De wettelijke bewaartermijn voor een boekhouding is 10 jaar.
Zolang je jouw boekhouding in Octopus voert, bewaren wij deze voor jou. De licenties 'Klantenportaal' en 'Boekhoudprogramma' bevatten vaak meer functionaliteiten dan nodig zijn.
In het geval gebruikers Octopus niet meer nodig hebben voor het voeren van hun boekhouding (bijvoorbeeld door faillissement of stopzetting), kunnen ze ervoor kiezen om dossier te archiveren of definitief te verwijderen.
Archiveren van een dossier
In het geval je als ondernemer of accountant ervoor kiest om het dossier te archiveren, kan je deze tot het einde van de licentieperiode gratis heractiveren. Van zodra de lopende licentieperiode verlopen is, vallen gebruikers definitief terug op de licentie genaamd, 'Archief'. In een gearchiveerd dossier kan je lijsten consulteren en gekoppelde documenten opvragen, maar geen boekingen meer uitvoeren.
De gewone licentiekost valt weg en wordt vervangen door een vaste kost van 12 EUR per jaar zonder bijkomende kosten voor, bijvoorbeeld, DMS.
Via het menu 'Bestellen, Archiveren of verwijderen dossier (uit packet deal)' opent zich een keuzemenu en lees de melding aandachtig. Om het dossier te archiveren vink je de gevraagde optie NIET aan en ga verder. Het dossier is meteen gearchiveerd.
We merken op dat, hoewel de rechten meteen aangepast worden, je als gebruiker kosteloos kan terugkeren naar de vorige licentie zolang de huidige licentieperiode nog loopt. Van zodra de licentieperiode verlopen is, ontvangt u de factuur van 12 EUR per jaar voor de daaropvolgende licentieperiode.
Bij het opstarten van octopus zijn gearchiveerde dossiers standaard niet zichtbaar. Via het menu 'Dossier, Openen dossier' kan u filteren op gearchiveerde dossiers.
1. Klik op dit filtericoon en alle gearchiveerde dossiers worden weergegeven in de lijst.
Let wel dat als de filterknop ernaast ook actief staat, alle dossiers zichtbaar zijn.
Op gearchiveerde dossiers kunnen extra gebruikers geactiveerd worden/behouden blijven. Je zal dus gebruikers voor fiscale controle kunnen aanmaken.
Archiveren en verwijderen van dossiers kan enkel door hoofdgebruikers.
Verwijderen van een dossier
Kies je ervoor om een dossier niet te archiveren, maar de verwijderen, dan sta je zelf in voor het bewaren van jouw boekhouding inclusief bewijsstukken.
Het is aangewezen zelf een back-up te nemen via het menu 'Dossier, Back-up / Restore'.
In het geval je zelf geen back-up genomen hebt en toch een oud dossier wil laten herstellen door onze helpdesk, dan moet dit ingepland worden en rekenen we hiervoor een kostprijs aan.