Si vous utilisez le fonction Octopus 'Module bancaire', vous pouvez faire payer vos clients par domiciliation SEPA.
Un certain nombre de configurations préalables s'imposent:
Identification du créditeur
Il faudra demander une 'identification' en tant que 'créditeur', auprès de votre banque.
Cette identification devra être entrée par 'Gestion, Dossiers' dans l'onglet 'Domiciliations'
Données du mandat du client
Pour les clients utilisant la fonction 'domiciliation', il faudra disposer des données du mandat-client.
Ces données seront entrées par 'Gestion, Relations' dans l'onglet 'Mandat SEPA'.
Retrouvez un complément d'information ici.
Établir la facture
Lors de l'établissement d'une facture destinée à un client titulaire d'un mandat SEPA, la facture peut être marquée comme payable 'par mandat de domiciliation'.
Si vous désirez faire apparaître cette mention sur la facture, support@octopus.be adaptera vos modèles de documents en ce sens, sur simple demande.
Le texte suivant sera alors automatiquement ajouté aux factures concernées par l'option 'mandat de domiciliation':
"Le montant dû sera débité à l'échéance sur base du mandat de prélèvement automatique SEPA - numéro d'identification du créditeur BExxxxxx ".
Transfert du Mandat SEPA à la banque
L'envoi à la banque des données à traiter pour la domiciliation est assez similaire au mode opératoire des enveloppes de paiement.
Retrouvez un complément d'information ici.
Vous démarrez la fonction via le menu 'Banque, Domiciliations'.
Là où pour les paiements il s'agit de l'envoi d'ordres de paiement à la banque, il s'agira ici de 'Demandes de paiement'.
Dans le bas, vous verrez la liste des factures désignées pour la domiciliation, en non encore reprises dans une enveloppe.
Lors de la génération du fichier XML en vue de la poursuite du traitement par l'application en ligne de votre banque, le statut du mandat sera automatiquement adapté vers le status d'exécution 'Suivant'.
Prélèvement automatique non exécuté / Domiciliations non exécuté
Une domiciliation non traitée peut avoir plusieurs causes : votre client a retiré l’ordre de domiciliation, le solde sur le compte du client est insuffisant, ...
Si vous souhaitez proposer à nouveau la domiciliation, vous devez retirer la facture non payée de l'enveloppe de domiciliation.
La facture réapparaîtra alors automatiquement dans la liste des factures à régler.