|
<< Click to Display Table of Contents >> Navigation: Wat is nieuw? > Rel. 90-49 - februari 2025 |
Naast heel wat kleine optimalisaties in zowel het klantenportaal, het boekhoudprogramma en de pdf-viewer geven we je graag een overzicht van de nieuwste functionaliteiten in onze platformen.
Boekhoudprogramma
Dossier
oVernieuwde back-up/restore procedure. De manier waarop we back-ups nemen en herstellen is grondig herbekeken. Vanaf heden nemen we ook altijd de back-up van de documenten. Het back-upbestand en de bestanden worden opgeslagen in jouw eigen DMS in Octopus. Dit geeft de mogelijkheid om eenvoudig een back-up te herstellen die je in het verleden genomen hebt. Alle informatie over deze procedure kan je terugvinden in Handleiding Boekhoudprogramma, Menu Dossier, Back-up / Restore.
Boekhouding
oAutomatisaties in diverse dagboeken. Bij het boeken in de diverse dagboeken zijn enkele automatisaties toegevoegd die het manueel boeken versnellen. Zo nemen we automatisch de commentaar van de vorige boekingslijn over of kan je de gewenste commentaar met de rechtermuisklik overnemen in de andere lijnen. Ook vullen we automatisch het resterend saldo aan bij elke nieuwe boekingslijn.
oToevoeging optie ‘Verwijderen laatste document’ bij het uitvoeren van een mogelijks dubbele boeking. Omdat het natuurlijk kan gebeuren dat ondernemers een factuur dubbel aanleveren maakten we het eenvoudiger om meteen de dubbele boeking, inclusief achterliggend document, te verwijderen. Het betrokken document komt dan in de prullenbak terecht. Daar kan je het opnieuw opvragen indien nodig (blijft max. 120 dagen beschikbaar). Voor meer informatie, klik hier.
oFunctie ‘Uitvoeren en volgende’ in dagboeken. Er zal nog geen knop voorzien zijn hiervoor, maar wanneer je in het dagboek (A en V) de sneltoetsen <CTRL+F12> gebruikt zal je de huidige boeking (x) uitvoeren en vervolgens naar de volgende boeking (x + 1) gaan. Klik je op de klassieke sneltoets <F12> dan zal er een nieuwe boeking openen.
Facturatie
oBijlagen versturen via Peppol. Bij het opmaken van verkoopfacturen in het boekhoudprogramma is het nu ook mogelijk om extra bijlagen toe te voegen. Naast de pdf van de factuur kan je ook ondersteunende documenten toevoegen. Dit is ook beschikbaar voor offertes en leveringsnota’s.
oVernieuwde wetgeving rond B2C rappels. Deze functionaliteit kwam eerder vorig jaar (2024) beschikbaar. De instellingen voor rappels zijn aangepast aan de nieuwe regels voor B2C rappels. Meer infomatie kan je hier terugvinden.
oOndersteuning voor het versturen van facturen inclusief btw via Peppol. Voor gebruikers van het boekhoudprogramma is het mogelijk om facturen ook btw inclusief op te maken, maar gebruikers konden deze nog niet versturen via Peppol. De huidige versie staat dit wel toe. Voor meer informatie over facturatie btw inclusief, klik hier.
Bank
oVersie update naar PAIN. We volgen nu de nieuwste SEPA DD versie 0.9. Bij het opmaken van een betaalenveloppe zal er een v0.9 bijgekomen zijn. Dit is de recentste versie en zal compatibel zijn bij elke bank.
Lijsten
oDownloads. Bij het doorlichten, controleren of afsluiten van een boekhouding vragen gebruikers vaak meerdere lijsten op die ze buiten Octopus willen opslaan of doorsturen naar klanten. Daarom richten we in deze versie een afzonderlijke downloads-omgeving in waar alle opgeslagen lijsten bewaard worden. Het laatst opgeslagen document staat onmiddellijk op jouw klembord. Na het openen van de Downloads Toolbar door rechtsboven op het bijhorende icoon te klikken, kan je met een eenvoudige drag and drop functionaliteit het document verslepen naar, bijvoorbeeld, een e-mail. <CTRL + C> plaatst het document ook op je klembord. Je kan er ook voor kiezen om de lokale folder te openen of een document te verwijderen uit de lijst. Voor meer informatie, klik hier.
oNieuwe lijst 'Historiek, btw-aftrekbaarheid'. Onder het menu Lijsten werd een nieuwe lijst toegevoegd: historiek btw-aftrekbaarheid.
Beheer
oNiet-aftrekbare btw en niet-beroeps aftrekbare btw kan je nu instellen per grootboekrekening. Via het menu 'Beheer, Rekeningen' kan je voor beiden een afzonderlijke grootboekrekening instellen. Daarnaast zal je in het inboekscherm van de dagboeken deze grootboekrekeningen nog kunnen wijzigen per boekingslijn.
oHerinnering om tijdig het nieuwe boekjaar aan te maken. Om ervoor te zorgen dat gebruikers op tijd het nieuwe boekjaar aanmaken, geven we een melding bij het opvragen van de voorlaatste btw-aangifte. We vragen de betrokken gebruiker of ze het volgende boekjaar al willen aanmaken. Zo zorgen we ervoor dat, bij de jaarwissel, de CODA-bestanden vlot verwerkt worden en gebruikers facturen in het volgende boekjaar kunnen opmaken.
oBeheer je eigen Peppol toegang via Octopus. Omdat e-facturatie (via Peppol) verplicht wordt vanaf 1 januari 2026, zien we een forse stijging in Peppol-registraties. Omdat het altijd mogelijk is dat je jouw Access Point wenst te verleggen hebben we het mogelijk gemaakt dat je dit helemaal zelf kan beheren en je jouw ondernemingsnummer zelf kan uitschrijven bij Octopus. Dit kan via het menu 'Beheer, Dossiers, tabblad Peppol'. Daar kan je zien waar jouw ondernemingsnummer geregistreerd staat. Indien dit bij Octopus zit, kan je je daar ook meteen uitschrijven. Let op, uitschrijven vraagt enkele minuten alvorens dit volledig verwerkt is.
Via het menu 'Beheer, Eindklanten' kan je als accountant nakijken welke dossiers geregistreerd staan in Peppol via het Octopus Access Point.
oPercentage autofiscaliteit wordt afgerond op 1 cijfer na de komma. Door een nieuwe wetgeving moet het fiscaal percentage van de autofiscaliteit afgerond worden op 1 cijfer na de komma. Deze aanpassing werd eerder in 2024 afzonderlijk doorgevoerd in Octopus.
oUpdate modellen voor jaarrekening. De nieuwste modellen voor de jaarrekening zijn beschikbaar gesteld in deze versie. Concreet gaat het over XBRL 25.0.5.
Help
oGeen Kiosk meer. Omdat we de feedback kregen dat de Kiosk voor onnodige drukte zorgde hebben we besloten deze te verwijderen. Via het menu 'Help' kan je aan alle specifieke onderdelen terugvinden die voorheen beschikbaar waren via de Kiosk. In het geval er toch een belangrijke melding is zullen we een duidelijk, doch niet storende, melding geven rechtsboven het scherm. Door hierop te klikken verwijzen we je door naar het nieuwsitem op onze website. Dringende en belangrijke servicemeldingen zullen als rode melding verschijnen.
Klantenportaal
Inkomende documenten
oUitbreiding betaalwijzen. Bij het valideren van documenten kan je nu kiezen uit meer betaalmethoden. Deze betaalmethode wordt automatisch overgenomen in de boekhouding. De standaard betaalmethode kan je instellen in de relatiefiche onder het menu 'Relatie'. Om, als eenmanszaak, openstaande documenten manueel te markeren als betaald stel je de betaalmethode in op <niet gedefinieerd>. In het overzicht van de aankoopdocumenten en verkoopdocumenten kan je in het begin van elke lijn het document markeren als betaald.
oUitbreiding validatie van documenten met orderreferentie. Met het toenemend gebruik van e-facturatie via het Peppol-netwerk hebben we het veld 'Orderreferentie' ook toegevoegd aan het validatiescherm. Zo ben je helemaal zeker dat alle informatie naar de boekhouding gaat.
Facturatie
oKopiëren van facturen en creditnota’s. Bij het opmaken van verkoopfacturen en creditnota’s kan je er één kopiëren uit het verleden. Hiervoor ga je naar het overzicht 'openstaande verkoopfacturen', selecteer het betrokken documenten klik op de knop ‘Kopieer factuur’.
oBijlagen mee versturen via Peppol. Bij het opmaken van verkoopfacturen in het klantenportaal is het nu ook mogelijk om extra bijlagen toe te voegen. Naast de pdf van de factuur kan je ook ondersteunende documenten toevoegen. Let wel dat het bestandsformaat max. 2 MB is.
Hoe ga je precies tewerk? Maak eerst de factuur op en sla deze op. Hierdoor wordt een documentnummer toegekend aan de factuur en daarna kan je een extra bijlage toevoegen via de knop 'bijlagen'.
Bank
oToevoegen van vrije betalingen. Normaal maak je pas een betaling op wanneer je een factuur hebt om te betalen. Soms komt het voor dat je een vrije betaling moet aanmaken. Dit is nu ook mogelijk via het klantenportaal. Deze knop staat onder het menu 'Bank, Werklijst betlingen' naast de tekst 'betaallijst'.
App
oHet klantenportaal is nu ook beschikbaar als app. Om de gebruikservaring van het klantenportaal voor zowel computer als smartphone te verbeteren is deze nu ook beschikbaar als Progressive Web Application (PWA). Bij het opstarten van het klantenportaal via een webbrowser zal je automatisch de vraag krijgen om de app de installeren. Later kan je deze app terugvinden op onze website www.octopus.be (en dus niet in Google Play of App Store). Een icoon zal getoond worden op het bureaublad van jouw computer of smartphone. Deze functionaliteit wordt ondersteund door de meeste gebruikte browsers zoals Google Chrome, Apple Safari, Microsoft Edge en Firefox for Android.
oFoto doorsturen via de app. Via de nieuwe app van het klantenportaal kan je nu ook een foto uploaden naar jouw dossier. Hiervoor klik je op de knop 'Voeg een aankoopfactuur toe' en daarna op 'Neem foto'. Dit document zal via onze OCR omgevormd worden naar een elektronische factuur en in de wachtrij van te valideren documenten terecht komen. Na jouw validatie sturen we deze door naar de boekhouding.
Aanmelden
Multifactorauthenticatie (MFA)
Voor alle platformen (klantenportaal, boekhoudprogramma en alle API’s) is MFA voorzien via Google of Microsoft. Via beide platformen kan je je registreren met een e-mailadres dat je dan koppelt aan jouw gebruikersnaam. Het enige wat je moet instellen is jouw e-mailadres. Dat doe je onder het menu 'Beheer, Wachtwoord wijzigen' door het e-mailadres in te vullen.
Voor meer informatie, klik hier.
Nieuw licentietype
Gearchiveerde dossiers
Vanaf deze update kunnen gebruikers kiezen of ze hun dossiers archiveren of definitief verwijderen. In het geval je ervoor kiest om het dossier te archiveren, kan je deze tot het einde van de licentieperiode gratis heractiveren. Van zodra de lopende licentieperiode verlopen is vallen gebruikers definitief terug op de archieflicentie. In een archief dossier kan je lijsten consulteren en gekoppelde documenten opvragen, maar geen boekingen meer uitvoeren.
De gewone licentiekost valt weg en wordt vervangen door een vaste kost van 12 EUR per jaar zonder bijkomende kosten voor, bijvoorbeeld, DMS.
Vooraleer je definitief een dossier verwijdert, dien je een back-up te maken van het dossier.
Voor meer informatie, klik hier.