Dans le cadre de notre module Bancaire standard, vous pouvez traiter les fichiers CODA en les important manuellement par ‘Banque, Importer les fichiers CODA'.
Vous pouvez les faire traiter automatiquement en établissant un ‘mandat CODA’. Ce mandat implique que la banque enverra les fichiers CODA directement vers le logiciel comptable Octopus, et non pas vers le titulaire du compte bancaire.
Le traitement automatique d’un fichier CODA moyennant un mandat n’est possible que si vous disposez du module Bancaire Octopus. Trouvez les renseignements dans ‘Manuel du Module Bancaire’.
Un mandat n’est rien d’autre qu’une autorisation que vous accordez à Octopus Logiciel Compta de réceptionner vos fichiers CODA et de les encoder automatiquement dans votre dossier Octopus. Vous pouvez révoquer ce mandat à tout moment en vous adressant à votre banque.
Combien coûte un mandat?
Un mandat est gratuit! Quel que soit votre abonnement, un mandat obtenu par l’entremise d’Octopus Logiciel Compta ne vous coûte rien.
Veuillez noter que diverses actions administratives sont requises pour l’activation du mandat. Un mandat est nécessaire par banque*, quel que soit le nombre de comptes auprès de celle-ci. Il arrive qu’un délai de quelques semaines soit nécessaire avant qu’un mandat soit complètement activé.
*Il vous faut un mandat ‘par BIC’ (Code d’identification bancaire-Banc Identification Code). Chaque banque a un BIC, sauf exceptions (ex.: Crelan a deux ‘BIC’ suite au regroupement de l’ancien Crédit Agricole et CENTEA).
Si vous désirez activer des mandats Coda, vous pouvez en faire la demande par le menu 'Commander, Traitement automatisé des mouvements financiers'.
Vous devez avoir ouvert le dossier pour lequel vous faites la demande.
•Dans le dossier faisant l'objet de la demande, un journal financier devra avoir été créé, pourvu d'un numéro de compte IBAN dûment rempli (Voir également ici).
•Après confirmation de la demande par l'entrée de votre mot de passe Octopus, les informations nécessaires seront gérées par le service administratif d'Octopus.
•Ultérieurement, et en fonction des procédures spécifiques à chaque banque, il vous sera envoyé des documents pour signature.
•Nous vous tiendrons informé du statut de votre demande par e-mail.
•Veuillez noter que pour certains organismes financiers ceci peut prendre plusieurs semaines.
Toutes les informations sur les démarches à suivre pour demander votre mandat CODA auprès de votre banque se trouvent ici.
Statut des demandes de mandat Coda.
Un aperçu des mandats Coda et le statut d’une demande peuvent être appelés par le menu ‘Banque, Mandats CODA’.
1. Compte IBAN : Dans le dossier concerné, un journal financier doit être présent, avec référence à ce numéro de compte IBAN
2. Dossier: nom du dossier lié
3. Statut: statut actuel du mandat
4. Liez le pdf de l’extrait de compte dans la GED : Dans l’écriture financière du traitement Coda, l’extrait de compte PDF sera accessible via le bouton de liaison
5. E-mail: adresse E-mail utilisée par Octopus pour communiquer au sujet de ce dossier
Statut d’un mandat Coda:
Demandé par l’utilisateur |
L’entrepreneur ou le comptable a demandé le mandat et attend que les documents requis soient envoyés par Octopus. |
En attente de la signature par l’utilisateur |
Les documents pour la demande du mandat ont été envoyés par Octopus au demandeur. Le client est tenu de retourner ces documents dûment signés. |
En cours de traitement par la banque |
Octopus a envoyé les documents à la banque pour parachèvement du traitement. |
Actif |
Le mandat est actif et un traitement automatique de fichier Coda a été effectué |
Non-Actif |
Un mandat Coda est actif au sein d’Octopus, mais le dossier n’est plus présent. |