Waarom werken met Peppol-specifieke velden?
Het gebruik van Peppol-specifieke velden is geen algemene verplichting, maar wordt noodzakelijk door de specifieke verwerkingseisen van de organisaties waarmee u via Peppol documenten uitwisselt. Sommige ontvangers binnen het Peppol-netwerk verwachten bepaalde gestructureerde gegevens zodat facturen automatisch correct kunnen worden gelezen en gevalideerd in hun systemen.
Daarom volstaan de ‘Eigen gebruikersvelden’ of ‘vooraf gedefinieerde velden’ niet altijd. Voor sommige onderdelen zijn specifieke Peppol-velden nodig die aansluiten bij de internationale afspraken voor elektronische facturatie. Deze velden zorgen ervoor dat de documenten voldoen aan de technische verwachtingen van de Peppol-partners, zodat zij uw facturen probleemloos kunnen verwerken.
Peppol-gebruikersvelden zijn doorgaans meer gedetailleerd en afgestemd op de manier waarop elektronische documenten automatisch worden verwerkt. Door deze velden correct in te vullen, verhoogt u de kans dat uw factuur meteen wordt geaccepteerd zonder manuele interventie of vertragingen. Dit maakt de uitwisseling efficiënter en vermindert het risico op foutmeldingen of terugzendingen.
Opgelet: Peppol‑velden zijn uitsluitend beschikbaar in het boekhoudprogramma. Ze worden niet getoond in het klantenportaal. De technische informatie die Peppol vereist moet volledig vanuit het boekhoudpakket worden opgebouwd om een correcte elektronische verzending te garanderen.
Hoe activeer je ze voor gebruik?
Op basis van het type licentie dat je hebt zijn er bepaalde stappen die je dient te ondernemen.
•Ben je een ondernemer en werk je enkel in klantenportaal? Bespreek dit met jouw boekhouder voor verwerking in het boekhoudprogramma.
•Ben je een boekhouder of zelfboeker in het boekhoudprogramma? Dan kan je onderstaande instructies volgen
Je wenst Peppol-velden voor alle facturen of boekingen van een bepaald dagboek te gebruiken, al dan niet met dezelfde data.
Dan dient dit te worden ingesteld via de instellingen van het gewenste dagboek.
•Menu ‘Beheer > Dagboeken’ > Kies dagboek van waaruit facturen zullen opgemaakt worden die Peppol-specifieke informatie moeten inhouden
•Tab ‘Detail’ > tab ‘Peppol velden’
•Met potlood-icoon kan je de nodige vakken aanduiden
•Sla daarna de data op met het 'diskette'-icoon
Afhankelijk van het type dagboek worden bepaalde opties wel of niet getoond. Deze weergave sluit aan bij het voorziene gebruik van elk dagboek, zodat de keuze van de relevante velden eenvoudiger en efficiënter wordt
•Is dit informatie dat op ALLE facturen of boekingen vanuit dat dagboek moet verschijnen:
oGewenste veld aanduiden (vink)
oDe standaard data al invullen op het veld ernaast
•Indien dit facultatief per factuur of boeking zal ingevuld worden
oGewenste veld aanduiden (vink)
oGEEN data opnemen in het veld ernaast. Dit kan dan ingevoerd worden bij het opmaken van de factuur of boeking.
Enkel als het veld data inhoudt zal deze data op de factuur verschijnen. Met andere woorden het systeem negeert lege velden
Je wenst Peppol-velden te gebruiken voor alle facturen gericht aan een bepaalde relatie
Zo worden de Peppol‑gegevens automatisch ingevuld wanneer je deze relatie gebruikt om een factuur op te maken. Hiervoor moet je de instellingen van de relatie éénmalig aanpassen. vb. buyer reference
•Menu ‘Beheer > Relaties > Kies de relatie waarop die Peppol-specifieke informatie moeten ingevoerd worden
oOf maak een nieuwe relatie op - instructie vind je hier
•Tab ‘Detail’ > tab ‘Peppol velden’
•Met potlood-icoon kan je de gewenste velden aanvullen
•Sla daarna de data op met het 'diskette'-icoon
Het gehele overzicht van de Peppol-velden vind je onderaan deze instructie.
Kanttekeningen:
•Enkel beschikbaar om in te stellen via het boekhoudprogramma, nog geen mogelijkheid hiertoe in het klantenportaal.
•Moeten zoals hierboven wordt beschreven ingesteld worden en is (nog) niet mogelijk om in te geven in facturatie instellingen (installatie wizard van het boekhoudprogramma)
•Deze codes worden op de achtergrond gekoppeld aan UBL-codes. Indien dit niet door de aanvrager voor het gebruik van de Peppol-velden op de factuur wordt medegedeeld, kan je deze ook consulteren via de volgende link Peppol BIS Billing 3.0 - November 2025 Release
•Octopus is niet verantwoordelijk voor de bepaling of inhoud van de PeppolFields en stelt deze uitsluitend technisch beschikbaar tussen leverancier en klant.
•De opzet en het beheer van de Pepol-velden kan alleen in het boekhoudprogramma, en dus niet het klantenportaal. Hoewel je in beide programma's de opgemaakte factuur (uit het boekhoudprogamma) kan consulteren.
•Bijkomend kan je steeds de Peppol-velden in het boekhoudprogramma herbekijken ter hoogte van de facturatie, onderaan de pagina of door middel van de F11-toets.
