandises à utiliser.
Octopus Logiciel Comptable est prévu pour introduire les informations nécessaires lors des encodages d’achat et de vente, de sorte que celles-ci soient reprises dans les déclarations obligatoires.
Si vous utilisez le module de facturation optionnel, vous pourrez là aussi introduire ces informations lors de l’établissement de la facture de vente.

Paramétrages préalables.

Gestion des exercices

Par le menu 'Gestion, Exercices' il faudra indiquer quelles déclarations Intrastat devront être effectuées.

Module de Facturation

Si vous êtes tenu d’effectuer la déclaration Intrastat et que vous utilisez le module de facturation pour établir vos factures de vente, un paramétrage préalable sera nécessaire là aussi.

Par le menu 'Gestion, Journaux’ vous devrez cocher que vous désirez utiliser la fonction ‘Centres de frais’.
La raison est que le les données Intrastat sont traitées par le biais de cette fonctionnalité.
Il n’y a pas d’autres paramétrages à faire en rapport avec les centres de frais.

Traitement des données lors des encodages d’ Achats ou de Ventes.

Lors de la saisie d’une écriture d’achat comportant un code TVA lié à une des cases TVA suivantes : 86, 84, 46, ou 48, vous devrez, au moyen du bouton ‘CF’(centre de frais), appeler la fiche destinée à l’entrée des détails de la déclaration Intrastat.
Si les cases TVA ‘46’ ou ‘86’ ont été utilisées dans l’encodage, la fiche à compléter sera visualisée, sauf si vous l’aviez déjà complétée par le bouton ‘Centre de frais’

1. Cliquez sur le bouton ‘CF’ (...) pour appeler la fiche
2. Cliquez pour appeler les codes que vous avez utilisés
3. Cliquez pour ajouter un code repris dans la liste de référence ‘standard’
4. Le mode de transport et les ‘incotermes’ ne doivent être remplis que si vous êtes tenu d’effectuer la déclaration ‘Étendue’  (‘Extended declaration’)
5. Fermez la fiche
6. Exécutez l’encodage

Vous trouverez de plus amples détails concernant l’encodage d’une écriture ici.

Mode opératoire lors de l’établissement d’une facture de vente.

Si vous utilisez le module de facturation et que vous utilisez un code TVA lié à une des cases TVA ‘86’, ‘84’, ‘46’, ou ‘48’, il faudra - par le bouton ‘centre de frais’ (...) - appeler la fiche pour l’entrée des détails de la déclaration Intrastat.
La fiche est décrite plus haut.

Déclaration/ Listes

La déclaration Intrastat est appelée par le menu 'Listes, Déclaration Intrastat’.
Dans ‘type de listing’ il faut indiquer s’il s’agit d’une déclaration en tant que ‘Expéditeur Intrastat’ ou en tant que ‘Récepteur Intrastat’.
La liste peut être appelée avec ou sans détails.
Par le bouton ‘Exporter Intrastat’ un fichier est généré qui sert à l’imputation via le site web spécifique de la Banque Nationale de Belgique en vue de la déclaration des rapports statistiques (Onegate).

1. Sélectionnez le type de listing
2. Sélectionnez les périodes de la déclaration
3. Visualisez les détails s’il y a lieu
4. Générez la liste
5. Exportez le fichier en vue de la déclaration électronique par Onegate